线上审批财务制度

PAGE线上审批财务制度一、总则（一）目的为规范公司财务审批流程，提高财务工作效率，加强财务管理，确保公司资金安全，结合公司实际情况，特制定本线上审批财务制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工涉及财务收支的各类业务审批。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关财务制度，确保财务审批活动合法合规。2.准确性原则：财务审批信息必须真实、准确、完整，不得虚报、瞒报。3.及时性原则：各项财务审批应在规定时间内完成，不得拖延，以保证公司财务业务的正常运转。4.权责明确原则：明确各审批环节的职责和权限，避免越权审批或审批缺失。二、审批流程及要求（一）费用报销审批1.员工填写报销申请员工应根据实际发生的费用情况，在公司规定的报销系统中详细填写费用报销申请表，包括费用明细、金额、事由、附件等信息。确保所填信息真实、准确，附件完整有效。2.部门负责人审批部门负责人对本部门员工的费用报销申请进行初审，重点审核费用的真实性、合理性以及是否符合部门预算。如发现问题，应及时与员工沟通并要求其补充或更正相关信息。审核通过后，在报销系统中签署审批意见。3.财务审核财务人员收到报销申请后，对报销凭证的合法性、合规性以及金额计算的准确性进行审核。检查发票是否真实有效、内容是否完整、审批手续是否齐全等。对于不符合要求的报销申请，财务人员有权要求员工补充资料或不予报销，并说明理由。4.分管领导审批根据费用金额大小及性质，部分报销申请需经分管领导审批。分管领导在审批时，应综合考虑公司整体财务状况和业务需求，做出审批决策。5.总经理审批对于重大费用支出或特殊情况的报销申请，需报总经理审批。总经理拥有最终审批权，对公司财务支出的合理性和必要性进行全面把控。6.报销支付经各级审批通过的报销申请，财务部门按照公司财务支付流程进行款项支付。一般情况下，报销款项将在规定时间内支付到员工指定的银行账户。（二）借款审批1.借款人申请员工因工作需要借款时，应填写借款申请表，注明借款金额、用途、还款计划等信息，并提交相关证明材料（如出差审批单、项目预算等）。2.部门负责人审批部门负责人对借款申请进行审核，确认借款用途与工作实际需求相符，且借款人具备还款能力。审核通过后签署意见。3.财务审核财务人员审核借款申请的合理性和合规性，检查借款金额是否在规定额度内，还款计划是否明确可行等。同时，查询借款人是否存在未结清的借款。4.分管领导审批根据借款金额大小，分管领导进行审批。对于较大金额的借款，分管领导需谨慎评估风险，并做出审批决定。5.总经理审批重大借款事项需总经理审批。总经理审批通过后，财务部门方可办理借款手续。6.借款归还借款人应按照还款计划及时归还借款。如需延期还款，应提前向财务部门申请并说明原因，经相关领导审批同意后方可延期。（三）采购付款审批1.采购申请采购部门根据业务需求填写采购申请表，详细列出采购物品或服务的名称、规格、数量、预算金额、供应商等信息。2.部门负责人审批采购部门负责人对采购申请进行审核，确保采购需求合理，符合部门工作计划和预算安排。审核通过后提交财务部门。3.财务审核财务人员审核采购申请的预算合理性、资金安排以及与供应商相关的财务风险等。检查采购合同条款是否符合公司利益和财务要求。4.分管领导审批根据采购金额大小，分管领导进行审批。对于重要采购项目，分管领导需参与前期谈判并在审批时重点关注采购成本和质量等因素。5.总经理审批重大采购项目需总经理审批。总经理审批通过后，采购部门与供应商签订采购合同，并按照合同约定办理付款手续。6.付款审批采购付款时，采购人员应提交采购合同、发票、验收报告等相关资料，填写付款申请单。财务人员再次审核资料的完整性和准确性，按照合同约定的付款方式和时间进行付款审批。审批通过后安排付款。（四）资金支付审批1.日常资金支付对于日常经营活动中的资金支付，如水电费、物业费、工资发放等，由相关业务部门提交支付申请，经部门负责人审核后，财务人员按照公司既定的支付流程和时间节点进行支付操作，一般无需经过高层领导再次审批，但需确保支付信息准确无误。2.大额资金支付涉及大额资金支付（具体金额标准由公司另行规定）时，除上述常规审批流程外，还需额外增加财务负责人审核环节。财务负责人从公司资金状况、资金风险等角度进行全面评估，审核通过后报总经理审批。总经理审批通过后，方可进行资金支付。三、审批权限设置（一）部门负责人审批权限部门负责人可审批本部门员工单次费用报销金额在[X]元以下（含[X]元）的申请；借款金额在[X]元以下（含[X]元）的申请；采购预算在[X]元以下（含[X]元）的采购申请。（二）分管领导审批权限分管领导可审批金额在部门负责人审批权限以上至[X]元以下（含[X]元）的费用报销、借款、采购付款等申请。（三）总经理审批权限总经理审批金额超过分管领导审批权限的所有财务审批事项，包括但不限于重大费用支出、大额借款、重大采购项目等。（四）特殊情况审批对于一些紧急且涉及重大利益的财务事项，如突发事件的应急资金支出等，在来不及按照常规审批流程进行审批时，可由相关领导口头授权财务部门先行支付，但事后必须及时补办完整的审批手续。四、线上审批系统操作规范（一）系统登录员工使用公司统一分配的账号和密码登录线上审批系统。登录密码应妥善保管，定期更换，不得泄露给他人。如发现账号异常，应及时联系公司信息部门进行处理。（二）流程发起申请人按照各类财务审批事项的要求，在系统中准确填写相关信息，上传必要的附件资料，确保信息完整、清晰。点击“提交”按钮后，流程正式启动。（三）审批节点操作各级审批人员在收到待审批任务后，应及时登录系统进行审批。仔细查看申请内容和附件，按照审批原则进行判断。同意审批的，选择相应的审批意见并提交；不同意的，注明原因并退回申请。审批过程中如有疑问，可与申请人或相关部门沟通核实。（四）流程跟踪申请人和各级审批人员可在系统中实时跟踪审批流程的进展情况，了解申请处于哪个审批环节以及审批意见。对于长时间未处理的审批任务，可通过系统提醒功能催促相关人员尽快审批。（五）数据维护财务部门应定期对线上审批系统中的数据进行备份，防止数据丢失。同时，及时清理已完成审批流程的历史数据，确保系统数据的准确性和安全性。对于审批过程中产生的各类数据信息，应严格按照公司档案管理规定进行保存，以备后续查询和审计使用。五、财务审批监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对财务审批流程进行审计检查，重点审查审批程序是否合规、审批权限是否正确使用、审批意见是否合理等。对于发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务自查财务部门每月对财务审批情况进行自查，统计各类审批事项的数量、金额、审批时间等数据，分析审批流程中存在的问题和潜在风险。针对自查发现的问题，及时调整和完善相关制度和流程。（三）员工监督鼓励全体员工对财务审批过程中的违规行为进行监督举报。对于经查实的违规举报，公司将按照相关规定给予举报人奖励，并严肃处理违规责任人。六、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权擅自进行财务审批或越权审批。2.审批过程中故意隐瞒事实、提供虚假信息或误导审批人员。3.对不符合规定的财务申请予以批准。4.未按照规定流程进行审批操作，导致审批延误或失误。5.其他违反本线上审批财务制度的行为。（二）处理措施1.对于初次违规且情节较轻的员工，给予警告处分，并要求其立即纠正违规行为。同时，对相关审批结果进行重新审核，如发现问题及时采取措施进行补救。2.对于多次违规或情节严重的员工，除给予严重警告、记过等处分外，视情节轻重扣减绩效奖金、降职降薪直至解除劳动合同。3.因违规审批给公司造成经济损失的，违规责任人应承担相应的赔偿责任。构