公卫卫生档案建立制度

PAGE公卫卫生档案建立制度一、总则（一）目的为加强公共卫生管理，规范公共卫生档案的建立、管理与使用，提高公共卫生服务质量和效率，保障公众健康权益，依据相关法律法规和行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织所涉及的公共卫生档案管理工作，包括但不限于居民健康档案、疾病预防控制档案、卫生监督档案、妇幼保健档案、健康教育档案等各类公共卫生相关档案的建立、整理、保管、利用等环节。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容应如实记录公共卫生事件、服务过程和相关信息，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集、整理各类公共卫生相关资料，保证档案资料的完整性，避免遗漏重要信息。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据记录、文字表述等应符合规范要求，避免出现错误或歧义。4.保密性原则：严格保护档案信息的安全与隐私，防止信息泄露，确保个人隐私和商业机密得到妥善保护。5.规范化原则：按照统一的标准和流程进行档案的建立、管理与使用，确保档案管理工作的规范化和标准化。二、档案建立职责分工（一）公共卫生管理部门1.负责制定公共卫生档案建立的工作计划和实施方案，明确各阶段工作任务和要求。2.组织协调各相关部门和人员开展档案建立工作，对工作进展情况进行监督检查和指导。3.负责审核、汇总各类公共卫生档案，确保档案信息的质量和完整性。4.定期对档案建立工作进行总结和评估，提出改进措施和建议。（二）各业务科室1.按照公共卫生档案建立的要求，负责本科室相关业务档案的收集、整理、录入和上报工作。2.确保本科室所提供档案信息的真实性、准确性和完整性，及时更新和维护档案内容。3.配合公共卫生管理部门做好档案的审核、汇总等工作，接受业务指导和监督检查。（三）档案管理人员1.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。2.建立档案管理台账，记录档案的出入库情况，确保档案的安全保管。3.按照规定的流程和权限，为档案使用人员提供档案查阅、借阅等服务，并做好登记工作。4.定期对档案进行清查和盘点，发现问题及时报告并采取相应措施。三、档案建立流程（一）档案收集1.居民健康档案通过社区卫生服务中心、乡镇卫生院等基层医疗卫生机构，采用入户调查、门诊就诊、健康体检等方式，收集居民的基本信息、健康状况、疾病史、家族史、过敏史等资料。鼓励居民主动提供个人健康信息，如通过互联网平台、移动应用等方式进行信息登记和上传。2.疾病预防控制档案疾病预防控制机构负责收集传染病报告、疫情监测、疫苗接种、慢性病管理、职业病防治等相关资料。医疗机构在诊疗过程中，及时将传染病诊断、报告信息以及其他疾病防控相关信息报送至疾病预防控制机构。3.卫生监督档案卫生监督机构依法对公共场所、饮用水卫生、医疗卫生、学校卫生等进行监督检查，收集监督检查记录、行政处罚决定书、整改报告等相关资料。被监督单位应按照要求如实提供相关档案资料，并配合卫生监督机构做好档案建立工作。4.妇幼保健档案妇幼保健机构负责收集妇女保健、儿童保健相关资料，包括婚前保健、孕期保健、产后访视、儿童生长发育监测、预防接种等信息。基层医疗卫生机构协助妇幼保健机构做好相关信息的收集和上报工作。5.健康教育档案健康教育机构负责收集健康教育活动计划、实施方案、宣传资料、培训记录、效果评估等档案资料。各相关部门和单位在开展健康教育工作过程中，及时将相关资料报送至健康教育机构。（二）档案整理1.对收集到的各类档案资料进行分类整理，按照档案的类别、年度、来源等进行有序排列。2.剔除重复、无效的资料，对破损、模糊不清的资料进行修复或补充。3.对每份档案资料进行编号，确保档案编号的唯一性和系统性，便于查询和管理。（三）档案录入1.将整理好的档案资料按照规定的格式和要求录入电子档案系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.建立电子档案索引，方便快速检索和查询档案信息。3.对录入的档案信息进行审核，确保数据的准确性和完整性。（四）档案审核1.公共卫生管理部门组织相关人员对各类档案进行审核，重点审核档案内容的真实性、准确性、完整性和规范性。2.审核人员应认真核对档案资料的原始记录、数据来源、逻辑关系等，发现问题及时反馈给档案建立部门进行整改。3.经审核合格的档案，方可进行汇总和归档。（五）档案归档1.将审核通过的档案资料按照档案类别、保管期限等进行分类归档，存入专门的档案库房或存储设备。2.建立档案目录，详细记录档案的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，便于查找和管理。3.对档案进行装订和编目，确保档案的整齐、美观和便于查阅。四、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应划分不同的区域，分别存放不同类别的档案，并设置明显的标识。3.配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（二）保管期限1.公共卫生档案的保管期限应根据相关法律法规和行业标准确定，一般分为短期、中期和长期。2.居民健康档案、疾病预防控制档案、卫生监督档案等涉及公共卫生服务和管理的重要档案，保管期限一般为长期；妇幼保健档案、健康教育档案等部分档案保管期限可根据实际情况确定为短期或中期。3.具体保管期限如下：短期：保管期限为15年。中期：保管期限为510年。长期：保管期限为10年以上。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全保管，发现问题及时报告并采取措施。2.对纸质档案应进行妥善保管，防止受潮、发霉、虫蛀、损坏等；对电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的存储设备上，并做好数据维护和管理工作。3.严格遵守档案查阅、借阅制度，未经批准不得擅自将档案带出档案库房。4.对超过保管期限的档案，应按照规定的程序进行鉴定和销毁，确保档案信息的安全和保密。五、档案利用（一）查阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要查阅公共卫生档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外部单位或个人因工作需要查阅档案的，应提交查阅申请函，并说明查阅目的和范围，经本公司/组织相关部门负责人审核同意后，报档案管理部门审批。审批通过后，由档案管理人员陪同查阅，并做好查阅记录。3.涉及个人隐私或商业机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。（二）借阅规定1.因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅期限和归还日期，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注或损坏。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现问题及时查明原因并处理。（三）档案信息统计与分析1.定期对公共卫生档案信息进行统计分析，形成各类统计报表和分析报告，为公共卫生决策提供数据支持。2.统计分析内容包括档案数量、档案质量、档案利用情况、疾病谱变化、公共卫生服务效果等方面。3.通过对档案信息的统计与分析，发现公共卫生工作中的问题和不足，及时提出改进措施和建议，不断提高公共卫生服务水平。六、档案安全与保密（一）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设备、人员等方面的安全管理。2.档案库房应安装防盗报警装置、监控设备等，确保档案库房的安全。3.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行。4.加强对档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止因人为疏忽导致档案安全事故。（二）保密措施1.严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及个人隐私、商业机密等敏感信息的档案进行严格保密。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.限制档案查阅和使用范围，对涉及保密内容的档案应进行单独存放和管理。4.在档案查阅、借阅等过程中，采取必要的保密措施，防止信息泄露。5.对违反保密规定的行为，应依法追究相关人员的责任。七、监督与考核（一）监督检查1.公共卫生管理部门定期对各部门的档案建立、管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合本制度要求。2.监督检查内容包括档案建立的及时性、准确性、完整性，档案保管的安全性、规范性，档案利用的合理性、合规性等方面。3.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立档案管理工作考核评价机制，对各部门的档案管理工作进行量化考核。2.考核评价指标包括档案建立质量、档案保管情况、档案利用效果、档案安全与保密措施落实情况等方面。3.根据考核评价结果，对档案管理工作成绩突出的部门和个人进行表彰和奖励；对工作不力、存在问题