乡镇卫生院采购小组制度

PAGE乡镇卫生院采购小组制度一、总则（一）目的为加强乡镇卫生院采购管理，规范采购行为，确保采购工作公开、公平、公正，提高采购资金使用效益，保障卫生院医疗业务的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇卫生院各类物资、设备、药品、耗材等的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.公开透明原则：采购信息应全面、及时、准确地公开，接受社会监督。3.公平竞争原则：鼓励符合条件的供应商公平参与竞争，保证采购过程的公正性。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效益。二、采购小组的组成与职责（一）采购小组的组成采购小组由卫生院内部相关人员组成，包括但不限于：院长、分管副院长、财务人员、临床科室代表、药剂科人员、设备科人员等。成员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和相关法律法规。（二）采购小组的职责1.院长职责全面领导采购小组工作，对采购工作的合法性、合规性负责。审批采购计划、采购预算和重大采购项目。2.分管副院长职责协助院长管理采购小组工作，具体组织实施采购活动。审核采购文件、采购合同等，确保采购内容符合卫生院需求。3.财务人员职责参与采购预算的编制和审核，提供财务专业意见。负责采购资金的管理和支付审核，确保资金使用安全。4.临床科室代表职责根据本科室业务需求，提出物资、设备、药品等采购申请。参与采购项目的技术评估和验收工作，提供专业技术意见。5.药剂科人员职责负责药品采购计划的制定和审核，确保药品供应的质量和安全。参与药品供应商的评估和选择，对药品质量进行监督。6.设备科人员职责负责设备采购计划的制定和审核，参与设备技术参数的确定。组织设备采购项目的验收工作，确保设备正常运行。三、采购计划与预算管理（一）采购计划的制定1.各科室应根据业务发展需求、库存状况等，定期编制采购计划，并提交至采购小组。2.采购计划应明确采购物资、设备、药品等的名称、规格、数量、预算金额等详细信息。3.采购小组对各科室提交的采购计划进行汇总、审核，结合卫生院整体发展规划和资金状况，制定年度采购计划。（二）采购预算的编制1.财务人员根据年度采购计划，结合卫生院财务状况，编制采购预算。2.采购预算应包括采购项目的预计支出、资金来源等内容，并报院长审批。3.采购预算一经批准，应严格执行，不得随意调整。确因特殊原因需要调整的，应按规定程序进行审批。四、采购流程（一）采购申请1.各科室根据业务需求，填写采购申请表，详细说明采购物资、设备、药品等的名称、规格、数量、用途、预算金额等信息，并提交至采购小组。2.采购申请表应经科室负责人签字确认。（二）采购审批1.采购小组对采购申请进行审核，根据采购金额大小和重要程度，按照相应的审批流程进行审批。2.采购金额较小的项目，由分管副院长审批；采购金额较大或重大采购项目，需经院长审批。3.审批通过的采购申请，进入采购实施阶段。（三）采购方式选择1.根据采购项目的特点和需求，采购小组选择合适的采购方式，包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的规定进行，通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。3.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力且资信良好的特定供应商发出投标邀请书。4.竞争性谈判应与不少于三家的供应商进行谈判，以确定成交供应商。5.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购、发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购等情形。6.询价应向三家以上供应商发出询价单，对其报价进行比较，确定成交供应商。（四）采购文件编制1.根据选定的采购方式，采购小组编制相应的采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、评标标准等内容，确保采购文件的完整性和准确性。（五）供应商选择与管理1.采购小组通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商库。2.对供应商进行资格审查，包括营业执照、资质证书、业绩情况、信誉状况等，确保供应商具备相应的供应能力和信誉。3.根据采购文件的要求，从供应商库中选择合适的供应商参与采购活动。4.与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资、设备、药品等的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、售后服务等内容。5.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行评价，对表现优秀的供应商给予奖励，对不符合要求的供应商进行淘汰。（六）采购合同签订与履行1.采购合同经双方签字盖章后生效，采购小组应及时将合同副本存档。2.采购小组应跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按时、按质、按量交货。3.如供应商出现违约行为，采购小组应按照合同约定追究其违约责任，维护卫生院的合法权益。（七）采购验收1.采购物资、设备、药品等到货后，采购小组应组织相关人员进行验收。2.验收人员应根据采购合同和相关标准，对采购物品的数量、质量、规格等进行检查，确保采购物品符合要求。3.验收合格的采购物品，办理入库手续；验收不合格的采购物品，应及时与供应商协商解决，要求其更换或退货。（八）采购付款1.财务人员根据采购合同和验收报告，审核采购付款申请。2.采购付款应按照合同约定的付款方式和时间进行，确保资金支付安全。3.采购付款申请经审批后，财务人员办理付款手续。五、采购监督与管理（一）内部监督1.卫生院内部审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购程序的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.采购小组应建立采购活动记录制度，对采购项目的申请、审批、采购过程、验收情况等进行详细记录，以备审计检查。（二）外部监督1.接受上级主管部门、财政部门、纪检监察部门等的监督检查。2.主动接受社会监督，及时公开采购信息，对社会公众的质疑和投诉进行认真处理和答复。（三）违规处理1.对违反本制度规定的采购行为，视情节轻重，给予相关责任人批评教育、警告、罚款等处理。2.对因违规采购行为给卫生院造成经济损失的，应依法追究相关责任人的赔偿责任。3.构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。六、采购档案管理（一）档案内容采购档案应包括采购项目的申请文件、审批文件、采购文件、采购合同、验收报告、付款凭证等相关资料。（二）档案整理与保管1.采购小组应指定专人负责采购档案的整理和保管工作。2.采购档案应按照时间顺序和项目类别进