卫生院政府采购内控制度

PAGE卫生院政府采购内控制度一、总则（一）目的为加强卫生院政府采购管理，规范采购行为，防范采购风险，提高采购资金使用效益，保障卫生院各项工作的顺利开展，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本卫生院实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于卫生院使用财政性资金、自有资金及其他资金进行的政府采购活动，包括货物、工程和服务的采购。（三）基本原则1.合法性原则：政府采购活动必须严格遵守国家法律法规和相关政策规定，确保采购行为合法合规。2.公正性原则：采购过程应遵循公正、公平、公开的原则，维护市场竞争秩序，保障供应商的合法权益。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，优化采购流程，降低采购成本，提高采购资金使用效益。4.内部控制原则：建立健全内部监督机制，加强对采购活动各个环节的内部控制，防范采购风险。二、采购组织与职责分工（一）采购决策机构成立卫生院政府采购领导小组，由院长担任组长，副院长担任副组长，相关职能部门负责人为成员。领导小组负责审议重大采购项目，制定采购政策和决策采购事项，确保采购活动符合卫生院整体利益和发展战略。（二）采购执行机构设立专门的采购部门或指定专人负责采购工作的具体实施。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和法律法规，严格按照制度要求开展采购活动。采购部门的主要职责包括：1.编制采购计划，根据卫生院业务需求和预算安排，确定采购项目、采购方式、采购时间等。2.组织采购活动，包括发布采购信息、邀请供应商、组织开标评标、签订采购合同等。3.建立供应商管理档案，对供应商的资质、信誉、业绩等进行评估和管理。4.协调采购过程中的各种关系，处理采购纠纷和投诉。5.负责采购文件的整理、归档和保管。（三）监督机构成立卫生院政府采购监督小组，由纪检监察部门负责人担任组长，财务部门、审计部门等相关人员为成员。监督小组负责对采购活动进行全程监督，检查采购程序的执行情况、采购文件的合法性、采购合同的履行情况等，确保采购活动公正、透明、廉洁。（四）其他部门职责1.财务部门：负责审核采购预算，监督采购资金的支付和使用，对采购项目进行财务核算和分析。2.使用部门：根据业务需求提出采购申请，参与采购项目的技术要求制定和验收工作，负责采购项目的使用和管理。3.审计部门：定期对采购项目进行审计，检查采购活动的合规性和效益性，提出审计意见和建议。三、采购预算管理（一）预算编制1.各使用部门应根据下一年度业务发展计划和工作需要，提出采购项目申请，详细说明采购项目的名称、规格、数量、预算金额等。2.采购部门对各使用部门的采购申请进行汇总和审核，结合卫生院年度预算安排，编制政府采购预算草案。3.财务部门对采购预算草案进行审核，综合考虑卫生院财务状况和资金安排，提出调整意见，报政府采购领导小组审议通过后，纳入卫生院年度预算。（二）预算执行1.采购部门应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自调整采购项目和预算金额。如因特殊情况需要调整采购预算，应按照规定程序报经批准。2.财务部门应加强对采购资金的管理，严格按照采购合同约定支付采购款项，确保采购资金专款专用。（三）预算监督1.审计部门定期对采购预算执行情况进行审计，检查预算执行的合规性和有效性，及时发现和纠正预算执行过程中的问题。2.政府采购监督小组对采购预算执行情况进行监督，对违反预算管理规定的行为进行严肃处理。四、采购流程控制（一）采购申请与审批1.使用部门根据实际需求填写采购申请表，详细说明采购项目的名称、规格、数量、技术参数、预算金额、采购时间等内容，并提交相关证明材料。2.采购申请表经使用部门负责人签字后，报采购部门审核。采购部门对采购申请的合理性、必要性、合规性进行审核，提出审核意见。3.采购申请经采购部门审核通过后，报分管副院长审批。分管副院长根据采购项目的性质和金额大小，进行审批决策。重大采购项目需报院长审批或政府采购领导小组审议通过。（二）采购方式选择1.根据采购项目的特点、金额大小、市场供应情况等因素，选择合适的采购方式。采购方式主要包括公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等。2.达到公开招标数额标准的采购项目，应当采用公开招标方式。因特殊情况需要采用其他采购方式的，应当在采购活动开始前获得财政部门批准。3.采购部门应按照规定的采购方式组织采购活动，确保采购过程公开、公平、公正。（三）采购文件编制与发布1.采购部门根据采购项目的需求和采购方式，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书等，明确采购项目的技术要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容。2.采购文件编制完成后，应进行审核和审批。审核内容包括采购文件的合法性、完整性、准确性、公正性等。审批通过后的采购文件应及时发布。3.采购信息应在指定的政府采购信息发布媒体上发布，确保采购信息公开透明，便于供应商获取和参与。（四）供应商选择与管理1.采购部门通过发布采购信息、供应商库筛选、推荐等方式，邀请符合条件的供应商参与采购活动。供应商应具备良好的信誉、资质和业绩，能够提供满足采购需求的货物、工程和服务。2.采购部门对参与采购活动的供应商进行资格审查，核实其营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明等相关资料。对不符合资格要求的供应商，应取消其参与资格。3.建立供应商管理档案，对供应商的基本信息、资质情况、业绩表现、合作记录等进行记录和管理。定期对供应商进行评估和考核，根据评估结果调整供应商名单，淘汰不合格供应商。（五）开标评标与定标1.采购部门按照采购文件规定的时间、地点组织开标评标活动。开标评标过程应严格遵守法律法规和采购文件的要求，确保公平公正。2.评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会应按照评标标准对投标文件进行评审，推荐中标候选人。3.采购部门根据评标委员会的推荐意见，确定中标供应商。中标结果应及时公告，并向中标供应商发出中标通知书。（六）采购合同签订与履行1.采购部门与中标供应商按照中标通知书和采购文件的要求签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目的名称、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等内容。2.采购合同签订后，应及时报财务部门备案。财务部门对采购合同进行审核，确保合同条款符合财务规定和卫生院利益。3.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，督促供应商按时、按质、按量履行合同义务。如发现供应商存在违约行为，应及时采取措施，追究其违约责任。（七）验收与付款1.使用部门负责采购项目的验收工作。验收人员应按照采购合同和相关标准对采购项目的数量、质量、规格等进行验收，填写验收报告。验收合格的采购项目，方可办理付款手续。2.采购部门根据验收报告和采购合同，填写付款申请单，报财务部门审核。财务部门对付款申请进行审核，核对采购合同、发票、验收报告等相关资料，确保付款依据充分、金额准确。3.财务部门按照采购合同约定的付款方式和时间，及时支付采购款项。对不符合付款条件的，应拒绝支付，并及时通知采购部门和供应商。五、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别机制，对采购活动中可能存在的风险进行全面识别，包括政策风险、市场风险、信用风险、操作风险、廉政风险等。2.定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度，确定风险等级。根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。（二）风险应对措施1.政策风险应对：加强对国家法律法规和政策的学习和研究，及时了解政策变化，调整采购策略，确保采购活动符合政策要求。2.市场风险应对：关注市场动态，分析市场价格波动趋势，合理安排采购时间和数量，采取适当的价格调整机制，降低市场风险。3.信用风险应对：加强对供应商的信用管理，建立供应商信用评价体系，对信用不良的供应商进行限制或淘汰。在采购合同中明确违约责任和赔偿条款，降低信用风险。4.操作风险应对：完善采购流程，加强对采购人员的培训和管理，规范采购操作行为，减少操作失误。建立采购文件审核制度，加强对采购文件的审核把关，确保采购文件合法合规。5.廉政风险应对：加强廉政教育，提高采购人员的廉洁意识。建立健全廉政监督机制，加强对采购活动的全程监督，防止腐败行为的发生。对违反廉政规定的行为，依法依规严肃处理。六、采购信息管理（一）采购文件管理1.采购部门负责采购文件的编制、审核、发布、归档和保管。采购文件应分类存放，建立电子和纸质档案，确保文件的完整性和可追溯性。2.采购文件的保存期限应符合国家法律法规和行业标准的要求。一般采购文件保存期限为五年，重要采购文件保存期限为十年。（二）采购合同管理1.采购部门负责采购合同的签订、履行、变更、终止等管理工作。采购合同应按照规定的格式和内容签订，明确双方的权利和义务。2.采购合同签订后，应及时报财务部门备案。财务部门对采购合同进行审核，确保合同条款符合财务规定和卫生院利益。3.采购部门应跟踪采购合同的履行情况，并及时记录合同执行过程中的相关信息。如发生合同变更或终止，应按照规定程序办理相关手续，并及时通知财务部门。（三）采购信息统计与分析1.采购部门定期对采购活动进行统计分析，包括采购项目的数量、金额、采购方式、供应商等信息。通过统计分析，总结采购工作经验教训，发现存在的问题，为改进采购管理提供依据。2.采购信息统计分析结果应及时报告政府采购领导小组和相关部门，为决策提供参考。七、监督检查与责任追究（一）监督检查1.政府采购监督小组定期对采购活动进行监督检查，检查内容包括采购程序的执行情况、采购文件的合法性、采购合同的履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门定期对采购项目进行审计，检查采购活动的合规性和效益性，提出审计意见和建议。3.财务部门加强对采购资金的管理和监督，确保采购资金专款专用，支付合规。（二）责任追究1.对在采购活动中违反法律法规和本制度规定的