化工公司宿舍管理管控规定

化工公司宿舍管理管控规定第一章总则

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本规定依据《中华人民共和国安全生产法》《中华人民共和国劳动合同法》《中华人民共和国消防法》《化学品安全管理条例》《企业安全生产标准化基本规范》（GB/T33000-2016）等国家法律法规，参照《全球化学品统一分类和标签制度》（GHS）、《欧盟化学品注册、评估、授权和限制制度》（REACH）等国际公约及行业标准，结合公司国际化经营战略与内部治理要求制定。

1.1.2制定目的

针对公司宿舍管理中存在的安全风险、资源浪费、合规漏洞等痛点，本规定旨在通过规范管理流程、强化风险防控、提升运营效率，实现宿舍资源价值最大化，保障员工生命财产安全，满足跨国业务合规需求。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本规定适用于公司所有正式员工、外包服务人员及合作单位人员（以下简称“员工”）在化工园区宿舍的居住管理，覆盖宿舍申请、分配、使用、退出等全生命周期管理。

1.2.2适用对象

1.2.2.1决策层：股东会、董事会、总经理办公会，负责重大宿舍管理政策的审批。

1.2.2.2执行层：人力资源部（宿舍管理归口部门）、后勤保障部、安全管理部、财务部等，负责具体流程执行。

1.2.2.3监督层：内控部、审计部、合规部，负责监督本规定执行情况。

1.2.2.4关联人员：全体员工、宿舍管理服务商（如适用）。

1.2.3例外适用场景

1.2.3.1特殊人才引进（如外籍高管）宿舍安排需经总经理办公会审批后另行备案。

1.2.3.2因突发自然灾害等不可抗力导致的宿舍临时调整，由安全管理部报总经理审批后执行。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

宿舍管理须符合国家及所在地法律法规，国际业务需满足当地劳动标准与安全要求。

1.3.2权责对等原则

宿舍管理权责明确，每项操作对应责任主体，禁止越权干预。

1.3.3风险导向原则

聚焦高风险环节（如消防、化学品存放），嵌入全生命周期管控措施。

1.3.4效率优先原则

优化审批流程，通过数字化工具提升资源配置效率，响应时限≤3个工作日。

1.3.5持续改进原则

每年结合审计结果与业务变化修订完善本规定。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本规定为专项管理制度，效力低于公司基础性制度（如《企业内部控制基本规范》），高于部门操作细则。

1.4.2制度衔接

1.4.2.1与财务制度衔接：宿舍费用纳入预算管理，采购流程需符合《公司采购管理办法》。

1.4.2.2与内控制度衔接：嵌入“宿舍分配审批”“消防设施检查”“租赁合同管理”三个关键内控环节。

1.4.2.3冲突处理规则

若本规定与关联制度冲突，以最高层级制度为准，具体争议由内控部协调仲裁。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司宿舍管理实行“董事会-总经理办公会-人力资源部（执行）-后勤部（保障）-安全管理部（监督）”的垂直管理模式。董事会负责宿舍管理战略审批，总经理办公会决策年度预算与重大政策，人力资源部统筹资源分配，后勤部负责设施维护，安全管理部实施风险监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

决策宿舍管理年度预算（金额≥500万元需审批）。

2.2.2董事会

审批宿舍管理重大政策（如国际业务宿舍标准差异），授权总经理办公会执行。

2.2.3总经理办公会

决策宿舍分配原则、租赁服务商选择（如适用），审批宿舍改造方案。

2.3执行机构与职责

2.3.1人力资源部（主责）

编制宿舍需求计划，执行分配流程，受理员工投诉。

2.3.2后勤保障部（配合）

负责宿舍设施维修、水电管理，需配合人力资源部完成使用情况核查。

2.3.3财务部（配合）

执行宿舍费用结算，需人力资源部提供使用清单。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部（高风险监督）

核查宿舍分配审批权限、租赁合同合规性（高风险点，需双人复核）。

2.4.2审计部（专项监督）

每年开展宿舍管理专项审计（至少一次），核查整改落实情况。

2.4.3合规部（国际监督）

确保跨国业务宿舍标准符合REACH等国际要求。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调

宿舍管理联席会议每月召开一次，由人力资源部主持，参会部门需提交上月执行报告。

2.5.2涉外业务适配

国际业务宿舍标准需经合规部与当地劳动部门联合评估，形成差异化清单备案。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1目标设定

宿舍安全事故率≤0.1‰/年，租赁成本年下降5%，员工满意度≥90%。

3.1.2核心KPI

-分配审批时效：≤2个工作日

-设施完好率：≥98%

-合规检查通过率：100%

3.2专业标准与规范

3.2.1安全标准

-消防设施检查频次：每月一次（高风险点，需双人核查），存档3年。

-化学品存放规范：禁止在宿舍内存储易燃易爆品，违规直接解除合同。

3.2.2合规标准

-国际业务宿舍需符合REACH居住区要求，如欧盟RoHS指令（高风险点，需第三方检测）。

-劳动合同附件需包含宿舍管理条款。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

-采用PDCA循环管理宿舍设施，每年开展一次循环评估。

-高风险环节（如租赁合同）应用风险矩阵法（1-5级风险评分）。

3.3.2管理工具

-人力资源系统模块管理宿舍分配数据，与OA系统联动审批。

-智能门禁系统（数字化接口要求：需与HR系统实时同步出入记录）。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

4.1.1发起环节

员工通过OA系统提交宿舍申请，需同步提交身份证明、岗位证明等材料（责任主体：人力资源部，时限≤1个工作日）。

4.1.2审核

人力资源部联合后勤部在3个工作日内完成现场核查（高风险点，需双人签字），不合格申请退回。

4.1.3执行

符合条件者3个工作日内完成入住，需在ERP系统签署电子入住协议（责任主体：人力资源部，存档期限5年）。

4.1.4归档

流程材料归档至人力资源部电子档案库，纸质材料双备份存档2年。

4.2子流程说明

4.2.1退出流程

员工离职需提前30日提交退出申请，人力资源部核查设施完好性（责任主体：后勤部，时限≤3个工作日）。

4.2.2修缮流程

设施故障通过OA系统报修，后勤部5小时内响应（责任主体：后勤部，时限≤24小时）。

4.3流程关键控制点

4.3.1审批权限校验

系统自动校验审批人权限，不符合触发人工复核（责任主体：内控部）。

4.3.2消防验收双重校验

消防验收需人力资源部与安全管理部共同签字（责任主体：双部门，存档期限3年）。

4.4流程优化机制

每年12月由人力资源部牵头，各执行部门提交优化建议，总经理办公会审议后实施。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1分配权限

-主管级以下员工分配：人力资源部审批（金额≤5万元）

-主管级以上分配：需总经理办公会审批（金额>5万元）

5.1.2查询权限

财务部仅可查询费用数据，需人力资源部授权（责任主体：人力资源部）。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级

宿舍分配审批遵循“部门主管-人力资源部-总经理”三级审批（责任主体：逐级签字）。

5.2.2异常路径

紧急申请需附带安全管理部风险评估报告（责任主体：应急管理小组）。

5.3授权与代理机制

授权需通过OA系统备案，有效期限≤6个月，临时代理需提供授权书扫描件。

5.4异常审批流程

权限外审批需经分管副总复核（责任主体：分管副总，时限≤1个工作日）。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

宿舍使用需遵守《宿舍文明公约》，违规行为记录在员工绩效档案（责任主体：人力资源部）。

6.2监督机制设计

6.2.1日常监督

后勤部每日巡查设施安全，每周汇总至人力资源部（责任主体：后勤部）。

6.2.2专项监督

内控部每季度开展合规抽查，重点核查租赁合同条款（责任主体：内控部）。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次

-专项审计：每年一次（审计部主导）

-日常检查：每月至少一次（人力资源部联合后勤部）

6.3.2审计要求

审计报告需包含整改清单，重大问题提交总经理办公会决策（责任主体：审计部）。

6.4执行情况报告

每月5日前提交宿舍管理报告，包含费用数据、风险事件、员工投诉（责任主体：人力资源部）。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标

-分配准确率（权重40%）

-安全检查达标率（权重30%）

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

季度考核，年度总评。

7.2.2评估方法

数据统计（30%）+现场核查（70%，高风险点）。

7.3问题整改机制

7.3.1整改分类

-一般问题：7个工作日内整改（责任主体：责任部门）

-重大问题：30日内整改，需专项报告（责任主体：总经理）。

7.4持续改进流程

改进建议需经人力资源部评估，纳入次年预算（责任主体：人力资源部）。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

-提出合理化建议被采纳（奖励金额≤1万元）。

8.1.2奖励程序

提交申请→人力资源部审核→总经理审批→财务部发放（公示期≥3天）。

8.2违规行为界定

8.2.1违规分类

-一般违规：未及时报修设施

-较重违规：违规使用宿舍

-严重违规：造成安全事故

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

-一般违规：书面警告

-较重违规：扣除当月绩效（10%-30%）

8.3.2处罚程序

调查取证→告知→审批→执行→申诉（责任主体：人力资源部）。

8.4申诉与复议

申诉需在收到处罚后3个工作日内提交，由合规部复核（责任主体：合规部）。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急组织

成立宿舍应急小组，组长由人力资源部牵头，成员含后勤、安全等部门。

9.1.2响应流程

火灾启动《宿舍消防应急预案》，系统自动通知应急小组（数字化接口要求：与消防系统联动）。

9.2例外情况处理

9.2.1例外场景

地震等不可抗力导致宿舍损毁。

9.2.2处理流程

立即启动《宿舍搬迁预案》，需经总经理审批（责任主体：应急管理小组）。

9.3危机公关与善后

9.3.1责任主体

公关方案由人力资源部制定，需合规部审核（责任主体：双部门）。

9.3.2善后措施

宿舍损毁后30日内完成评估，保险索赔由财务部统筹（责任主体：财务部）。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本规定由人力资源部负责解释，解释意见经总经理办公会确认后发布。

10.2相关制度索引

1.《企业内部控制基本规范》（公司制度编号ZHC-IC-001）

2.《采购管理办法》（公司制度编号ZHC-FM-005）