交际费用财务制度

PAGE交际费用财务制度一、总则（一）目的为了加强公司交际费用的管理，规范交际费用的支出行为，确保交际费用的合理使用，提高公司资金使用效益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及全体员工在开展业务活动过程中发生的交际费用支出。（三）基本原则1.合法性原则：交际费用的支出必须符合国家法律法规及相关政策的规定，不得用于违法违规活动。2.合理性原则：交际费用的支出应与公司业务活动相关，具有合理的商业目的，不得铺张浪费。3.必要性原则：交际费用的支出应是开展业务活动所必需的，避免不必要的开支。4.预算控制原则：交际费用应纳入公司年度预算管理，严格控制支出规模，确保预算执行的严肃性。二、交际费用的定义及范围（一）定义交际费用是指公司为了开展业务活动，与客户、供应商、合作伙伴等进行沟通、交流、联络等所发生的费用支出。（二）范围1.业务招待费：包括因业务需要而宴请客户、供应商、合作伙伴等发生的餐饮费用；赠送客户、供应商、合作伙伴等的礼品费用；因业务需要而安排的娱乐活动费用等。2.商务差旅费：包括因业务需要而出差所发生的交通费用、住宿费用、餐饮补贴等；因业务需要而参加国内外展会、会议等所发生的交通费用、住宿费用、注册费用等。3.公关宣传费：包括因业务需要而进行的广告宣传费用、市场推广费用、公关活动费用等；因业务需要而制作的宣传资料、礼品等费用。4.其他交际费用：包括因业务需要而发生的通讯费用、邮寄费用、快递费用等；因业务需要而进行的捐赠、赞助等费用。三、交际费用的审批流程（一）业务招待费审批流程1.申请：业务部门根据业务需要，填写《业务招待费申请表》，详细说明招待对象、招待事由、预计金额等，并附上相关的业务资料。2.审批：《业务招待费申请表》经部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导根据业务情况和预算安排，对申请进行审批。3.报销：业务招待费支出后，经办人应及时填写《费用报销单》，附上《业务招待费申请表》、发票、消费清单等相关凭证，按照公司财务报销流程进行报销。财务部门对报销凭证进行审核，审核通过后予以报销。（二）商务差旅费审批流程1.申请：业务部门根据业务需要，填写《商务差旅费申请表》，详细说明出差事由、出差地点、预计天数、预计费用等，并附上相关的业务资料。2.审批：《商务差旅费申请表》经部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导根据业务情况和预算安排，对申请进行审批。3.报销：商务差旅费用支出后，经办人应及时填写《费用报销单》，附上《商务差旅费申请表》、发票、出差审批单、行程安排等相关凭证，按照公司财务报销流程进行报销。财务部门对报销凭证进行审核，审核通过后予以报销。（三）公关宣传费审批流程1.申请：业务部门根据业务需要，填写《公关宣传费申请表》，详细说明宣传活动内容、宣传方式、预计金额等，并附上相关的宣传方案、合同等资料。2.审批：《公关宣传费申请表》经部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导根据业务情况和预算安排，对申请进行审批。3.报销：公关宣传费用支出后，经办人应及时填写《费用报销单》，附上《公关宣传费申请表》、发票、宣传资料、合同等相关凭证，按照公司财务报销流程进行报销。财务部门对报销凭证进行审核，审核通过后予以报销。（四）其他交际费用审批流程1.申请：业务部门根据业务需要，填写《其他交际费用申请表》，详细说明费用支出事由、预计金额等，并附上相关的业务资料。2.审批：《其他交际费用申请表》经部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导根据业务情况和预算安排，对申请进行审批。3.报销：其他交际费用支出后，经办人应及时填写《费用报销单》，附上《其他交际费用申请表》、发票、相关凭证等，按照公司财务报销流程进行报销。财务部门对报销凭证进行审核，审核通过后予以报销。四、交际费用的预算管理（一）预算编制1.各部门应根据本部门的业务计划和工作安排，在每年年底前编制下一年度的交际费用预算。交际费用预算应详细列出各项费用的预算金额，并说明预算依据和用途。2.公司财务部门负责汇总各部门的交际费用预算，编制公司年度交际费用预算草案。年度交际费用预算草案应报公司管理层审批。3.公司管理层根据公司的战略规划、业务发展需要和财务状况，对年度交际费用预算草案进行审核和调整，确定公司年度交际费用预算。（二）预算执行1.各部门应严格按照公司年度交际费用预算执行，不得超预算支出。如因业务发展需要确需增加交际费用支出的，应提前向公司管理层提出申请，经批准后调整预算。2.公司财务部门应定期对各部门的交际费用预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进措施。3.各部门应建立交际费用预算执行台账，详细记录各项交际费用的支出情况，包括支出时间、支出金额、支出事由等。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如遇特殊情况需要调整交际费用预算的，各部门应及时向公司管理层提出申请，并说明调整原因和调整金额。2.公司管理层根据实际情况对预算调整申请进行审核和批准。预算调整申请经批准后，公司财务部门应及时调整预算，并通知各部门按照调整后的预算执行。五、交际费用的报销管理（一）报销凭证要求1.交际费用报销必须提供合法有效的发票，发票内容应与实际支出相符。2.报销凭证应包括发票、消费清单、合同、审批单等相关资料，确保报销凭证的真实性、完整性和合法性。3.对于无法提供发票的交际费用支出，如赠送礼品等，应提供相关的证明材料，如礼品清单、签收单等，并经部门负责人和分管领导审批后报销。（二）报销时间限制1.交际费用支出后，经办人应及时填写《费用报销单》，并在规定的时间内报销。一般情况下，报销时间不得超过费用支出后的[X]个工作日。2.对于逾期未报销的交际费用，财务部门有权拒绝报销。如因特殊原因需要延期报销的，经办人应提前向财务部门说明原因，并经批准后方可延期报销。（三）报销金额限制1.业务招待费单次报销金额不得超过[X]元，全年累计报销金额不得超过公司年度交际费用预算中业务招待费预算金额的[X]%。2.商务差旅费单次报销金额不得超过[X]元，全年累计报销金额不得超过公司年度交际费用预算中商务差旅费预算金额的[X]%。3.公关宣传费单次报销金额不得超过[X]元，全年累计报销金额不得超过公司年度交际费用预算中公关宣传费预算金额的[X]%。4.其他交际费用单次报销金额不得超过[X]元，全年累计报销金额不得超过公司年度交际费用预算中其他交际费用预算金额的[X]%。（四）报销审批权限1.业务招待费、商务差旅费、公关宣传费、其他交际费用单次报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审批；单次报销金额在[X]元以上至[X]元的，由分管领导审批；单次报销金额在[X]元以上的，由公司总经理审批。2.对于超过预算的交际费用报销，无论金额大小，均需报公司总经理审批。六、交际费用的核算与监督（一）核算1.公司财务部门应按照国家财务制度和会计准则的规定，对交际费用进行单独核算，确保交际费用的核算准确、清晰。2.交际费用应按照费用类别进行明细核算，如业务招待费、商务差旅费、公关宣传费、其他交际费用等，并分别设置相应的明细账。（二）监督1.公司审计部门应定期对公司交际费用的支出情况进行审计监督，检查交际费用的支出是否符合本制度的规定，是否存在违规违纪行为。2.公司财务部门应加强对交际费用报销凭证的审核，对不符合规定的报销凭证予以退回，并要求经办人重新提供合法有效的凭证。3.公司各部门应积极配合审计部门和财务部门的监督检查工作，如实提供相关资料和信息。七、违规处理（一）对于违反本制度规定的交际费用支出，公司将视情节轻重给予相应的处罚。1.对于未按照规定审批流程进行审批的交际费用支出，公司将不予报销，并对相关责任人进行批评教育。2.对于超预算支出的交际费用，公司将责令相关部门限期整改，并对相关责任人进行绩效