关于零星支出财务制度

PAGE关于零星支出财务制度一、总则（一）目的为了加强公司零星支出的管理，规范财务报销流程，提高资金使用效益，确保公司财务活动合法、合规、有序进行，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门因日常经营活动发生的零星支出，包括但不限于办公用品购置、差旅费中的杂费、小额设备维修、市内交通费等。（三）基本原则1.合法性原则：零星支出必须符合国家法律法规及公司相关规定，严禁违规支出。2.真实性原则：支出事项应真实发生，相关凭证必须真实、有效，能够准确反映经济业务的实际情况。3.合理性原则：支出应具有合理性，符合公司正常经营活动的需要，杜绝浪费和不合理开支。4.审批规范原则：严格执行审批流程，明确各级审批权限，确保支出经过适当授权。二、支出范围及标准（一）办公用品购置1.定义：指公司日常办公所需的各类文具、纸张、耗材等物品。2.标准：各部门应根据实际需求，制定办公用品采购计划，经部门负责人审核后报行政部门汇总。对于常用办公用品，行政部门应建立库存管理制度，定期盘点，确保库存合理。单次购置金额在[X]元以下的办公用品，由行政部门负责人审批；超过[X]元的，需报分管领导审批。办公用品的采购应遵循性价比原则，优先选择质量可靠、价格合理的产品。（二）差旅费中的杂费1.定义：包括出差期间的市内交通费、通讯费、订票费等。2.标准：市内交通费：根据实际出差情况，凭有效发票报销。原则上，员工应优先选择公共交通出行，如需乘坐出租车，应注明事由。通讯费：按照公司规定的标准执行，凭发票报销。订票费：通过正规票务平台订票产生的费用，凭有效票据报销。差旅费杂费的报销应在出差结束后[X]个工作日内办理，逾期不予受理。（三）小额设备维修1.定义：指公司各类设备发生的金额较小的故障维修费用。2.标准：设备使用部门发现设备故障后，应及时填写维修申请单，注明设备名称、故障情况、预计维修费用等。维修申请单经部门负责人审核后，报设备管理部门。设备管理部门应根据情况安排维修人员，并对维修费用进行初步估算。单次维修金额在[X]元以下的，由设备管理部门负责人审批；超过[X]元的，需报分管领导审批。维修完成后，维修人员应提供详细的维修清单和发票，经设备使用部门和设备管理部门签字确认后，方可报销。（四）市内交通费1.定义：员工因工作需要在市内乘坐公共交通或出租车产生的费用。2.标准：员工应尽量选择公共交通出行，凭有效车票报销。如因特殊情况乘坐出租车，需在车票背面注明事由，并经部门负责人签字确认。市内交通费报销应按照公司规定的标准执行，具体标准根据不同岗位和业务需求制定。严禁以任何形式虚报市内交通费。三、报销流程及要求（一）报销流程1.填写报销单：报销人应根据支出情况，如实填写《零星支出报销单》，注明支出日期、事由、金额、附件张数等信息。2.部门负责人审核：部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，签字确认是否同意报销。3.财务审核：财务部门对报销凭证的合法性、合规性、完整性进行审核，包括发票真伪、报销金额是否符合标准、审批手续是否齐全等。如发现问题，应及时与报销人沟通并要求补充或更正相关资料。4.领导审批：根据公司审批权限规定，超过一定金额的零星支出需报分管领导或总经理审批。领导应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审批。5.报销支付：经审核和审批通过的报销单，财务部门应及时办理报销支付手续。报销款项原则上通过银行转账方式支付到报销人提供的银行账户。（二）报销要求1.凭证要求：报销凭证必须是合法有效的发票或财政监制的收据，发票应具备发票联、抵扣联（增值税专用发票），且发票内容应完整、清晰，包括发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务或货物名称、数量、单价、金额、税率、税额等。对于无法取得发票的支出，如确实无法取得发票的小额零星经营业务支出，应提供对方出具的收款凭证，收款凭证应载明收款单位名称、个人姓名及身份证号、支出项目、收款金额等相关信息。除发票外，报销还应附相关的审批单、合同、协议、清单等证明材料，以证明支出的真实性和合理性。2.签字要求：报销单上必须有报销人、部门负责人、财务审核人、领导审批人的签字，签字应清晰、完整，不得代签。3.时间要求：报销人应在支出发生后的[X]个工作日内填写报销单并提交报销申请，逾期不予受理，但因特殊原因经批准的除外。四、审批权限（一）部门负责人审批权限单次零星支出金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。部门负责人应认真审核报销事项，确保支出合理、合规，并对报销的真实性负责。（二）分管领导审批权限单次零星支出金额在[X]元（含）至[X]元之间的，需报分管领导审批。分管领导应在审核报销事项的基础上，从公司整体利益出发，对支出的必要性和合理性进行把关。（三）总经理审批权限单次零星支出金额超过[X]元的，由总经理审批。总经理应综合考虑公司财务状况、业务需求等因素，对重大支出事项进行决策。五、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对零星支出财务制度的执行情况进行审计检查，重点检查报销流程是否合规、审批手续是否齐全、支出是否真实合理等。对于发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）财务部门日常监督财务部门应在日常工作中加强对零星支出的审核监督，对不符合规定的报销申请应及时予以纠正。同时，应定期对零星支出情况进行统计分析，为公司财务管理提供数据支持。（三）违规处理对于违反零星支出财务制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，责令相关责任人限期整改；情节严重的，给予警告、罚款、降职、撤职等处分；涉嫌违法犯罪的，依法移送司法机关处理。六、附则（一）解释权本制度由公司财务部门负责解释。如有未尽事宜或在执行过程中遇到问题，由财务部门根据实际情况提出补充规定或处理意见，报公司领导批准后执行。（二）修订与废止本制度将根据国家法律法规、公司经营情况及管理要求的变化适时