个人报销财务制度及流程

PAGE个人报销财务制度及流程一、总则1.目的本制度旨在规范公司个人报销行为，确保公司财务支出的合理性、合法性和透明度，保障公司和员工的合法权益，促进公司各项业务的顺利开展。2.适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。3.基本原则真实性原则：报销凭证必须真实、合法、有效，反映实际发生的经济业务内容。合理性原则：报销费用应符合公司的经营活动需要，具有合理性和必要性。合规性原则：报销行为必须符合国家法律法规、财务制度以及公司相关规定。及时性原则：员工应在费用发生后及时办理报销手续，不得拖延。二、报销范围1.差旅费交通费用：包括飞机票、火车票、汽车票、轮船票等公共交通工具的票款，以及因出差发生的市内交通费，如出租车费、地铁费、公交车费等。住宿费用：员工因出差需要在外住宿的，按照公司规定的标准报销住宿费。餐饮补贴：根据出差地区的不同，给予相应的餐饮补贴，用于补贴出差期间的餐饮费用。2.业务招待费招待客户的餐饮费用：因业务需要招待客户而发生的餐饮费用，应符合公司规定的标准和审批程序。招待客户的礼品费用：为维护客户关系，赠送客户的礼品费用，需经相关领导批准，并按照公司规定的标准执行。招待客户的娱乐费用：如因业务需要安排客户进行娱乐活动，相关费用应严格控制，并履行审批手续。3.办公用品费办公文具：如笔、纸、笔记本、文件夹、订书机等日常办公所需的文具用品。办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机等办公设备的购置、维修、保养费用。办公耗材：如墨盒、硒鼓、纸张、油墨等办公设备使用的耗材费用。4.通讯费手机话费：员工因工作需要使用手机产生的话费，按照公司规定的标准给予报销。固定电话费：公司办公场所的固定电话费用。5.培训费参加外部培训课程：员工因提升业务能力需要参加外部专业培训机构举办的培训课程，经公司批准后，相关费用可予以报销。内部培训费用：公司组织内部培训所发生的教材费、讲师费等费用。6.会议费会议场地租赁费用：因召开会议需要租赁场地的费用。会议设备租赁费用：如投影仪租赁、音响设备租赁等费用。会议资料印刷费用：会议所需的资料印刷费用。参会人员的餐饮、住宿费用：如因会议安排参会人员需要在外地住宿、用餐的，按照公司规定的标准报销相关费用。7.其他费用因工作需要发生的邮寄费、快递费。经公司批准的其他合理费用。三、报销标准1.差旅费标准交通费用飞机票：根据出差的紧急程度和工作需要，按照经济舱标准报销。特殊情况需乘坐商务舱或头等舱的，需提前经上级领导批准。火车票：根据实际行程，按照相应车次的票价报销。原则上优先选择高铁二等座或动车二等座，如因特殊原因需乘坐一等座或软卧的，需经上级领导批准。汽车票：按照实际票价报销。轮船票：根据出差行程，按照相应舱位的票价报销。市内交通费：根据出差地区的不同，按照以下标准报销：一线城市每天不超过[X]元；二线城市每天不超过[X]元；三线及以下城市每天不超过[X]元。出差天数按照实际出差天数计算，往返机场、车站的交通费用凭有效票据实报销。住宿费用根据出差地区的不同，分为不同等级的城市，按照以下标准报销：一线城市每人每晚不超过[X]元；二线城市每人每晚不超过[X]元；三线及以下城市每人每晚不超过[X]元。两人及以上同行出差，原则上应合住标准间，如需单独住宿，需经上级领导批准。餐饮补贴根据出差地区的不同，分为不同等级的城市，按照以下标准发放：一线城市每人每天[X]元；二线城市每人每天[X]元；三线及以下城市每人每天[X]元。餐饮补贴包含在出差期间的餐饮费用中，不再另行报销餐饮发票。2.业务招待费标准招待客户的餐饮费用：单次招待费用不得超过[X]元，全年累计招待费用不得超过公司年度预算的[X]%。招待费用应严格控制，避免铺张浪费。招待客户的礼品费用：单次礼品费用不得超过[X]元，全年累计礼品费用不得超过公司年度预算的[X]%。礼品应具有一定的纪念意义和实用性，符合公司形象。招待客户的娱乐费用：原则上不得安排娱乐活动，如因特殊业务需要安排娱乐活动，需提前向上级领导提交专项申请，经批准后方可执行。娱乐费用每次不得超过[X]元，全年累计不得超过公司年度预算的[X]%。3.办公用品费标准办公文具：根据实际工作需要，合理购置办公文具，每月办公用品费用报销总额不得超过[X]元。办公设备：办公设备的购置应按照公司固定资产管理规定执行，经相关部门审批后，按照预算进行采购。办公设备的维修、保养费用应根据实际发生额报销。办公耗材：办公耗材的采购应建立库存管理制度，根据实际使用情况进行采购和报销。每月办公耗材费用报销总额不得超过[X]元。4.通讯费标准手机话费：根据员工的岗位级别和工作需要，分为不同档次的标准进行报销：高层管理人员每月不超过[X]元；中层管理人员每月不超过[X]元；基层员工每月不超过[X]元。员工应提供正规的话费发票进行报销。固定电话费：按照实际发生的固定电话费发票进行报销。5.培训费标准参加外部培训课程：培训费用应根据培训课程的内容、重要性和必要性进行评估，经公司批准后，按照实际发生额报销。单次培训费用超过[X]元的，需提前提交详细的培训计划和预算报告。内部培训费用：内部培训费用应根据培训的实际支出进行报销，包括教材费、讲师费等。内部培训费用应严格控制，确保培训效果与费用支出相匹配。6.会议费标准会议场地租赁费用：根据会议的规模和需求，选择合适的会议场地，会议场地租赁费用应控制在预算范围内。单次会议场地租赁费用不得超过[X]元。会议设备租赁费用：根据会议的需要，合理租赁会议设备，会议设备租赁费用应根据实际发生额报销。单次会议设备租赁费用不得超过[X]元。会议资料印刷费用：会议资料印刷应根据会议的实际需求进行，避免浪费。会议资料印刷费用每次不得超过[X]元。参会人员的餐饮、住宿费用：参会人员的餐饮、住宿费用按照差旅费标准执行。四、报销流程1.费用发生员工在开展业务活动过程中发生费用支出时，应取得合法、有效的报销凭证，如发票、收据等，并确保报销凭证上的信息准确、完整，包括发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额等。2.填写报销单员工应在费用发生后及时填写报销单，按照报销单上的格式和要求，详细填写报销日期、报销部门、报销人姓名、费用明细、金额、报销事由等信息。报销单应使用黑色或蓝色中性笔填写，不得涂改。3.粘贴报销凭证将取得的报销凭证按照费用类别和时间顺序整齐粘贴在报销单背面，确保凭证粘贴牢固、平整，便于审核。粘贴时应注意凭证的正面朝上，不得覆盖报销单上的关键信息。4.部门负责人审批报销人将填写完整并粘贴好报销凭证的报销单提交给所在部门负责人进行审批。部门负责人应根据公司的业务情况和财务制度，对报销事项的真实性、合理性进行审核，确认无误后在报销单上签署审批意见并签字。部门负责人应对本部门的报销费用进行严格把关，确保费用支出符合公司规定和业务需求。5.财务审核报销单经部门负责人审批后，提交至财务部门进行审核。财务人员应按照国家法律法规、财务制度以及公司相关规定，对报销凭证的真实性、合法性、有效性进行审核，检查报销单填写是否规范、费用明细是否清晰、金额计算是否准确、报销标准是否符合规定等。对于不符合要求的报销单，财务人员应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关信息。财务审核通过后，在报销单上签署审核意见并签字。6.分管领导审批对于金额较大或涉及重要业务的报销事项，需经分管领导审批。分管领导应根据公司的整体战略和业务规划，对报销事项进行全面审查，确保费用支出与公司目标一致。分管领导在报销单上签署审批意见并签字。7.总经理审批超过一定金额标准的报销事项，还需经总经理审批。总经理对公司的财务状况和重大决策负责，应对重大报销事项进行最终审核。总经理在报销单上签署审批意见并签字。8.报销支付报销单经各级领导审批通过后，财务部门根据公司的资金状况和支付流程，安排报销款项的支付。对于符合支付条件的报销，财务人员将按照报销人的要求，通过银行转账、现金支付等方式将报销款项支付给报销人。报销人应确保提供的收款信息准确无误，以便财务部门顺利支付报销款项。五、报销凭证要求1.发票发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票上应加盖发票专用章。发票内容应与实际发生的经济业务相符，包括商品或服务名称、数量、单价、金额等。发票的开具日期应在费用发生期间内，不得使用过期发票进行报销。发票如有涂改、刮擦、挖补等情况，应视为无效发票，不得作为报销凭证。2.收据对于确实无法取得发票的费用支出，可以使用财政部门监制的收据作为报销凭证。收据上应加盖收款单位的财务专用章或发票专用章，收据内容应完整、准确，包括收款日期、收款单位名称、付款单位名称、收款金额、收款事由等。收据的使用应符合国家法律法规和财务制度的规定，不得使用白条或其他非法票据进行报销。3.其他凭证除发票和收据外，其他能够证明费用发生真实性和合理性的凭证，如合同、协议、文件、审批单等，也应作为报销凭证的附件一并提交。这些凭证应与报销单上的信息相互印证，共同证明费用支出的合法性和必要性。六、报销时间规定1.员工应在费用发生后的[X]个工作日内填写报销单，并提交相关审批。2.每月[具体日期]为集中报销时间，财务部门在集中报销时间内对员工提交的报销单进行审核和支付。3.对于紧急事项需要提前报销的，员工应向财务部门说明情况，并经财务部门同意后，可在费用发生后及时办理报销手续。七、特殊情况处理1.出差期间因工作需要临时改变行程员工在出差期间因工作需要临时改变行程的，应及时向部门负责人和财务部门报告。如因行程改变导致交通费用、住宿费用等发生变化的，应按照实际发生的费用进行报销，并提供相关的证明材料，如行程变更通知、新订机票或酒店的发票等。2.多人共同出差多人共同出差的，应根据实际情况分别填写报销单。如多人共同乘坐交通工具、住宿等费用需要分摊的，应在报销单上注明分摊情况，并提供相关的费用明细和分摊依据。3.预借差旅费员工因出差需要预借差旅费的，应填写《预借差旅费申请表》，注明预借金额、出差时间、出差地点等信息，经部门负责人、财务部门审核、分管领导审批后，到财务部门办理借款手续。预借的差旅费应在出差结束后及时办理报销手续，冲销借款。如预借差旅费超过实际报销金额的，应及时归还剩余款项。4.报销金额与实际支付金额不一致如报销金额与实际支付金额不一致，报销人应在报销单上注明原因，并提供相关的证明材料。财务部门在审核时，应根据实际情况进行核实，如确实存在合理差异的，应按照实际支付金额进行报销。八、监督与检查1.公司财务部门应定期对员工的