防治小金库财务制度

PAGE防治小金库财务制度一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范财务行为，防范“小金库”现象的发生，确保公司资金安全、高效运作，维护公司及全体员工的合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构及全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和财经纪律，确保公司财务活动合法合规。2.真实性原则：财务信息真实、准确、完整，如实反映公司财务状况和经营成果。3.完整性原则：涵盖公司所有财务收支活动，杜绝任何形式的财务漏洞。4.制衡性原则：建立健全财务内部控制体系，实现不相容岗位相互分离、相互制约。二、财务收支管理（一）收入管理1.收入范围界定公司的各项营业收入，包括产品销售收入、服务收入、租金收入等。投资收益，如股息、利息、股权转让收益等。其他收入，如政府补助、捐赠收入等。2.收入确认原则按照权责发生制原则，在收入实现时及时确认。对于销售商品收入，同时满足下列条件时予以确认：企业已将商品所有权上的主要风险和报酬转移给购货方；企业既没有保留通常与所有权相联系的继续管理权，也没有对已售出的商品实施有效控制；收入的金额能够可靠地计量；相关的经济利益很可能流入企业；相关的已发生或将发生的成本能够可靠地计量。3.收入核算要求各项收入应通过公司统一的财务核算系统进行核算，确保收入记录准确、完整。严禁设立账外账核算收入，不得将收入截留、转移至其他账户或个人。对于现金收入，应及时缴存银行，不得坐支现金。（二）支出管理1.支出审批流程所有支出应按照规定的审批流程进行审批，确保支出合理、合规。一般支出审批流程：经办人填写费用报销单，注明支出事由、金额、附件等，经部门负责人审核签字后，报财务部门审核，财务部门审核通过后，报公司领导审批。重大支出审批流程：对于金额较大的支出，如重大投资、大额采购等，应在经办人提出申请后，由相关部门进行可行性研究和论证，提交详细的报告，经公司领导班子集体审议后，报财务部门审核，最后报公司董事会或股东会审批（根据公司章程规定）。2.支出标准制定根据公司实际情况，制定各项费用支出标准，如差旅费标准、业务招待费标准、办公用品采购标准等。费用支出标准应明确具体，具有可操作性，并根据市场变化和公司经营情况适时进行调整。3.支出核算要求各项支出应取得合法有效的票据，作为记账凭证的附件。严格按照国家法律法规和公司财务制度规定的费用开支范围进行核算，不得将不属于公司支出的费用列入公司账目。对于预付款项，应建立台账进行管理，及时跟踪款项的支付和结算情况，确保预付款项的安全。三、货币资金管理（一）现金管理1.现金库存限额根据公司日常现金支出需要，合理核定现金库存限额。现金库存限额一般按照不超过公司35天的日常零星开支所需确定。2.现金收支规定公司现金收入应于当日送存开户银行，如当日送存确有困难的，由开户银行确定送存时间。公司支付现金，可以从本单位库存现金限额中支付或者从开户银行提取，不得从本单位的现金收入中直接支付（即坐支）。因特殊情况需要坐支现金的，应当事先报经开户银行审查批准，由开户银行核定坐支范围和限额。从开户银行提取现金，应当写明用途，由本单位财会部门负责人签字盖章，经开户银行审核后，予以支付现金。3.现金盘点制度财务部门应定期对库存现金进行盘点，确保账实相符。现金盘点应至少每月进行一次，由出纳人员自行盘点，编制现金盘点表，财务负责人进行监盘。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应的处理。（二）银行存款管理1.银行账户管理公司应严格按照国家法律法规和银行开户管理规定，开立、变更和撤销银行账户。银行账户的开立、变更和撤销应报公司财务部门审核，并经公司领导批准。严禁出租、出借银行账户，不得利用银行账户为其他单位或个人套取现金。2.银行存款收付管理公司银行存款的收付应通过公司指定的银行账户进行，不得通过个人账户或其他非公司账户进行结算。银行存款收付业务应严格按照财务制度规定的审批流程进行审批，确保资金收付安全、准确。每月末，财务部门应取得银行对账单，编制银行存款余额调节表，核对银行存款账目，确保账实相符。如发现未达账项，应及时查明原因，并进行相应的处理。四、票据及印章管理（一）票据管理1.票据种类及购买公司涉及的票据主要包括发票、收据、支票等。票据的购买应指定专人负责，按照国家税务机关和银行的规定办理相关手续。购买票据时，应登记票据的种类、号码、数量、购买日期等信息，建立票据登记簿。2.票据使用票据使用应严格按照规定的用途和范围进行，不得转借、转让、代开票据。开具发票应按照发票管理办法的规定，如实填写发票内容，确保发票开具真实、准确、完整。收据的使用应符合公司财务管理规定，注明收款事由、金额等信息，并加盖公司财务专用章。支票的使用应严格按照支票管理规定进行，填写支票内容应清晰、准确，不得签发空头支票、远期支票。3.票据保管与核销票据应妥善保管，存放于安全、保密的场所，防止票据丢失、被盗、损毁。定期对票据的使用情况进行核对，确保已使用的票据存根联与记账联一致。票据使用完毕后，应及时办理核销手续，将票据存根联交回财务部门存档。对于作废的票据，应加盖“作废”戳记，并妥善保管，不得随意丢弃。（二）印章管理1.印章种类及保管公司印章主要包括公章、财务专用章、法人章、合同专用章等。印章应指定专人保管，实行“谁保管、谁负责”的原则。公章、财务专用章、法人章应分别由不同的人员保管，不得由一人同时保管两枚及以上重要印章。印章保管人员应妥善保管印章，不得将印章随意交予他人使用。如因工作需要临时借用印章的，应经公司领导批准，并办理相关借用手续，借用期间印章保管人员应全程监督印章使用情况。2.印章使用审批印章的使用应严格按照规定的审批流程进行审批，确保印章使用合法、合规。一般情况下，使用公章、财务专用章、法人章等重要印章，应填写印章使用申请表，注明使用事由、使用部门、使用人等信息，经部门负责人审核签字后，报公司领导审批。使用合同专用章签订合同，应按照合同审批流程进行审批，合同签订后，合同专用章保管人员应及时对合同进行编号、登记，并将合同副本交财务部门存档。3.印章刻制与注销印章的刻制应按照国家有关规定办理相关手续，由公司指定的刻章单位刻制。印章刻制完成后，应及时办理印章交接手续，登记印章的名称、规格、编号、启用日期等信息。因公司名称变更、机构撤销等原因需要注销印章的，应按照规定办理印章注销手续，将印章交回原审批机关或公安机关销毁，并在公司内部进行备案。五、财务监督与检查（一）内部审计监督1.内部审计机构设置公司应设立独立的内部审计机构，配备专业的内部审计人员，负责对公司财务收支、经济活动等进行审计监督。2.内部审计职责与权限内部审计机构应定期对公司财务制度的执行情况进行审计检查，及时发现和纠正存在的问题。内部审计人员有权查阅公司财务账目、凭证、报表等资料，有权对公司相关人员进行询问和调查，有权要求公司各部门提供与审计事项有关的文件、资料等。3.内部审计工作流程内部审计机构应根据公司实际情况制定年度审计计划，明确审计项目、审计范围、审计时间等。在实施审计前，应向被审计部门送达审计通知书，告知审计的目的、范围、时间等事项。审计过程中，应收集充分、适当的审计证据，编制审计工作底稿。审计结束后，应出具审计报告，提出审计意见和建议，对发现的问题提出整改要求，并跟踪整改情况。（二）财务检查1.定期财务检查公司财务部门应定期对各部门的财务收支情况进行检查，检查内容包括财务制度执行情况、会计凭证编制情况、财务报表真实性等。定期财务检查应至少每季度进行一次，检查结果应形成书面报告，报送公司领导，并向各部门通报。2.专项财务检查根据公司实际情况和管理需要，适时开展专项财务检查，如对重大项目资金使用情况的检查、对“小金库”专项治理的检查等。专项财务检查应制定详细的检查方案，明确检查目的、范围、重点、方法等，确保检查工作有序进行。专项财务检查结束后，应及时撰写检查报告，针对检查中发现的问题提出整改措施和建议，并跟踪整改落实情况。（三）外部监督检查配合1.积极配合税务机关检查公司应按照国家税收法律法规的规定，及时、准确地申报纳税，如实提供纳税资料。积极配合税务机关的税务检查工作，对于税务机关提出的问题，应认真对待，及时整改，并按照规定缴纳税款、滞纳金和罚款。2.配合其他外部监督检查公司应积极配合财政、审计、国资等部门的监督检查工作，如实提供相关资料，不得拒绝、隐匿或谎报。对于外部监督检查提出的意见和建议，应认真研究，制定整改措施，及时进行整改，并将整改情况书面报告相关部门。六、责任追究（一）违规行为界定1.设立“小金库”行为违反法律法规及公司财务制度规定，以各种名义私设账外账，存放资金或资产的行为。包括但不限于将公司收入不入账、截留资金设立账外账、虚列支出套取资金设立账外账等。2.其他违规财务行为违反财务收支管理规定，擅自扩大开支范围、提高开支标准的行为。违反货币资金管理规定，坐支现金、挪用公款、出借银行账户等行为。违反票据及印章管理规定，转借、转让、代开票据，违规使用印章等行为。（二）责任追究方式1.经济处罚对于违规设立“小金库”及其他违规财务行为的直接责任人和相关责任人，公司将责令其退还违规所得，并根据情节轻重给予相应的经济处罚，如罚款、扣发奖金等。2.行政处分对于情节较为严重的违规行为，公司将给予相关责任人行政处分，如警告、记过、记大过、降级、撤职等。3.法律责任对于违反国家法律法规的违规行为，公司将依法追究相关责任人的法律责任，如移送司法机关处理等。（三）责任追究程序1.发现与调查公司内部审计机构、财务部门或其他相关部门在日常监督检查中发现违规行为后，应及时进行调查，收集相关证据，查明事实真相。2.认定与处理根据调查结果，认定违规行为的性质、责任主体和