贸易型中小企业财务制度

PAGE贸易型中小企业财务制度一、总则（一）制定目的本财务制度旨在规范贸易型中小企业的财务行为，加强财务管理和监督，提高资金使用效益，保障企业的健康发展，确保企业财务活动符合国家法律法规及行业标准要求。（二）适用范围本制度适用于[公司名称]及其所属各部门、分支机构的财务活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家有关法律法规和财务规章制度，依法进行财务核算和管理。2.真实性原则：财务信息应真实、准确、完整地反映企业的财务状况和经营成果。3.规范性原则：建立健全规范的财务流程和管理制度，确保财务工作有序进行。4.效益性原则：优化资源配置，提高资金使用效率，实现企业经济效益最大化。5.保密性原则：对涉及企业财务机密的信息予以严格保密，防止信息泄露。二、财务机构与人员设置（一）财务机构设置公司设立独立的财务部，负责公司的财务管理和会计核算工作。财务部应根据企业规模和业务需求，合理设置岗位，明确各岗位的职责和权限。（二）财务人员配备1.财务负责人：具备丰富的财务管理经验和专业知识，负责财务部的全面管理工作，制定财务战略和规划，参与企业重大决策，对企业财务状况和经营成果负责。2.会计人员：负责财务核算、账务处理、编制财务报表等工作，应具备相应的会计从业资格证书，并熟悉国家财务法规和会计准则。3.出纳人员：负责现金收付、银行结算、票据管理等工作，应具备良好的职业道德和责任心，严格遵守现金管理和银行结算制度。（三）财务人员职责分工1.财务负责人职责组织领导财务部的日常工作，制定和完善财务管理制度和流程。负责财务预算、成本控制、资金管理等工作，为企业决策提供财务支持。组织编制财务报表，定期进行财务分析，向管理层汇报企业财务状况和经营成果。负责与税务、银行等相关部门的沟通协调，维护企业良好的外部财务环境。对财务人员进行培训和考核，提高财务团队的整体素质和业务能力。2.会计人员职责按照国家财务法规和会计准则，负责企业日常会计核算工作，确保账务处理准确、及时。编制记账凭证，登记账簿，定期进行账目核对，保证账账相符、账实相符。负责财务报表的编制和报送工作，确保报表数据真实、准确、完整。协助财务负责人进行财务分析，提供相关财务数据和信息。将财务资料整理归档，妥善保管，以备查阅。3.出纳人员职责严格遵守现金管理和银行结算制度，办理现金收付和银行结算业务。负责现金日记账和银行存款日记账的登记工作，做到日清月结。保管库存现金、有价证券、空白支票和收据等重要票据，确保安全。定期与会计核对账目，编制现金流量表，及时反映企业资金流动情况。协助其他财务工作，完成领导交办的其他任务。三、财务核算基础工作（一）会计凭证1.会计凭证应根据审核无误的原始凭证编制，确保凭证内容真实、完整、准确。2.记账凭证应按照规定的格式和内容填写，包括日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、附件张数等，并由制单人、审核人、记账人、会计主管等签字或盖章。3.原始凭证应具备合法有效的发票、收据、合同等，凭证上的各项内容应清晰、完整，符合国家税务法规和财务制度的要求。（二）会计账簿1.公司应设置总账、明细账、日记账等各类账簿，按照会计科目进行分类核算。2.账簿应按照规定的记账方法和程序进行登记，做到账页整洁、字迹清晰、数据准确。3.定期进行账簿核对，确保账账相符。总账与明细账、日记账之间应相互核对，发现差异及时查明原因并进行调整。（三）财务报表1.财务报表包括资产负债表、利润表、现金流量表及相关附表等，应按照国家统一的会计制度和会计准则编制。2.报表编制应做到数据真实、计算准确、内容完整、报送及时。财务负责人应认真审核报表数据，确保报表质量。3.定期对财务报表进行分析，通过对比分析、趋势分析等方法，揭示企业财务状况和经营成果的变化趋势，为企业决策提供依据。（四）会计档案管理1.会计档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务资料、银行对账单等各类财务资料。2.会计档案应按照规定的期限进行整理、装订和归档，妥善保管。保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限一般分为10年和30年。3.会计档案的查阅、借阅应履行严格的审批手续，确保档案安全和完整。未经批准，不得擅自查阅、复制或销毁会计档案。四、资金管理（一）资金预算管理1.财务部应根据企业的经营计划和发展战略，编制年度、季度和月度资金预算。资金预算应包括现金收入、现金支出、资金结余等内容，确保资金收支平衡。2.各部门应根据本部门的业务计划，向财务部提供详细的资金需求预测，配合财务部做好资金预算的编制工作。3.资金预算经管理层审批后，应严格执行。财务部应定期对资金预算的执行情况进行监控和分析，及时发现问题并采取措施进行调整。（二）现金管理1.公司应严格遵守现金管理制度，控制现金使用范围。现金结算应限于规定的零星支出和符合现金管理规定的其他支出。2.现金收入应及时存入银行，不得坐支现金。出纳人员应每日盘点库存现金，确保账实相符。如发现现金短缺或溢余，应及时查明原因并进行处理。3.严格控制现金库存限额，超出限额的现金应及时存入银行。库存现金限额由财务部根据企业实际情况提出申请，报开户银行核定。（三）银行存款管理1.公司应按照国家银行结算制度的规定，开立银行账户，并严格遵守银行账户管理规定。银行账户的开立、变更和撤销应报财务部备案。2.出纳人员应定期核对银行存款账目，编制银行存款余额调节表，及时发现未达账项并进行处理。银行存款余额调节表应由会计人员审核签字。3.加强银行存款的安全管理，妥善保管银行印鉴、支票等重要票据。支票的签发应严格按照规定的程序进行，确保资金安全。（四）资金审批流程1.日常费用支出审批流程费用报销人填写费用报销单，注明费用事由、金额、附件张数等，并签字。部门负责人审核费用的合理性和真实性，签字确认。财务人员审核报销凭证的合法性、合规性和准确性，签字审核。总经理审批，超过一定金额的费用支出需经董事会审批。出纳人员根据审批后的报销单支付款项。2.重大资金支出审批流程项目负责人提出重大资金支出申请，详细说明支出的必要性、金额、用途等。财务部对资金支出的可行性进行评估，提出意见和建议。管理层组织相关部门进行论证，评估项目的风险和收益。董事会审议通过重大资金支出事项。按照审批意见办理资金支付手续。五、应收账款管理（一）应收账款管理制度1.建立健全应收账款管理制度，明确应收账款的管理职责和流程。销售部门负责应收账款的催收工作，财务部负责应收账款的核算和监控工作。2.加强对客户信用的评估和管理，建立客户信用档案。根据客户的信用状况，制定合理的信用政策，确定信用额度和信用期限。3.销售合同应明确付款方式、结算期限等条款，确保应收账款的回收有明确的依据。（二）应收账款核算与监控1.财务部应及时对应收账款进行核算，准确记录应收账款的发生、收回等情况。定期编制应收账款账龄分析表，分析应收账款的账龄结构和回收情况。2.加强对应收账款的监控，及时发现逾期账款。对于逾期账款，应及时通知销售部门进行催收，并跟踪催收进展情况。3.定期对应收账款进行减值测试，根据客户的信用状况和还款能力，合理计提坏账准备。坏账准备的计提应符合国家财务法规和会计准则的要求。（三）应收账款催收措施1.销售部门应建立应收账款催收责任制，明确催收人员的职责和任务。对于逾期账款，应采取多种催收方式，如电话催收、函件催收、上门催收等。2.对于长期拖欠的应收账款，可考虑通过法律途径进行追讨。在采取法律措施前，应充分评估法律风险和成本，并报管理层批准。3.加强与客户的沟通和协调，了解客户的经营状况和还款困难，共同协商解决方案，争取及时收回账款。六、存货管理（一）存货管理制度1.制定存货管理制度，明确存货的采购、验收、保管、发出、盘点等环节的管理要求和流程。2.建立存货分类管理制度，根据存货的性质和用途，将存货分为原材料、库存商品、周转材料等类别，分别进行管理。3.加强对存货采购的控制，建立供应商评估和选择机制。采购部门应根据生产经营需要，合理确定存货采购数量和时间，确保存货供应的及时性和合理性。（二）存货核算与计价1.财务部应按照国家会计准则的规定，对存货进行准确的核算。存货的计价方法应保持一致，不得随意变更。2.存货的采购成本包括购买价款、相关税费、运输费、装卸费、保险费以及其他可归属于存货采购成本的费用。3.定期对存货进行盘点，确保账实相符。盘点工作应由财务部、仓库管理部门等相关人员共同参与，盘点结果应及时记录并编制盘点报告。（三）存货保管与控制1.仓库管理部门应负责存货的保管工作，确保存货的安全和完整。仓库应具备良好的仓储条件，分类存放存货，设置明显的标识。2.建立存货出入库管理制度，严格执行出入库手续。存货的出入库应凭相关凭证办理，确保出入库数量准确、记录及时。3.加强对存货的日常监控，定期检查存货的质量状况。对于变质、损坏等存货，应及时进行处理，避免损失扩大。七、成本费用管理（一）成本费用核算原则1.按照权责发生制原则进行成本费用核算，凡是本期已经发生或应当负担的费用，不论款项是否收付，都应作为本期的成本费用；凡是不属于本期的成本费用，即使款项已在本期收付，也不应作为本期的成本费用。2.成本费用核算应遵循相关性原则，即成本费用应与企业的生产经营活动相关，能够准确反映企业的经营成果。3.成本费用核算应采用合理的方法，确保成本费用的计算准确、合理。成本费用的分配应按照受益原则进行，受益多的多负担，受益少的少负担。（二）成本费用控制措施1.建立成本费用预算管理制度，根据企业的经营目标和成本费用历史数据，编制年度、季度和月度成本费用预算。成本费用预算应分解到各部门和各项目，作为成本费用控制的依据。2.加强对成本费用支出的审批管理，严格执行成本费用审批流程。对于超预算的成本费用支出，应进行专项审批。3.定期对成本费用进行分析，找出成本费用控制的关键点和存在的问题。通过对比分析、趋势分析等方法，提出改进措施，降低成本费用水平。（三）成本费用核算方法1.贸易型企业的成本主要包括采购成本、运输成本、仓储成本等。采购成本应按照实际发生额进行核算，运输成本和仓储成本应根据相关费用凭证进行归集和分配。2.费用核算应按照费用的性质和用途进行分类核算，如销售费用、管理费用、财务费用等。各项费用应按照规定的核算方法进行计算和分摊。3.对于共同费用的分摊，应选择合理的分摊标准。如运输费用可按照货物重量、体积、运输里程等进行分摊；仓储费用可按照存货数量、占用面积等进行分摊。八、利润分配管理（一）利润分配原则1.公司的利润分配应遵循国家法律法规和公司章程的规定，兼顾股东利益和企业发展需要。2.在保证企业正常经营和发展的前提下，合理分配利润，确保股东获得合理的投资回报。3.利润分配应保持连续性和稳定性，不得随意改变利润分配政策。（二）利润分配顺序1.弥补以前年度亏损。企业应首先用当年利润弥补以前年度亏损，弥补亏损后的余额再进行后续分配。2.提取法定盈余公积。按照当年净利润的一定比例提取法定盈余公积，法定盈余公积的提取比例一般为10%。法定盈余公积累计额达到注册资本的50%以上时，可以不再提取。3.提取任意盈余公积。根据企业的实际情况和发展需要，经股东大会决议，可以提取任意盈余公积。4.向股东分配利润。在完成上述分配后，剩余利润可按照股东的持股比例向股东分配。（三）利润分配决策程序1.财务部根据企业的财务状况和经营成果，编制年度利润分配预案。利润分配预案应包括可供分配的利润、利润分配的顺序、各分配项目的金额等内容。2.利润分配预案经管理层审议后，提交股东大会审议通过。股东大会应按照法定程序对利润分配预案进行表决，形成最终的利润分配决议。3.财务部按照股东大会的决议进行利润分配的账务处理，并及时公告利润分配情况。九、税务管理（一）税务管理制度1.建立健全税务管理制度，加强对税务工作的管理和监督。财务部应指定专人负责税务工作，确保税务工作的准确性和合规性。2.及时了解国家税收政策的变化，按照税收法规的要求进行税务核算和申报。加强与税务机关的沟通和协调，依法履行纳税义务。3.定期进行税务风险评估，识别和防范税务风险。对于重大税务事项，应及时咨询税务顾问或专业机构，确保税务处理的合法性和合理性。（二）税务核算与申报1.财务部应按照国家税收法规的规定，准确计算应纳税额，进行税务核算。税务核算应包括增值税、企业所得税、城市维护建设税、教育费附加等各类税费的计算。2.按时进行税务申报，确保申报数据的真实、准确、完整。申报期限前，应完成各项税费的申报工作，并及时缴纳税款。3.妥善保管税务申报资料和相关凭证，以备税务机关检查。税务申报资料应包括纳税申报表、财务报表、发票等各类资料。（三）税务筹划1.在合法合规的前提下，进行合理的税务筹划，降低企业税负。税务筹划应结合企业的经营特点和税收政策，选择合适的筹划方法和方案。2.加强对税收优惠政策的研究和利用，积极争取享受国家给予的税收优惠。如研发费用加计扣除、小微企业税收优惠等。3.避免税务违法行为，防范税务风险。严禁通过偷税、漏税、骗税等手段获取非法