珠宝公司公益活动管控办法

珠宝公司公益活动管控办法第一章总纲

1.1制定依据与目的

1.1.1制定依据

本制度依据《中华人民共和国慈善法》《中华人民共和国公司法》《中华人民共和国公益事业捐赠法》等国家法律法规，参照《慈善组织会计制度》《社会捐赠资金使用管理办法》等行业标准，结合《联合国全球契约》《联合国可持续发展目标》等国际公约要求，以及公司《企业社会责任战略规划》《内部控制基本规范》等内部战略文件制定。

1.1.2制定目的

针对公司公益活动管理中存在的流程分散、风险管控不足、资源协同效率不高等问题，本制度旨在规范公益活动全流程管理，实现价值创造（提升品牌形象、履行社会责任）、风险防控（确保合规合法、防范运营风险）与效率提升（优化资源配置、加速业务响应），构建“制度-流程-表单-责任”四维一体管理闭环。

1.2适用范围与对象

1.2.1适用范围

本制度适用于公司所有部门及员工组织的公益活动，包括但不限于公益捐赠、志愿服务、环保倡议、社区合作等。涉及跨境公益活动的，需同时遵守《跨国经营合规管理办法》及当地法律法规。

1.2.2适用对象

本制度覆盖公司全体正式员工、外包服务单位及合作机构，其中涉及资金支付的需同时符合《支付结算管理办法》要求。临时合作单位需通过《第三方合作管理办法》备案，明确合规责任。例外场景包括员工自发组织的非营利性公益行为，但需向人力资源部报备，纳入年度社会责任报告统计。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则

所有公益活动需符合国家及地区法律法规，避免利益输送与商业贿赂风险。涉及跨境活动的，需通过《反洗钱合规管理办法》进行尽职调查。

1.3.2权责对等原则

决策机构、执行机构与监督机构需明确权责边界，重大事项审批需经《重大决策管理办法》备案。

1.3.3风险导向原则

高风险活动（如涉及敏感地区或金额超过500万元人民币的捐赠）需通过《风险评估管理办法》进行专项评估，评估结果作为审批依据。

1.3.4效率优先原则

常规公益活动审批时限不超过3个工作日，通过OA系统实现电子化审批，紧急事项经总经理特批可突破时限但需附风险评估报告。

1.3.5持续改进原则

每年通过《内部控制自我评价办法》对公益活动管理效果进行评估，评估结果作为制度修订依据。

1.4制度地位与衔接

1.4.1制度层级

本制度为专项管理制度，层级低于《内部控制基本规范》但高于部门级操作指引，与《财务报销管理办法》《合同管理办法》等制度存在以下衔接关系：

（1）公益活动资金支出需同时符合《财务报销管理办法》第5.3条付款审批流程；

（2）涉及第三方合作需符合《合同管理办法》第6.2条合作协议签订要求。

1.4.2冲突处理规则

若本制度与关联制度存在冲突，以本制度为准，但涉及跨境活动的需同时遵守《跨国经营合规管理办法》第3.1条属地优先原则。

第二章领导机构与职责

2.1管理组织架构

公司公益活动管理采用“董事会主导、管理层执行、内控监督”的三级架构，具体层级关系如下：

（1）董事会作为决策最高机构，通过《董事会会议议事规则》第4.2条审议年度公益活动预算；

（2）总经理办公会负责审批单项金额超过100万元人民币的公益活动方案，审批结果报董事会备案；

（3）内控部通过《内控手册》第10.5条对公益活动的合规性进行事前、事中、事后监督。

2.2决策机构与职责

2.2.1股东会

（高）负责审议年度公益活动战略规划（金额超过1000万元人民币的捐赠需经股东会审批）。

2.2.2董事会

（高）负责审议年度公益活动预算（金额上限≤5000万元人民币）、重大捐赠方案及跨境公益活动清单，通过《董事会会议议事规则》第4.2条形成决议。

2.2.3总经理办公会

（中）负责审批单项公益活动方案（金额100万元≤X≤500万元人民币），审批结果需提交董事会专项报告。

2.3执行机构与职责

2.3.1公共事务部（主责）

（中）负责制定年度公益活动计划（需经内控部《风险评估管理办法》第5.1条评估），通过《OA系统》发起活动申请，每季度向总经理办公会汇报执行进度。

2.3.2人力资源部（配合）

（中）负责员工志愿服务管理（参照《员工志愿服务管理办法》第3.2条积分制度），统计参与人数纳入绩效考核。

2.3.3财务部（配合）

（高）负责公益活动资金核算（需符合《慈善组织会计制度》第7.4条捐赠收入准则），每月向内控部提供资金使用情况。

2.4监督机构与职责

2.4.1内控部

（高）通过《内控手册》第10.7条对公益活动执行情况进行现场核查，核查标准包括：

（1）资金使用符合《财务报销管理办法》第5.1条比例要求（如捐赠支出不超过年度总收入的1%）；

（2）跨境活动需通过《反洗钱合规管理办法》第6.3条完成尽职调查；

（3）重大活动需留存《活动记录表》（见附件B）电子版及纸质双备份。

2.4.2审计部

（中）每年通过《专项审计计划》对金额超过200万元的公益活动进行审计，审计报告需同时提交至董事会及总经理办公会。

2.4.3合规部

（中）负责涉外公益活动合规性审查（参照《联合国全球契约》第10项原则），审查结果作为《OA系统》审批的强制校验条件。

2.5协调与联动机制

2.5.1跨部门协调机制

成立由公共事务部牵头、内控部配合的“公益活动协调小组”，每月通过《协调会议纪要》（见附件C）解决跨部门问题。

2.5.2涉外业务联动机制

涉及跨境公益活动时，需通过《跨国经营合规管理办法》第5.2条与当地监管机构建立联络机制，协调小组需增加法务部成员。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

3.1.1管理目标

（1）公益活动支出占总收入比例≤1%；

（2）年度公益活动参与员工覆盖率≥30%；

（3）跨境公益活动合规差错率≤0.5%。

3.1.2核心KPI

（中）公益活动审批时效≤3个工作日；

（高）重大捐赠方案提交董事会审议周期≤5个工作日；

（中）公益活动资金使用误差率≤1%。

3.2专业标准与规范

3.2.1公益捐赠标准

（中）现金捐赠需通过《支付结算管理办法》第3.1条银行转账，禁止现金支付；实物捐赠需符合《慈善组织会计制度》第8.2条公允价值评估要求。

（高）涉及敏感地区（如冲突地区、疫区）的捐赠需经《风险评估管理办法》第4.3条特别审批。

3.2.2风险控制点及防控措施

（高）资金管理：通过《财务报销管理办法》第5.3条双签审批，关键岗位人员轮岗周期≤3年；

（中）信息披露：重大公益活动需在《公司年报》第10章披露，披露内容需经合规部《信息披露管理办法》第6.2条审查；

（中）合同管理：涉及第三方合作需签订《公益活动合作协议》（见附件D），协议需包含《合同管理办法》第7.1条不可抗力条款。

3.3管理方法与工具

3.3.1管理方法

（中）采用PDCA循环管理公益活动，具体流程为：

（1）Plan阶段通过《OA系统》制定年度计划（参考《项目管理办法》第4.2条模板）；

（2）Do阶段使用《活动执行表》（见附件E）跟踪进度；

（3）Check阶段通过《内控手册》第10.7条开展现场核查；

（4）Act阶段通过《绩效考核管理办法》第8.3条将改进措施纳入部门考核。

3.3.2管理工具

（高）ERP系统需对接公益活动模块，实现资金流、信息流、票据流同步管理；

（中）CRM系统需记录员工志愿服务时长，数据作为《人力资源管理办法》第9.2条培训积分依据；

（中）数字化工具需符合《信息系统安全管理办法》第5.1条数据加密要求，跨境数据传输需通过《数据出境安全评估办法》第7.4条备案。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

公益活动管理主流程分为五个阶段：

（1）策划阶段：公共事务部通过《OA系统》提交年度计划，内控部参照《风险评估管理办法》第5.1条开展风险评估，评估结果作为《总经理办公会会议纪要》附件；

（2）审批阶段：常规活动经公共事务部负责人审批（权限≤50万元人民币），重大活动需经总经理办公会审议，审议结果通过《董事会会议议事规则》第4.2条备案；

（3）执行阶段：执行单位通过《OA系统》填写《活动执行表》（见附件E），表单需包含参与人数、资金使用明细等字段，数据同步至ERP系统；

（4）归档阶段：所有电子文件需通过OA系统归档，纸质文件按《档案管理办法》第6.3条存档，存档期限≥5年；

（5）评估阶段：公共事务部通过《OA系统》提交《公益活动评估表》（见附件F），评估表需包含《内控手册》第10.7条要求的核查结果。

4.2子流程说明

4.2.1跨境公益活动子流程

（1）前期准备：通过《跨国经营合规管理办法》第5.2条完成当地法律法规尽职调查，调查报告作为《OA系统》审批的强制附件；

（2）执行监控：通过ERP系统实时监控资金流向，异常交易需触发《反洗钱合规管理办法》第6.3条预警流程；

（3）后续管理：活动结束后需通过《数据出境安全评估办法》第7.4条完成数据归档，归档文件需经合规部《信息披露管理办法》第6.2条审查。

4.2.2员工志愿服务子流程

（1）报名阶段：员工通过《人力资源管理系统》提交《员工志愿服务申请表》（见附件G），系统自动校验《员工手册》第8.1条服务时长要求；

（2）审批阶段：部门负责人通过《OA系统》审批（权限≤100小时/年），审批结果同步至CRM系统；

（3）激励阶段：服务时长超过50小时的员工可通过《绩效考核管理办法》第8.3条获得额外培训积分。

4.3流程关键控制点

4.3.1风险控制点及核查方式

（高）资金审批：ERP系统自动校验《财务报销管理办法》第5.3条双签审批，审批失败触发《总经理办公会会议纪要》人工干预；

（中）合规性核查：通过《OA系统》内置《反洗钱合规管理办法》第6.3条校验规则，校验失败需附《风险评估管理办法》第5.1条评估报告；

（中）信息披露核查：CRM系统自动校验《公司年报》第10章披露数据，校验失败触发《信息披露管理办法》第6.2条人工复核。

4.3.2高风险点防控措施

（高）重大捐赠（金额>500万元人民币）：需通过《OA系统》触发双重校验，校验内容包括：

（1）ERP系统校验《财务报销管理办法》第5.3条付款审批完整度；

（2）《风险评估管理办法》第5.1条校验评估报告。

4.4流程优化机制

4.4.1优化发起条件

（中）当公益活动审批平均耗时超过4个工作日时，公共事务部需通过《OA系统》提交《流程优化申请表》（见附件H），申请表需包含《内控手册》第10.6条改进建议。

4.4.2优化评估流程

（中）每年通过《内部控制自我评价办法》对流程优化效果进行评估，评估结果作为《总经理办公会会议纪要》修订依据。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

5.1.1权限分配逻辑

权限分配遵循“业务类型+金额/等级+岗位层级”三级模型，具体规则如下：

（1）业务类型：公益捐赠、志愿服务、环保倡议等；

（2）金额/等级：常规（≤50万元）-重大（>50万元）；

（3）岗位层级：基层员工-部门负责人-总经理。

5.1.2权限分配示例

（中）常规公益捐赠（金额≤50万元人民币）由公共事务部负责人审批；

（中）重大公益捐赠（金额501万元≤X≤1000万元人民币）由总经理审批；

（高）跨境公益活动（金额>1000万元人民币）需经董事会审议。

5.2审批权限标准

5.2.1审批层级与时效

（中）公益活动审批需通过《OA系统》逐级审批，审批路径包括：

（1）基层员工申请→部门负责人审批（常规业务1个工作日，重大业务3个工作日）；

（2）部门负责人申请→公共事务部负责人审批（常规业务2个工作日，重大业务4个工作日）；

（3）总经理申请→总经理办公会审议（常规业务3个工作日，重大业务5个工作日）。

5.2.2越权审批禁止

（高）禁止越权审批，审批失败需通过《总经理办公会会议纪要》启动人工干预流程，干预结果需经合规部《信息披露管理办法》第6.2条审查。

5.3授权与代理机制

5.3.1授权规范

（中）授权需通过《OA系统》发起《授权委托书》（见附件I），授权范围包括：

（1）金额≤30万元人民币的常规公益活动审批；

（2）临时代理审批最长15个工作日，到期后需重新申请授权。

5.3.2代理要求

（中）临时代理需附《员工手册》第8.1条授权人书面委托，代理审批权限不得超出授权范围。

5.4异常审批流程

5.4.1紧急审批

（中）紧急事项（如自然灾害救援）可申请加急审批，加急审批需通过《OA系统》提交《紧急事项审批申请表》（见附件J），申请表需包含《风险评估管理办法》第5.1条风险评估报告。

5.4.2补批规范

（中）越权审批需通过《OA系统》提交《补批申请表》（见附件K），补批结果需经《总经理办公会会议纪要》备案。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1操作规范

（中）所有公益活动需通过《OA系统》发起，系统自动校验《财务报销管理办法》第5.3条付款审批、通过《反洗钱合规管理办法》第6.3条尽职调查报告等合规性要求。

6.1.2痕迹留存要求

（高）电子文件需通过OA系统归档，纸质文件需通过《档案管理办法》第6.3条存档，存档文件需包含《活动记录表》（见附件B）电子版及纸质双备份。

6.2监督机制设计

6.2.1三位一体监督机制

（中）监督机制包括：

（1）日常监督：通过ERP系统监控资金流向，异常交易触发《反洗钱合规管理办法》第6.3条预警流程；

（2）专项监督：内控部通过《内控手册》第10.7条对重大活动进行现场核查；

（3）突击检查：审计部通过《专项审计计划》对金额超过200万元的公益活动进行突击检查。

6.2.2内控环节嵌入

（高）嵌入三个关键内控环节：

（1）事前控制：通过《风险评估管理办法》第5.1条对公益活动进行评估；

（2）事中控制：通过ERP系统监控资金支付，支付前需校验《财务报销管理办法》第5.3条审批完整度；

（3）事后控制：通过CRM系统统计参与人数，数据作为《人力资源管理办法》第9.2条培训积分依据。

6.3检查与审计

6.3.1检查频次与内容

（中）日常检查每月不少于一次，专项审计每年至少一次，检查内容包括：

（1）资金使用是否符合《财务报销管理办法》第5.3条比例要求（如捐赠支出不超过年度总收入的1%）；

（2）跨境活动是否通过《反洗钱合规管理办法》第6.3条完成尽职调查；

（3）所有文件是否通过OA系统归档，存档期限是否≥5年。

6.3.2审计结果应用

（高）审计报告需同时提交至董事会及总经理办公会，报告需包含《内控手册》第10.7条要求的整改要求，整改结果需通过《绩效考核管理办法》第8.3条纳入部门考核。

6.4执行情况报告

6.4.1报告周期与内容

（中）执行情况报告周期包括：月度报告（通过《OA系统》提交《公益活动月度报告表》）、季度报告（通过《OA系统》提交《公益活动季度报告表》）及年度报告（通过《OA系统》提交《公益活动年度报告表》），报告需包含以下内容：

（1）当期公益活动执行情况（含《活动记录表》电子版）；

（2）资金使用明细（需符合《财务报销管理办法》第5.3条要求）；

（3）风险事件及应对措施（需符合《风险评估管理办法》第5.1条要求）；

（4）改进建议（需符合《内控手册》第10.6条要求）。

6.4.2报告应用

（中）报告数据作为《总经理办公会会议纪要》及《绩效考核管理办法》第8.3条考核依据。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

7.1.1考核指标体系

（中）考核指标包括：

（1）数量指标：公益活动参与员工覆盖率、资金使用规模；

（2）质量指标：资金使用合规率、活动参与积极性；

（3）效率指标：审批时效、问题整改完成率。

7.1.2权重分配

（中）权重分配为：数量指标30%、质量指标40%、效率指标30%。

7.2评估周期与方法

7.2.1评估周期

（中）考核周期为季度考核（通过《OA系统》提交《绩效考核季度报告》）、年度考核（通过《OA系统》提交《绩效考核年度报告》）及专项考核（通过《OA系统》提交《绩效考核专项报告》）。

7.2.2评估方法

（中）评估方法包括：

（1）数据统计：通过ERP系统统计资金使用情况；

（2）现场核查：通过《内控手册》第10.7条对重大活动进行现场核查；

（3）问卷调查：通过CRM系统收集员工满意度数据。

7.3问题整改机制

7.3.1整改流程

（高）整改流程为：发现→立项→整改→复核→销号，整改时限按以下分类：

（1）一般问题≤7个工作日；

（2）较重问题≤15个工作日；

（3）重大问题≤30个工作日。

7.3.2责任追溯

（中）整改结果需通过《绩效考核管理办法》第8.3条纳入部门考核，重大问题需启动《责任追究管理办法》第6.2条问责程序。

7.4持续改进流程

7.4.1改进建议收集

（中）通过《OA系统》收集《流程优化申请表》（见附件H），建议需包含《内控手册》第10.6条改进措施。

7.4.2改进评估与审批

（中）公共事务部通过《OA系统》提交《流程优化评估表》，评估结果需经总经理办公会审议。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

8.1.1奖励情形

（中）奖励情形包括：

（1）公益活动创新奖：对创新公益活动方案的部门奖励10万元人民币；

（2）突出贡献奖：对参与重大公益活动表现突出的员工奖励精神奖励及培训积分；

（3）优秀组织奖：对公益活动参与率超40%的部门奖励5万元人民币。

8.1.2奖励程序

（中）奖励程序为：申报→审核→审批→公示→发放，公示时间不少于3个工作日，奖励结果通过《OA系统》发布。

8.2违规行为界定

8.2.1违规行为分类

（高）违规行为按严重程度分类：

（1）一般违规：如《财务报销管理办法》第5.3条审批缺失1个节点；

（2）较重违规：如《反洗钱合规管理办法》第6.3条未尽到尽职调查义务；

（3）严重违规：如《合同管理办法》第7.1条未签订《公益活动合作协议》。

8.2.2判定标准

（中）判定标准参考《风险评估管理办法》第5.1条风险评估结果，高风险行为直接判定为较重违规。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚标准

（高）处罚标准按违规行为分类：

（1）一般违规：通报批评；

（2）较重违规：罚款1万元人民币，取消年度评优资格；

（3）严重违规：罚款5万元人民币，解除劳动合同。

8.3.2处罚程序

（中）处罚程序为：调查→取证→告知→审批→执行，处罚结果通过《OA系统》发布。

8.4申诉与复议

8.4.1申诉条件

（中）申诉条件为：收到处罚通知后3个工作日内，通过《OA系统》提交《申诉申请表》（见附件L），申诉表需包含《员工手册》第8.1条陈述意见。

8.4.2复议流程

（中）复议结果五个工作日内通过《OA系统》发布，复议决定为最终结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

9.1.1应急预案

（高）针对自然灾害救援类公益活动制定专项预案，预案需包含以下内容：

（1）应急组织机构：成立由总经理挂帅的应急指挥部，下设物资组、资金组、宣传组；

（2）响应流程：通过ERP系统实时监控资金流向，异常交易触发《反洗钱合规管理办法》第6.3条预警流程；

（3）处置措施：通过CRM系统统计参与人数，数据作为《人力资源管理办法》第9.2条培训积分依据；

（4）资源保障：通过《预算管理办法》第7.4条预留应急资金。

9.1.2危机公关

（中）危机公关责任主体为公共事务部，沟通口径需经合规部《信息披露管理办法》第6.2条审查，发布流程通过《OA系统》发布。

9.2例外情况处理

9.2.