家具公司客户信息保密细则（规则）

家具公司客户信息保密细则第一章总则

1.1制定依据与目的

本细则依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国个人信息保护法》《欧盟通用数据保护条例》（GDPR）、《个人信息保护技术规范》（GB/T35273）等国家法律法规及行业国际公约，结合《家具公司企业治理纲要》《家具公司数据安全管理制度》等内部战略文件，旨在规范客户信息收集、存储、使用、传输、删除等全生命周期管理，解决客户信息泄露、滥用等管理痛点，实现客户信息保护合规化、流程化、精细化，构建“价值创造、风险防控、效率提升”三位一体的管理闭环，支撑公司数字化转型与国际化经营战略。

1.2适用范围与对象

本细则适用于家具公司及其控股子公司所有业务领域，涵盖但不限于销售、市场、设计、生产、物流、客服等环节，涉及部门包括但不限于销售部、市场部、技术部、生产部、供应链部、客服中心、法务合规部、信息中心等。适用对象包括但不限于正式员工、实习生、外包服务商、第三方合作单位（如物流商、营销服务商）等所有可能接触客户信息的自然人及法人。例外场景包括但不限于经客户明确授权公开的客户评价、法律法规强制披露的司法案件信息等，此类场景需经法务合规部审批后方可执行，审批权限由总经理办公会核准。

1.3核心原则

1.3.1合规性原则：严格遵守国家及地区数据保护法律法规，确保客户信息处理活动合法合规。

1.3.2权责对等原则：明确各层级、各岗位客户信息保护责任，实现权利与义务对等。

1.3.3风险导向原则：聚焦高风险操作环节，实施差异化管控措施。

1.3.4效率优先原则：在保障安全的前提下，优化流程设计，提升客户信息处理效率。

1.3.5持续改进原则：定期评估客户信息保护效果，动态优化制度流程。

1.3.6平等自愿原则：客户信息收集前须取得明确授权，保障客户知情权与选择权。

1.4制度地位与衔接

本细则为公司基础性专项制度，与《家具公司内部控制基本规范》《家具公司合同管理办法》《家具公司信息安全管理制度》等关联制度构成客户信息保护制度体系。冲突时，以本细则为准，相关制度未覆盖事项由法务合规部补充制定。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司客户信息保护实行“董事会-风险管理委员会-法务合规部-业务部门”四级管理架构。董事会作为决策层，负责顶层设计；风险管理委员会作为监督层，统筹风险评估与监督；法务合规部作为执行层，制定并监督执行制度；业务部门作为操作层，落实具体流程。

2.2决策机构与职责

董事会下设风险管理委员会，负责审批重大客户信息保护政策（如跨境传输方案）、年度预算及重大违规事件处置。总经理办公会负责审批一般客户信息保护事项（如流程优化方案），决策范围需经风险管理委员会备案。

2.3执行机构与职责

2.3.1法务合规部：统筹客户信息保护制度建设，负责风险识别与评估，组织培训与考核。

2.3.2信息中心：负责客户信息系统安全防护，实施数据加密、访问控制等技术措施。

2.3.3销售部：作为客户信息主要收集部门，需确保收集行为符合客户授权范围，建立客户信息台账。

2.3.4各业务部门：落实本细则流程，对职责范围内客户信息保护负直接责任。

2.4监督机构与职责

内控部负责嵌入客户信息保护关键内控环节（如授权记录核查、数据脱敏应用），审计部每年至少开展一次专项审计。合规部负责日常监督，发现违规行为需在2个工作日内通报法务合规部处理。

2.5协调与联动机制

建立“客户信息保护联席会议”机制，由法务合规部牵头，每月召开一次，协调跨部门事项。涉外业务需增设属地法律顾问参与，确保符合GDPR等国际规则。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

-客户信息泄露事件发生率≤0.1%，重大事件0发生；

-客户信息授权同意率100%；

-跨境传输方案合规率100%；

-客户信息处理流程合规性检查符合率≥95%。

3.2专业标准与规范

3.2.1收集标准：遵循“最小必要”原则，仅收集与业务相关的客户信息，禁止预填表单。

3.2.2存储标准：采用加密存储，敏感信息（如身份证号）需脱敏处理，存储期限不超过客户需求或法律要求。

3.2.3传输标准：跨境传输需通过标准合同约束或适用“充分性认定”，传输路径需经信息中心评估。

3.2.4高风险点防控：

-高风险操作（如敏感信息收集）需双方法务合规部审批；

-电子合同签署需第三方存证机构佐证。

3.3管理方法与工具

-采用PDCA循环管理客户信息保护；

-运用风险矩阵评估操作等级，高风险操作需经法务合规部备案；

-应用CRM系统统一管理客户信息，权限由信息中心与业务部门联合配置。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

客户信息管理流程按“收集-存储-使用-共享-删除”主线展开：

1.收集环节：销售部需在客户明确同意后（书面/电子签名）收集，信息中心实时监控系统日志；

2.存储环节：信息中心加密存储，法务合规部季度抽查存储合规性；

3.使用环节：业务部门需填写《客户信息使用申请表》，经部门负责人审批；

4.共享环节：第三方共享需签订保密协议，信息中心记录传输路径；

5.删除环节：客户要求删除或存储期满后，法务合规部发起删除指令，信息中心执行并留存记录。

4.2子流程说明

4.2.1跨境传输子流程：

-业务部门提交《跨境传输申请表》，附风险评估报告；

-法务合规部审批，信息中心评估技术方案；

-需经客户书面同意或适用欧盟-美国隐私盾协议等合规机制。

4.2.2紧急使用子流程：

-紧急场景（如欺诈处置）需经法务合规部即时审批，信息中心优先处理。

4.3流程关键控制点

-收集环节：客户授权文件留存（电子/纸质）；

-使用环节：《客户信息使用申请表》审批记录；

-删除环节：信息中心执行确认函。

4.4流程优化机制

每年第四季度由法务合规部牵头，组织业务部门开展流程复盘，优化频次不低于2次/年。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“部门+岗位+操作类型”分配权限：

-销售部普通员工：仅可查询本区域客户信息；

-部门负责人：可审批本部门一般使用申请；

-法务合规部：可审批所有跨境传输申请。

5.2审批权限标准

-金额≤10万元业务，部门负责人审批；

-金额>10万元，需总经理审批；

-重大跨境传输需董事会审批。

5.3授权与代理机制

授权需书面形式，有效期不超过1年，临时代理需部门负责人备案。

5.4异常审批流程

紧急场景需加急通道，但需附风险评估报告，审批权限上移至法务合规部。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

6.1.1表单规范：所有客户信息表单需经法务合规部审核，编号为“JF-CIP-XXX”。

6.1.2痕迹留存：电子操作需系统日志记录，纸质流程需留存签字版。

6.2监督机制设计

内控部嵌入三个关键环节：

-审批记录核查；

-跨境传输路径追溯；

-敏感信息脱敏应用核查。

6.3检查与审计

6.3.1日常检查：法务合规部每月抽查10家门店；

6.3.2专项审计：审计部每年覆盖所有业务部门。

6.4执行情况报告

每月5日前由法务合规部提交《客户信息保护执行报告》，含风险事件、改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

-客户信息保护考核占部门绩效20%，含合规性（10分）、效率（5分）、创新（5分）。

7.2评估周期与方法

7.2.1月度评估：法务合规部统计指标达成情况；

7.2.2年度评估：结合审计结果综合评分。

7.3问题整改机制

整改流程按“发现-分析-处置-复核”推进，重大问题需法务合规部牵头。

7.4持续改进流程

基于PDCA循环，每年更新《客户信息保护风险评估报告》。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

奖励情形包括：

-首次发现漏洞并上报；

-年度考核优秀团队。

奖励标准：精神奖励为主，优秀团队奖励金额不超过部门年度预算5%。

8.2违规行为界定

8.2.1一般违规：如未及时更新客户信息授权；

8.2.2较重违规：如未经授权共享客户信息；

8.2.3严重违规：如导致客户信息泄露。

8.3处罚标准与程序

8.3.1处罚类型：警告、罚款（最高5000元/人）、降级；

8.3.2程序：调查取证→告知→听证（严重违规）→执行。

8.4申诉与复议

员工可向人力资源部申诉，人力资源部在收到申诉后5个工作日内组织复议。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

制定《客户信息安全事件应急预案》，明确：

-信息泄露事件分类标准；

-法务合规部牵头处置流程；

-跨境场景需同步通知境外法律顾问。

9.2例外情况处理

例外处理需附《例外情况审批单》，由法务合规部审批，信息中心记录。

9.3危机公关与善后

危机公关由市场部负责，需法务合规部提供支持，善后方案需经风险管理委员会审批。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本细则由法务合规部负责解释，解释意见报总经理办公会备案。

10.2相关制度索引

-《家具公司数据安全管理制度》（JF-DSM-2023）；

-《家具公司合同管理办法》（JF-CPM-2023）。

10.3修订与废止程序

修订需经董事会审议，修订版发布前需开展全员培训。