家具公司办公软件管理办法（规则）

家具公司办公软件管理办法第一章总则

1.1制定依据与目的

本制度依据《中华人民共和国网络安全法》《中华人民共和国数据安全法》《个人信息保护法》等国家法律法规，参考ISO27001信息安全管理体系标准及GDPR等国际数据保护公约，结合家具行业数字化转型与国际化经营需求，旨在规范公司办公软件管理，防范数据泄露、信息安全及运营风险，提升工作效率与价值创造能力。针对当前管理痛点，如软件资产不清、权限滥用、数据孤岛、跨境合规挑战等，核心目标在于构建全生命周期管理闭环，实现“制度-流程-表单-责任”四维协同管控。

1.2适用范围与对象

本制度覆盖公司所有部门及岗位，包括但不限于正式员工、外包服务人员及授权合作单位人员，涉及办公软件（如钉钉、企业微信、Office套件）、设计软件（如AutoCAD、SketchUp）、ERP系统（如SAP、用友）、CRM系统及各类云存储服务。例外场景包括经董事会批准的特殊项目试点，但需另行提交合规评估报告。

1.3核心原则

（1）合规性：严格遵守国家及目标市场法律法规，履行数据保护主体责任；

（2）权责对等：明确各层级、岗位权限与责任，禁止越权操作；

（3）风险导向：聚焦高敏感数据与关键业务场景，实施差异化管控；

（4）效率优先：优化审批流程，避免不必要的权限干预；

（5）持续改进：定期复盘，适配技术发展及业务变化；

（6）国际化适配：跨境数据传输需符合GDPR、CCPA等标准，签订标准合同。

1.4制度地位与衔接

本制度为专项性制度，处于公司制度体系第二层级，与《信息安全管理制度》《财务审批管理办法》《合同管理规范》等制度衔接，冲突时以本制度为准，重大事项需报合规部协调。

第二章组织架构与职责分工

2.1管理组织架构

公司办公软件管理实行“董事会-管理层-执行层-监督层”四层架构。董事会负责顶层决策，管理层（总经理办公会）统筹资源分配；执行层（IT部、各业务部门）负责日常管理；监督层（内控部、审计部）实施独立监督，确保制度有效落地。

2.2决策机构与职责

董事会负责批准年度软件采购预算、重大系统升级及跨境数据传输策略；总经理办公会审议季度预算执行、高风险场景授权方案，决策需经三分之二以上成员同意。

2.3执行机构与职责

（1）IT部：主责软件选型、集成与运维，建立资产台账，定期漏洞扫描；

（2）人力资源部：负责员工账号管理、权限初始分配及培训考核；

（3）各业务部门：主责本领域软件使用规范落地，配合IT部完成系统测试。

2.4监督机构与职责

（1）内控部：嵌入采购、授权、数据跨境三个关键内控环节，核查流程符合性；

（2）审计部：每年开展至少一次专项审计，重点覆盖敏感数据访问记录。

2.5协调与联动机制

建立跨部门软件管理联席会议（每季度一次），解决协同问题。涉外业务需增设属地合规顾问参与，确保数据传输协议符合目标国法律。

第三章专业领域管理标准

3.1管理目标与核心指标

（1）目标：软件资产完整率达100%，违规操作零发生，数据跨境传输合规率100%；

（2）KPI：采购审批时效≤3个工作日，系统故障响应≤2小时，员工培训覆盖率100%。

3.2专业标准与规范

（1）采购标准：优先选择符合ISO27001认证的供应商，签订包含数据保护条款的合同；

（2）使用规范：禁止使用未经审批的“影子IT”，个人设备接入需经风险评估；

（3）高风险控制点（高风险）：

①敏感数据存储（标注高）：ERP财务数据、CAD设计源文件，需加密存储并双备份；

②跨境传输（标注中）：欧美业务数据传输需签订标准合同，留存传输日志；

防控措施：部署数据防泄漏系统（DLP），建立传输白名单。

3.3管理方法与工具

（1）管理方法：采用全生命周期管理（选型-部署-使用-废弃），PDCA持续改进；

（2）工具应用：ERP对接OA审批流，CRM集成钉钉考勤数据，CRM需符合GDPR要求。

第四章业务流程管理

4.1主流程设计

（1）需求发起：业务部门填写《软件使用需求申请表》，IT部评估；

（2）审批执行：总经理办公会审批金额超50万元采购，部门主管审批日常使用；

（3）归档管理：IT部建立电子台账，纸质合同归档至档案室，保存5年。

4.2子流程说明

（1）账号管理：员工入职10日内完成账号开通，离职次日冻结，需经HR与IT双重确认；

（2）临时授权：使用《临时权限申请表》，审批人需说明原因，加急授权需直属上级签字。

4.3流程关键控制点

（1）数据出境（标注高）：需经法务部评估，内控部复核；

（2）系统升级（标注中）：测试阶段需覆盖20%用户，生产环境升级需暂停业务2小时以上。

4.4流程优化机制

每年6月由IT部牵头，内控部、业务部门参与复盘，形成优化报告提交总经理办公会。

第五章权限与审批管理

5.1权限矩阵设计

按“系统类型+金额+岗位层级”分级授权：

（1）金额≤10万元采购：部门主管审批；

（2）10万元＜金额≤100万元：分管副总审批；

（3）金额＞100万元：总经理办公会审批。

5.2审批权限标准

审批路径需明确标注至具体负责人，禁止越权，异常需加急通道，由IT部记录审批依据。

5.3授权与代理机制

授权需经部门负责人签字，最长有效期6个月，临时代理需直属上级批准，期限≤15个工作日。

5.4异常审批流程

紧急情况需经分管副总签字，加急通道审批人需注明“风险已评估”，留存审批记录。

第六章执行与监督管理

6.1执行要求与标准

（1）表单填报：使用公司统一电子表单，纸质流程需拍照存档；

（2）痕迹留存：系统操作日志需保留90天，跨境传输需存证3年。

6.2监督机制设计

（1）日常监督：IT部每周抽查20个账号权限，内控部每月核对台账；

（2）专项监督：审计部每半年覆盖50%部门，重点核查敏感数据访问记录。

6.3检查与审计

（1）专项审计：每年4月完成，覆盖采购、授权、数据跨境；

（2）整改要求：审计报告需明确“一般≤7个工作日整改，重大≤30个工作日销号”。

6.4执行情况报告

每月5日前由IT部向管理层提交报告，含数据统计、风险案例、改进建议。

第七章考核与改进管理

7.1绩效考核指标

（1）IT部考核：软件资产准确率（权重40%）、故障响应（权重30%）；

（2）部门考核：违规次数（权重20%）、培训完成率（权重10%）。

7.2评估周期与方法

考核周期为季度，采用数据统计+现场访谈方式，重大问题纳入年度述职。

7.3问题整改机制

按“发现-评估-整改-验收”四步闭环，一般问题7日内整改，重大问题需董事会批准延期。

7.4持续改进流程

基于考核结果、审计意见及业务需求，IT部每半年提出优化方案，经内控部评估后报总经理办公会。

第八章奖惩机制

8.1奖励标准与程序

（1）奖励情形：提出重大优化建议、防范重大风险等；

（2）审批流程：由IT部提名，人力资源部审核，总经理办公会批准。

8.2违规行为界定

（1）一般违规：使用非授权软件，需通报批评；

（2）较重违规：造成数据丢失，取消年度评优资格；

（3）严重违规：导致数据泄露，追究法律责任。

8.3处罚标准与程序

处罚分为警告、降级、解雇，需经员工书面确认，不服可申诉至人力资源部。

8.4申诉与复议

员工收到处罚后3日内可向人力资源部申诉，由审计部复核，5个工作日内出具复议结果。

第九章应急与例外管理

9.1应急预案与危机处理

（1）应急组织：成立由总经理牵头，IT、法务、公关组成应急小组；

（2）响应流程：事件发生2小时内启动预案，每日汇报进展至董事会。

9.2例外情况处理

例外申请需经IT部+内控部双重评估，最长有效期30天，期满必须重新审批。

9.3危机公关与善后

境外事件需由本地合规顾问主导，发布内容需经法务部审核，善后报告提交总部存档。

第十章附则

10.1制度解释权归属

本制度由IT部负责解释，重大修订需经合规委员会审议。

10.2相关制度索引

（1）《信息安全管理制度》（文号2023-005）；

（2）《财务审批管理办法》（文号2023-006）。

10.3修订与废止程序

修订需董事会批准，修订前需发布