行政管理流程与规范手册

通用行政管理流程与规范手册本手册旨在规范公司日常行政管理行为，统一工作标准，提升行政工作效率，保障各项行政事务有序开展。手册适用于公司全体员工及行政相关部门人员，涵盖办公物资、会议、印章、档案、差旅等核心行政场景，各环节需严格遵循本手册规定的流程与要求。一、办公物资管理流程（一）适用情形日常办公所需的各类物资采购、领用、库存管理及盘点，包括文具、设备耗材、办公用纸、清洁用品等。（二）操作流程详解1.物资需求提报需求人（部门）根据实际工作需要，填写《办公物资需求申请表》，明确物资名称、规格型号、数量、预估单价、用途及需求时间。部门负责人对需求的合理性进行审核，确认签字后提交至行政部。2.采购审批与执行行政部汇总各部门需求，编制《办公物资采购计划》，按审批权限逐级报批（单次采购金额≤1000元由行政经理审批；＞1000元需报总经理审批）。审批通过后，行政部根据采购计划执行采购：优先选择定点供应商，单价超过500元的物资需进行至少三家比价，保证性价比。采购完成后，核对物资数量、质量与需求一致，索取采购凭证（如采购清单、收据等）。3.入库与登记物资送达后，由行政部管理员与采购人共同验收，确认无误后填写《办公物资入库登记表》，标注物资名称、规格、数量、入库日期、供应商及存放位置。验收不合格的物资，需及时联系供应商退换，并记录退换原因及处理结果。4.领用与发放员工领用物资时，填写《办公物资领用登记表》，注明领用人、部门、领用物资名称及数量。耐用性物资（如U盘、计算器等）需注明“领用登记”，后续如需更换需提交旧物资以旧换新；消耗性物资（如笔、本等）按需发放，避免浪费。部门批量领用需提前1个工作日告知行政部，以便备货。5.库存盘点与维护行政部每月末对库存物资进行盘点，核对《入库登记表》与《领用登记表》，保证账实相符。对临近保质期的物资或易损耗物资，及时上报并处理；对长期闲置物资（超过3个月未领用），可协调调拨至需求部门或按规定处置。（三）相关表单模板表1：办公物资需求申请表需求部门需求人申请日期物资名称规格型号需求数量部门负责人意见：行政部审核意见：签字：__________日期：__________签字：__________日期：__________表2：办公物资领用登记表领用人部门领用日期物资名称规格型号领用数量用途领用人签字管理员签字：__________日期：__________（四）关键提示采购需严格遵守公司廉洁规定，禁止收受供应商回扣或违规采购；物资领用需按需申领，杜绝浪费，禁止将办公物资挪作私用；库存盘点如发觉账实不符，需立即核查原因，追究相关人员责任。二、会议管理流程（一）适用情形公司各类会议的组织、召开、纪要管理及后续跟进，包括部门例会、专题研讨会、季度/年度工作会等。（二）操作流程详解1.会议发起与审批会议发起人（部门）根据工作需要，确定会议主题、时间（建议单次会议不超过2小时）、地点、参会人员及议程，填写《会议审批表》。按审批权限报批：部门内部会议由部门负责人审批；跨部门会议由发起部门负责人审核后，报分管副总审批；公司级重大会议由总经理审批。审批通过后，会议发起人提前3个工作日将会议通知（含主题、时间、地点、议程、参会人员及需准备的材料）通过邮件或内部通讯工具发送至参会人员。2.会议筹备与确认行政部根据会议安排，提前1天完成场地布置（如调试投影仪、麦克风，摆放座椅、饮用水等），并确认参会人员到会情况。如需使用外部场地或特殊设备（如视频会议系统），需提前2个工作日向行政部提出申请。3.会议召开与记录参会人员需提前10分钟到达会场，将手机调至静音或关闭状态；会议发起人负责主持会议，按议程推进讨论。行政部或指定人员负责会议记录，记录内容包括：会议时间、地点、参会人员、缺席人员及原因、讨论要点、决议事项及负责人、完成时限。4.会议纪要整理与分发会议结束后2个工作日内，会议记录人整理《会议纪要》，经会议发起人及部门负责人审核后，发送至所有参会人员及相关部门。纪要需明确“决议事项”的责任人及完成时限，并抄送行政部备案。5.决议事项跟进与归档各责任部门需严格按照会议纪要要求落实决议事项，并在截止日期前向发起人及行政部反馈进展。行政部对决议事项完成情况进行跟踪，未按时完成的需向分管副总汇报。会议结束后1周内，会议发起人将会议通知、签到表、纪要等资料整理成册，交行政部归档保存。（三）相关表单模板表3：会议审批表会议主题会议时间会议地点参会人员发起部门会议议程：1.2.发起部门负责人意见：分管副总意见：签字：__________日期：__________签字：__________日期：__________表4：会议签到表会议名称：____________________日期：____________________|

序号|姓名|部门|职务|签到时间|备注||——|——|——|——|———-|——|

|1||||||

|2||||||

|主持人签字：__________记录人签字：__________|||||（四）关键提示会议需紧扣主题，避免偏离议程；未经批准，不得擅自增加参会人员或延长会议时间；会议纪要需客观准确反映会议内容，决议事项需明确可执行；参会人员需按时反馈决议进展，无故拖延将纳入部门绩效考核。三、印章管理流程（一）适用情形公司公章、合同章、财务专用章、法人章等印章的使用、保管、归还及登记管理。（二）操作流程详解1.印章保管公司印章由行政部指定专人（印章管理员）负责保管，实行“专人专管、专柜存放”制度，保管柜需上锁，钥匙由管理员随身携带。印章管理员需建立《印章保管登记表》，记录印章名称、启用日期、保管人及交接记录。2.用印申请与审批用印申请人需填写《印章使用申请表》，注明用印单位/部门、用印事由、文件名称、份数、拟用印印章类型及用印日期，并附需用印文件原件或复印件。按审批权限报批：日常办公文件用印（如通知、函件）：部门负责人审批；合同、协议类文件用印：部门负责人审核后，报分管副总审批；重大合同、担保文件等用印：需经总经理审批。涉及公司对外承诺、经济责任的文件，用印前需由法务部（或指定人员）审核文件内容合规性。3.用印登记与核验审批通过后，印章管理员核对《印章使用申请表》与需用印文件，确认一致后方可盖章。盖章时需保证文件内容清晰、印章位置准确（如骑缝章需覆盖文件连接处），并在《印章使用登记表》中详细记录用印日期、用印部门、申请人、文件名称及份数、审批人、印章类型。严禁在空白纸张、空白合同或未审批文件上盖章。4.印章归还与交接用印完成后，申请人需将文件交还印章管理员，管理员核对无误后，在申请表上签字确认。印章管理员因请假或其他原因需临时移交印章时，需办理《印章交接登记表》，由行政部负责人监交，交接双方签字确认，交接记录需存档备查。（三）相关表单模板表5：印章使用申请表用印部门/单位申请人申请日期用印事由：需用印文件名称：份数：拟用印印章类型：□公章□合同章□财务章□法人章部门负责人意见：分管副总意见：签字：__________日期：__________签字：__________日期：__________法务部审核意见（如需）：总经理意见（如需）：签字：__________日期：__________签字：__________日期：__________印章管理员用印记录：签字：__________日期：__________表6：印章使用登记表用印日期用印部门申请人文件名称份数审批人印章类型管理员签字（四）关键提示印章管理员需妥善保管印章，严禁带离办公场所（特殊情况需经总经理批准并办理交接）；用印文件需与审批内容一致，严禁擅自修改文件内容后盖章；发觉违规用印行为，印章管理员有权拒绝并及时上报行政部及公司领导。四、档案管理流程（一）适用情形公司各类文件、资料（含纸质、电子档案）的归档、保管、借阅、销毁等管理，包括行政文件、合同、会议纪要、人事档案、财务凭证等。（二）操作流程详解1.档案分类与整理行政部根据公司业务特点，制定《档案分类目录》，将档案划分为行政管理类、经营管理类、人事管理类、财务管理类等一级类别，每个一级类别下设二级、三级子类（如行政管理类下设会议类、物资类、印章类等）。文件形成部门在文件办理完毕后3个工作日内，对文件进行整理：去除金属夹、装订整齐，标注页码，填写《文件归档清单》（含文件标题、文号、形成日期、页数、密级等）。2.档案移交与归档整理好的文件由部门负责人审核后，连同《文件归档清单》一并移交至行政部档案管理员。档案管理员核对文件与清单是否一致，检查文件完整性、规范性，确认无误后在清单上签字接收，并录入档案管理系统，唯一档案编号。电子档案需同步归档，刻录光盘或存储至公司指定服务器，保证与纸质档案内容一致。3.档案保管与维护档案管理员需对档案存放环境进行日常管理：保持库房通风、干燥（温度14-24℃，湿度45-60%），做好防火、防虫、防潮、防盗措施。定期（每季度）检查档案保管情况，对破损、变质档案及时修复或复制；电子档案需定期（每半年）备份，防止数据丢失。4.档案借阅与归还员工因工作需要借阅档案时，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅人、部门、借阅档案名称及编号、借阅用途、借阅期限（一般不超过5个工作日）。按审批权限报批：内部普通档案借阅由部门负责人审批；涉密档案或跨部门借阅需经分管副总审批。审批通过后，档案管理员办理借阅登记，借阅人需当面核对档案内容，保证无涂改、缺失。借阅期限届满，借阅人需及时归还档案，档案管理员检查档案完整性后，在借阅登记表上注销；如需续借，需提前1天重新申请。5.档案销毁与鉴定对超过保管期限（根据公司档案管理规定执行，如行政类档案保管期限一般为10年）或失去保存价值的档案，由行政部编制《档案销毁清单》，注明档案名称、编号、数量、销毁原因及日期。由行政部、法务部（或指定部门）组成鉴定小组，对拟销毁档案进行鉴定，确认无保存价值后，报总经理审批。审批通过后，由档案管理员和监销人（2人以上）共同销毁档案，并在《档案销毁清单》上签字确认，销毁记录需永久保存。（三）相关表单模板表7：文件归档清单部门：____________________归档日期：____________________|

序号|文件标题|文号|形成日期|页数|密级|档案编号|备注||——|———-|——|———-|——|——|———-|——|

|1||||||||

|2||||||||

|部门负责人签字：__________档案管理员接收签字：__________||||||||表8：档案借阅申请表借阅人部门借阅日期归还日期借阅档案名称：档案编号：用途说明：部门负责人意见：分管副总意见：签字：__________日期：__________签字：__________日期：__________档案管理员登记：归还确认：签字：__________日期：__________签字：__________日期：__________（四）关键提示档案整理需遵循“一事一档、一档一号”原则，保证文件分类清晰、标识准确；涉密档案（如未公开的合同、财务数据等）需单独保管，借阅需严格控制权限；擅自复制、涂改、损坏、丢失档案的，将视情节轻重追究相关人员责任。五、差旅管理流程（一）适用情形员工因公出差（含国内、国外）的申请、审批、行程安排、费用报销及票据管理。（二）操作流程详解1.出差申请与审批员工因公出差需提前填写《出差申请审批表》，注明出差人、部门、出差地点、出差事由、出差起止时间、交通工具（需符合公司标准）、预计费用及出差目的。按审批权限报批：部门内短期出差（≤3天，距离≤500公里）由部门负责人审批；跨部门或长期出差（＞3天/＞500公里）需经分管副总审批；国外出差或重大差派出需报总经理审批。审批通过后，员工将《出差申请审批表》复印件交行政部备案（如需安排住宿或交通，提前3个工作日告知行政部）。2.行程安排与备案员工根据审批结果自行安排行程（如需，可申请行政部协助预订机票、酒店），预订需选择经济实惠的交通方式（如高铁二等座、飞机经济舱）及协议酒店。出差前，员工需将行程单（含往返交通、住宿、会议安排等）提交至行政部备案，以便紧急情况联系。3.费用支出与报销出差期间，员工需取得合规票据（如增值税发票、车票、住宿费发票等），票据抬头需为公司全称，内容需与出差事由一致。出差结束后5个工作日内，员工填写《差旅费用报销单》，附原始票据及《出差申请审批表》复印件，按费用类型（交通费、住宿费、伙食补助、市内交通费等）分类粘贴，注明报销事由及金额。按审批权限报批：部门负责人审核报销金额真实性→行政部审核票据合规性→财务部复核→分管副总审批（单次报销金额≥5000元需总经理审批）。4.补贴标准与发放差旅补贴标准按公司《差旅费用管理办法》执行（示例：伙食补助200元/天，市内交通费100元/天，住宿费标准一线城市400元/晚，二线城市300元/晚）。超标费用