规范资料收集管理制度

PAGE规范资料收集管理制度一、总则（一）目的为了加强公司资料收集管理工作，确保资料的完整性、准确性和规范性，提高公司运营效率，保障公司合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在工作过程中涉及的各类资料收集活动。（三）基本原则1.合法性原则：资料收集活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，不得从事违法违规的资料收集行为。2.准确性原则：确保所收集资料真实、准确、完整，能够客观反映实际情况，为公司决策提供可靠依据。3.规范性原则：资料收集过程应遵循统一的标准和规范，保证资料格式、内容等方面的一致性，便于整理、存储和使用。4.保密性原则：对于涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息的资料，应严格保密，防止信息泄露。二、资料收集范围（一）业务资料1.市场调研资料：包括市场需求、竞争态势、行业动态等方面的信息收集。2.销售资料：客户信息、销售合同、销售报表、销售渠道数据等。3.采购资料：供应商信息、采购订单、采购发票、采购成本分析等。4.生产资料：生产计划、生产工艺文件、产品质量检测报告、设备运行记录等。5.研发资料：研发项目计划、技术方案、实验数据、知识产权相关资料等。（二）管理资料1.行政办公资料：公司文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案等。2.财务管理资料：财务报表、会计凭证、审计报告、预算资料等。3.法务合规资料：合同审查记录、法律意见书、合规检查报告、诉讼案件资料等。（三）其他资料与公司业务相关的其他各类资料，如合作项目资料、行业交流资料、政府政策文件等。三、资料收集职责分工（一）部门职责1.业务部门：负责本部门业务范围内相关资料的收集、整理和初步审核。按照业务流程及时准确地记录业务活动信息，确保资料的真实性和完整性。例如，销售部门负责收集客户资料和销售数据，生产部门负责收集生产过程中的各类资料。2.行政部门：负责公司行政办公资料的收集、归档和保管。制定行政文件的编号、分类和存储规则，确保行政文件的有序管理。同时，协助其他部门进行资料收集工作的协调和指导。3.财务部门：负责财务管理资料的收集、核算和分析。严格按照财务制度和会计准则记录财务信息，保证财务资料的准确性和合规性。定期对财务资料进行整理和归档，为公司财务决策提供支持。4.法务部门：负责法务合规资料的收集、审查和风险防范。对合同、协议等法律文件进行严格审查，确保公司在业务活动中的合法权益。收集和整理法律法规变化信息，为公司提供法律合规咨询服务。（二）岗位职责1.资料收集人员：具体负责资料的收集工作，按照规定的程序和要求及时、准确地收集各类资料。对收集到的资料进行初步整理和分类，确保资料的清晰和完整。在收集过程中，如发现资料存在问题或异常情况，应及时向上级汇报。2.资料审核人员：对收集到的资料进行审核，检查资料的准确性、完整性和合规性。根据审核结果，提出修改意见或补充要求。对于重要资料，应进行重点审核，确保资料质量符合公司要求。3.资料管理人员：负责资料的归档、存储和保管工作。建立完善的资料档案管理制度，制定资料存储方案，确保资料的安全和可查阅性。定期对资料进行清查和盘点，及时更新资料信息。四、资料收集流程（一）收集计划制定1.根据公司业务需求和管理要求，各部门应定期制定资料收集计划。收集计划应明确收集资料的种类、范围、时间节点、责任人等信息。2.收集计划应报上级领导审批，确保计划的合理性和可行性。经审批后的收集计划应严格执行，如有调整，需重新履行审批手续。（二）资料收集实施1.资料收集人员按照收集计划开展资料收集工作。可以通过多种方式进行收集，如实地调研、问卷调查、文件借阅、数据采集等。2.在收集过程中，应注意与相关部门和人员的沟通协调，确保资料收集工作的顺利进行。对于涉及多个部门的资料收集，应明确牵头部门和协作部门的职责，共同完成资料收集任务。3.收集到的资料应及时进行整理和记录，确保资料的真实性和完整性。对于电子资料，应按照规定的命名规则和存储路径进行保存；对于纸质资料，应进行分类装订，并做好标识。（三）资料审核1.资料收集完成后，由资料审核人员对资料进行审核。审核人员应依据相关标准和要求，对资料的内容、格式、签字盖章等方面进行全面检查。2.对于审核中发现的问题，审核人员应及时与资料收集人员沟通，要求其进行修改或补充。资料收集人员应在规定时间内完成整改，并重新提交审核。3.审核通过的资料应进行签字确认，明确审核责任。审核人员应对审核结果负责，确保审核后的资料符合公司要求。（四）资料归档1.经审核合格的资料由资料管理人员进行归档。资料管理人员应按照资料分类标准，将资料存入相应的档案柜或电子存储系统中。2.建立资料索引和目录，便于资料的查找和使用。同时，对资料的归档情况进行记录，包括资料名称、归档时间、保管期限等信息。3.对于重要资料，应采取备份措施，防止资料丢失或损坏。备份资料应存储在不同的介质和地点，并定期进行检查和维护。五、资料收集质量控制（一）培训与指导1.定期组织资料收集人员的培训，提高其业务水平和收集技能。培训内容包括资料收集的方法、技巧、相关法律法规和行业标准等。2.为资料收集人员提供必要的指导和支持，解答其在资料收集过程中遇到的问题。资料审核人员和管理人员应加强对收集工作的监督和指导，确保收集工作的质量。（二）质量检查1.建立资料收集质量检查机制，定期对收集到的资料进行质量抽检。抽检内容包括资料的完整性、准确性、规范性等方面。2.对质量检查中发现的问题进行分析和总结，及时采取措施加以改进。对于多次出现质量问题的部门或个人，应进行通报批评，并要求其限期整改。（三）责任追究1.明确资料收集过程中各环节的责任，对于因工作失误或故意违规导致资料收集质量问题的，追究相关人员的责任。2.责任追究方式包括批评教育、绩效扣分、经济处罚等。情节严重的，将依法依规追究其法律责任。六、资料保密与安全管理（一）保密措施1.对涉及公司商业秘密、客户隐私等敏感信息的资料，应严格按照公司保密制度进行管理。明确保密责任人和保密范围，与相关人员签订保密协议。2.在资料收集、存储、使用和传递过程中，采取加密、访问控制、物理隔离等保密措施，防止信息泄露。对于纸质保密资料，应存放在专门的保密柜中，并限制查阅权限。（二）安全管理1.建立资料安全管理制度，确保资料的存储安全。定期对存储设备进行检查和维护，防止设备故障导致资料丢失。2.加强对资料存储场所的安全防范，设置防火、防盗、防潮、防虫等设施。对于电子资料，应进行定期备份，并存储在安全的位置。3.在资料传递过程中，应采用安全可靠的方式，如加密邮件、专人递送等。对于重要资料的传递，应进行跟踪和确认，确保资料安全送达。七、资料的使用与共享（一）使用规定1.公司内部人员因工作需要使用资料时，应按照规定的程序进行申请和审批。填写资料使用申请表，注明使用目的、资料名称、使用期限等信息，经部门负责人批准后，到资料管理人员处查阅或借阅。2.资料使用人员应妥善保管所使用的资料，不得擅自修改、复制、传播或泄露资料内容。使用完毕后，应及时归还资料管理人员，并办理归还手续。3.对于涉及公司核心机密的资料，应严格限制使用范围和人员，确保资料的安全性。（二）共享原则1.资料共享应遵循合法、合规、必要的原则。确因工作需要共享资料的，应按照规定的程序进行审批。2.在资料共享过程中，应明确共享资料的范围、使用权限和保密要求。共享双方应签订资料共享协议，确保资料共享的安全和规范。3.对于向外单位提供资料的，应进行严格的审核和审批，确保公司利益不受损害。同时，应要求外单位签订保密协议，防止资料泄露。八、资料保管期限与销毁（一）保管期限1.根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类资料的保管期限。保管期限分为短期、中期和长期，具体如下：短期保管期限为13年，适用于一般性业务资料，如日常销售报表、采购订单等。中期保管期限为310年，适用于重要业务资料和管理资料，如销售合同、财务报表等。长期保管期限为10年以上，适用于涉及公司重大权益、法律纠纷等重要资料，如公司章程、重大投资项目资料等。2.资料保管期限应在资料归档时明确标注，并在保管过程中严格执行。（二）销毁程序1.对于超过保管期限的资料，由资料管理人员提出销毁申请。填写资料销毁申请表，注明资料名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，经部门负责人审核后，报公司分管领导批准。2.资料销毁应采用适当的方式进行，确保资料无法恢复。对于纸质资料，可以采用粉碎、焚烧等方式销毁；对于电子资料，可以采用格式化、删除等方式销毁。