规范性文件档案管理制度

PAGE规范性文件档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司规范性文件档案的管理，确保文件档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门形成的规范性文件档案的管理，包括但不限于各类规章制度、办法、细则、标准、通知、通告等具有规范性和指导性的文件。（三）定义1.规范性文件：是指公司在履行职能过程中制定的，涉及公司管理、业务流程、员工行为规范等方面，具有普遍约束力和反复适用性的文件。2.档案：是指公司在各项活动中直接形成的、对公司具有保存价值的各种形式的历史记录，包括纸质文件、电子文件等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司规范性文件档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司各项活动的实际情况，数据准确、表述清晰。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及公司机密的档案严格保密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、规范性文件的形成与收集（一）起草与审核1.规范性文件的起草应遵循相关法律法规和政策要求，结合公司实际情况，确保文件内容合法、合规、合理。2.起草部门应对文件进行充分调研和论证，广泛征求意见，确保文件具有可操作性。3.文件起草完成后，应提交部门负责人审核，审核通过后报公司分管领导审批。重要规范性文件需经公司总经理办公会或董事会审议通过。（二）编号与印发1.规范性文件经审批通过后，由公司办公室负责统一编号。编号应遵循一定的规则，体现文件的类别、年份和顺序号。2.办公室根据编号对文件进行排版、印刷，并加盖公司印章。印发范围应根据文件内容和适用对象确定，确保文件及时传达至相关部门和人员。（三）收集与整理1.各部门应指定专人负责规范性文件的收集工作，确保本部门形成的文件及时、完整地收集齐全。2.文件收集后，应按照文件的类别、年份、文号等进行初步整理，剔除重复、无效的文件。3.每年年底，各部门应将本年度收集整理的规范性文件移交至公司档案管理部门，办理交接手续。三、规范性文件档案的分类与编号（一）分类标准规范性文件档案按照文件的性质、内容和用途进行分类，具体分类如下：1.公司制度类：包括公司章程、各项基本管理制度、部门职责、岗位职责等。2.业务流程类：涵盖公司各类业务的操作流程、工作规范、技术标准等。3.行政事务类：如会议纪要、工作汇报、通知通告、人事任免、奖惩决定等。4.财务审计类：财务管理制度、预算管理办法、审计工作规范等。5.其他类：不属于以上分类的其他规范性文件。（二）编号方法1.采用“年度+类别代码+顺序号”的编号方法。例如，2023年公司制度类的第5个文件编号为：2023ZD05。2.类别代码：公司制度类（ZD）、业务流程类（LC）、行政事务类（XZ）、财务审计类（CW）、其他类（QT）。3.顺序号：按照文件形成的先后顺序依次编号，从01开始。四、规范性文件档案的归档与保管（一）归档要求1.档案管理部门对接收的规范性文件档案进行进一步整理和核对，确保文件齐全、完整、准确。2.按照分类标准对文件进行分类装订，每类文件应编制目录，注明文件名称、文号、日期、保管期限等信息。3.归档文件应采用纸质和电子两种形式保存，电子文件应与纸质文件内容一致，并按照电子档案管理要求进行存储和备份。（二）保管期限规范性文件档案的保管期限根据文件的重要程度、性质和作用确定，分为永久、长期和短期三种：1.永久保管：涉及公司重大权益、核心业务、重要历史记录等具有长远保存价值的文件。2.长期保管：保存期限为10年以上（含10年）的文件，如公司重要规章制度、业务流程等。3.短期保管：保存期限为19年的文件，如一般性的行政事务文件、临时性通知等。（三）保管地点与设施1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保档案存放安全、整洁、通风良好。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，定期进行检查和维护，确保档案安全。3.建立档案管理信息系统，对档案的基本信息、保管情况、利用情况等进行电子化管理，提高档案管理效率和信息化水平。五、规范性文件档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅规范性文件档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、文件名称、文号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的规范性文件档案，查阅人需经公司分管领导批准，并在档案管理部门指定地点查阅，不得擅自复印、拍照或带出档案库房。3.外部单位或个人因工作需要查阅公司规范性文件档案的，应出具单位介绍信或相关证明材料，经公司总经理批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅登记档案管理部门应对查阅情况进行详细登记，记录查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅文件名称、文号、查阅目的、归还日期等信息。查阅登记应妥善保存，以备查询。（三）利用限制1.查阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。2.未经档案管理部门同意，查阅人不得擅自将档案转借他人或用于其他非工作目的。3.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的格式和要求进行操作。六、规范性文件档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对已到保管期限的规范性文件档案进行鉴定，成立由档案管理人员、相关业务部门人员和公司领导组成的鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。2.鉴定小组应根据档案的实际情况，结合公司发展需要和法律法规要求，确定档案的存毁意见。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。（二）销毁程序1.经鉴定确需销毁的规范性文件档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，详细列出档案的名称、文号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经公司分管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁应采用合适的方式，确保档案信息彻底消除，如粉碎、焚烧等。3.销毁过程中，应指定专人负责监销，监销人应在《档案销毁清册》上签字确认，注明销毁日期和方式。销毁完毕后，《档案销毁清册》应永久保存。七、规范性文件档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立规范性文件档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析。2.统计内容包括档案数量、类别、保管期限、查阅利用人次、复印摘录份数等，统计报表应及时、准确、完整。3.通过统计分析，掌握档案管理工作的动态情况，为档案管理决策提供依据，发现问题及时采取措施加以改进。（二）移交工作1.公司因机构调整、业务划转等原因，涉及规范性文件档案移交的，应按照国家有关档案管理规定和公司要求，办理档案移交手续。2.档案移交应编制《档案移交清册》，详细列出移交档案的名称、文号、数量、