如何规范采购返利制度

PAGE如何规范采购返利制度一、总则1.目的本采购返利制度旨在规范公司采购业务中的返利行为，确保采购活动的公平、公正、透明，有效控制采购成本，提高公司经济效益，同时维护公司与供应商之间的良好合作关系。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及采购返利的业务活动，包括但不限于原材料采购、设备采购、服务采购等。参与采购活动的相关部门及人员，包括采购部门、财务部门、质量部门、法务部门等，均应遵守本制度。3.基本原则合法性原则：采购返利活动必须符合国家法律法规及相关行业标准的要求，不得从事任何违法违规的行为。公平公正原则：在制定和执行采购返利政策时，应确保对所有供应商一视同仁，依据客观、公正的标准进行评估和奖励，避免歧视性待遇。透明性原则：采购返利的政策、标准、计算方法及执行情况等应保持透明，便于公司内部各部门及供应商了解和监督。效益性原则：采购返利应在有效控制成本的基础上，促进公司与供应商的合作，实现互利共赢，提高公司整体经济效益。二、采购返利政策制定1.返利政策制定的依据市场情况：综合考虑市场价格波动、行业竞争态势等因素，确保公司在采购成本上具有竞争力。供应商表现：根据供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面的表现，制定差异化的返利政策，激励供应商提高服务水平。公司战略目标：采购返利政策应与公司的整体战略目标相一致，有助于实现公司的长期发展规划。2.返利政策的类型基于采购金额的返利：根据采购金额的大小设定不同的返利比例，采购金额越高，返利比例越高。例如，采购金额在[X1]元以下，返利比例为[Y1]%；采购金额在[X1][X2]元之间，返利比例为[Y2]%；采购金额超过[X2]元，返利比例为[Y3]%。基于采购数量的返利：按照采购数量的多少给予返利。如采购数量达到[Z1]件，返利[W1]元；采购数量超过[Z1]件，每增加[Z2]件，额外返利[W2]元。基于质量的返利：对于提供高质量产品或服务的供应商，给予质量返利。具体可根据产品的合格率、缺陷率等指标进行评估，如产品合格率达到[P1]%以上，给予[Q1]元的质量返利；合格率每提高[P2]%，增加返利[Q2]元。基于交货期的返利：对按时或提前交货的供应商给予交货期返利。例如，供应商在合同约定的交货期内提前[D1]天交货，给予[R1]元的返利；提前天数超过[D1]天，每多提前[D2]天，增加返利[R2]元。3.返利政策的制定程序需求调研：采购部门会同相关部门对市场情况、供应商状况等进行调研分析，收集制定返利政策所需的信息。方案起草：采购部门根据调研结果，起草采购返利政策方案，明确返利政策的类型、标准、计算方法等内容。征求意见：将起草的方案提交给财务部门、法务部门等相关部门征求意见，确保方案的合理性、合法性和可行性。审核批准：采购返利政策方案经相关部门审核通过后，报公司管理层审批。审批通过后的政策方案作为公司执行采购返利制度的依据。三、采购返利的计算与确认1.计算依据采购返利的计算应以采购合同、采购订单、发票等相关凭证为依据，确保计算数据的准确性和可靠性。采购金额：以实际发生的采购发票金额为准，扣除任何折扣、退货、换货等调整金额后的净额作为计算采购返利的基础。采购数量：按照实际验收合格的产品数量或服务完成量进行统计。质量指标：依据公司内部质量检验报告或相关质量认证文件确定产品或服务的质量水平，以此计算质量返利。交货期：根据供应商实际交货日期与合同约定交货日期的对比情况，确定交货期返利金额。2.计算方法根据不同类型的返利政策，采用相应的计算方法进行计算。基于采购金额的返利：返利金额=采购净额×返利比例基于采购数量的返利：返利金额=（实际采购数量基准采购数量）×单位返利金额（若实际采购数量小于基准采购数量，则返利金额为负数或无返利）基于质量的返利：返利金额=质量返利基数×质量返利系数（质量返利基数可根据产品或服务的价值等因素确定，质量返利系数根据质量评估指标确定）基于交货期的返利：返利金额=∑（提前交货天数×日返利金额）（提前交货天数为正数，若延迟交货则无交货期返利，且可能根据合同约定承担相应违约责任）3.返利的确认定期核对：采购部门应定期（每月/每季度）与供应商核对采购业务数据，确保双方对采购数量、金额、质量等信息的一致性。数据审核：财务部门对采购部门提交的返利计算数据进行审核，检查计算依据是否充分、计算方法是否正确。确认通知：经审核无误后，财务部门向供应商发出返利确认通知，明确返利金额、计算依据及支付方式等内容。供应商应在规定时间内对返利确认通知进行回复，如有异议，应及时与公司沟通协商解决。四、采购返利的支付1.支付方式现金支付：对于返利金额较小且供应商要求现金支付的情况，经公司管理层批准后，可采用现金支付方式。银行转账：这是公司支付采购返利的主要方式，通过银行转账将返利款项直接支付到供应商指定的银行账户。冲抵货款：在供应商同意的前提下，可将返利金额冲抵其后续的货款。冲抵货款时，应在采购合同或相关结算凭证中明确注明冲抵金额及冲抵方式。2.支付流程申请：采购部门根据与供应商核对确认的返利金额，填写采购返利支付申请表，详细说明返利政策依据、计算过程、供应商信息及支付方式等内容，并附上相关证明材料。审批：采购返利支付申请表依次提交采购部门负责人、财务部门负责人、分管领导及公司总经理审批。审批通过后，申请表流转至财务部门进行支付操作。支付：财务部门根据审批后的支付申请表，按照规定的支付方式进行付款。付款完成后，及时更新公司财务账目，并将支付凭证存档备案。3.支付时间公司应在返利确认后的[具体天数]内完成支付。对于长期合作且返利金额较大的供应商，可根据双方约定按季度或年度进行集中支付，但支付时间不得超过规定期限。如因特殊原因需要延迟支付，应提前与供应商沟通协商，并取得供应商的书面同意。延迟支付的期限一般不得超过[延迟天数上限]天。五、采购返利的监督与管理1.内部监督审计部门监督：公司审计部门定期对采购返利业务进行审计，检查返利政策的执行情况、计算的准确性、支付的合规性等。审计过程中发现的问题应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。财务部门监督：财务部门负责对采购返利的账务处理进行监督，确保返利金额的记录准确无误，支付流程符合财务制度要求。同时，定期对采购返利数据进行分析，为公司决策提供支持。采购部门自查：采购部门应定期对本部门的采购返利业务进行自查，及时发现和纠正存在的问题。自查内容包括与供应商的沟通情况、返利政策的执行情况、数据的准确性等。2.供应商管理沟通与反馈：建立与供应商的定期沟通机制，及时向供应商反馈公司的采购返利政策及执行情况，解答供应商的疑问。同时，收集供应商对返利政策的意见和建议，以便公司适时调整和完善政策。诚信评估：对供应商的诚信情况进行评估，将其在采购返利业务中的表现纳入评估体系。对于存在违规行为或不诚信记录的供应商，采取相应的处罚措施，如降低返利比例、暂停合作等。合作关系维护：通过合理的采购返利政策，激励供应商提高产品质量、服务水平和交货及时性，维护与供应商的良好合作关系。定期对供应商进行综合评价，根据评价结果调整合作策略。3.档案管理建立档案：采购部门负责建立采购返利档案，对每次采购返利业务的相关文件、资料进行整理归档。档案内容包括采购合同、采购订单、发票、质量检验报告、交货凭证、返利计算表、确认通知、支付凭证等。档案保管：采购返利档案应妥善保管，确保档案的完整性和安全性。档案保管期限按照公司档案管理制度执行，一般为[保管期限]年。档案查阅：公司内部相关部门因工作需要查阅采购返利档案时，应按照规定的程序进行申请和审批。查阅档案时应注意保护档案的保密性，不得擅自复制、涂改或销毁档案内容。六、违规处理1.违规行为界定供应商违规：供应商在采购返利业务中存在以下行为视为违规：提供虚假发票或采购数据骗取返利；以不正当手段影响公司采购决策获取高额返利；违反合同约定，降低产品质量或服务水平以获取返利等。公司内部人员违规：公司内部人员在采购返利业务中存在以下行为视为违规：与供应商勾结，谋取私利；擅自更改返利计算数据或支付流程；泄露采购返利相关商业机密等。2.违规处理措施供应商违规处理：对于供应商的违规行为，公司将视情节轻重采取相应的处理措施。情节较轻的，责令供应商限期整改，追回违规获取的返利；情节严重的，暂停与供应商的合作关系，并依法追究其法律责任。公司内部人员违规处理：对于公司内部人员的违规行为，一经查实，将给予严肃的纪律处分，包括警告、罚款、降职、辞退等。涉及违法犯罪的，移交司法机关依法处理。3.违规行为的调查与处理程序举报与发现：任何单位或个人发现采购返利业务中的违规行为，均可向公司相关部门举报。公司内部审计、财务等部门在日常工作中发现违规线索的，应及时进行调查核实。调查取证：成立专门的调查小组，对违规行为进行深入调查。调查小组通过查阅资料、询问相关人员、实地核实等方式收集证据，确保调查结果的真实性和可靠性。处理决定：根据调查结果，由公司管理层做出违规处理决定。处理决定应明确违规行为的事实、处理依据及处理措施，并及时通知相关责任人和部门。结果公示：将违规处理结果在公司内部进行公示，以起到警示作用，同时接受公司员工的监督。七、附则1.制度解释权本制度由公司采购