会议室挂墙制度规范

PAGE会议室挂墙制度规范一、总则（一）目的为了规范公司会议室的使用，提高会议室的使用效率，确保会议的顺利进行，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内所有会议室，包括但不限于[具体会议室名称列举]等。（三）基本原则1.公平使用原则：公司各部门、各团队在使用会议室方面享有平等的权利，按照规定的流程申请和使用。2.高效有序原则：以提高会议室使用效率为目标，合理安排会议时间和场地，确保会议有序进行，避免资源浪费。3.安全规范原则：使用会议室时应遵守相关安全规定，确保人员和设备的安全，同时保持会议室的整洁规范。二、会议室使用申请与审批（一）申请流程1.申请人需提前[X]个工作日填写《会议室使用申请表》，详细注明会议主题、时间、预计时长、参会人数等信息。2.将申请表提交至本部门负责人进行初审，部门负责人审核通过后签字确认。3.将签批后的申请表提交至行政部门，行政部门根据会议室的使用情况进行统筹安排。（二）审批权限1.小型会议室（可容纳人数[X]人以下）：由行政部门直接审批。2.中型会议室（可容纳人数[X][X]人）：行政部门初审后，报分管领导审批。3.大型会议室（可容纳人数[X]人以上）：行政部门初审，分管领导审核，报总经理审批。（三）特殊情况处理如遇紧急会议，无法按照正常流程提前申请，申请人应及时联系行政部门说明情况，行政部门将根据实际情况进行协调安排。三、会议室使用安排（一）优先安排原则1.重要会议、紧急会议优先安排，确保会议的顺利进行。2.跨部门会议优先于部门内部会议安排，以促进公司整体沟通协作。（二）使用时间限制1.一般会议使用时长不得超过[X]小时，如需延长，需提前向行政部门申请并获得批准。2.同一部门连续使用同一会议室的时间间隔不得少于[X]小时，以便于会议室的清洁和设备检查。（三）会议冲突协调当出现会议室使用冲突时，行政部门应及时与相关部门沟通协调，根据会议的重要性、紧急程度等因素进行合理调整。四、会议室使用规范（一）使用前准备1.申请人在会议开始前[X]分钟到达会议室，负责开启会议室设备，检查投影仪、音响、麦克风、灯光等设备是否正常运行。2.提前将会议所需的资料、文件等摆放整齐，确保会议的顺利进行。（二）使用期间规范1.参会人员应按时到达会议室，不得迟到或早退。如有特殊情况需要请假，应提前通知会议组织者。2.会议期间，应保持会议室安静，将手机调至静音或关机状态，不得随意走动、大声喧哗或接听电话。3.爱护会议室的设备和设施，不得随意拆卸、损坏或带走会议室的物品。如因使用不当造成设备损坏，应照价赔偿。4.保持会议室的整洁卫生，会议结束后，应将垃圾带走，将桌椅摆放整齐，关闭投影仪、音响、灯光等设备。（三）使用后清理1.会议结束后，申请人应在[X]分钟内组织参会人员清理会议室，确保会议室恢复整洁。2.行政部门安排专人定期对会议室进行全面清洁和设备检查，确保会议室随时处于良好的使用状态。五、会议室设备管理（一）设备配备1.各会议室应配备投影仪、音响、麦克风、桌椅、白板、笔、纸等基本设备。2.根据会议室的规模和使用需求，可适当配备其他设备，如电脑、打印机、复印机等。（二）设备维护1.行政部门负责制定会议室设备维护计划，定期对设备进行检查、保养和维修。2.设备出现故障时，使用人员应及时向行政部门报告，行政部门应尽快安排维修人员进行维修。3.对于一些常用的设备，行政部门应储备一定数量的备用零件，以便及时更换，确保设备的正常使用。（三）设备使用培训1.行政部门应定期组织会议室设备使用培训，提高使用人员的操作技能和维护意识。2.新入职员工或首次使用会议室设备的人员，应在使用前接受相关培训，熟悉设备的操作方法和注意事项。六、会议室安全管理（一）消防安全1.会议室应配备必要的消防设备，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。2.参会人员应熟悉会议室的安全出口和疏散通道，不得在会议室门口或通道堆放物品，确保疏散通道畅通无阻。3.严禁在会议室吸烟和使用明火，如需使用电器设备，应确保其符合安全规定，不得私拉乱接电线。（二）人员安全1.会议室的桌椅、设备等应摆放整齐，避免人员绊倒或碰撞。2.在使用投影仪、音响等设备时，应注意防止强光直射眼睛或声音过大对人员造成伤害。3.如遇地震、火灾等紧急情况，参会人员应听从会议组织者的指挥，有序疏散。七、会议室卫生管理（一）日常清洁1.每次会议结束后，使用人员应及时清理会议室，将垃圾带走，保持桌面、地面、白板等干净整洁。2.行政部门安排专人每天对会议室进行全面清洁，包括擦拭桌椅、清扫地面、清洁白板等。（二）定期消毒1.每周对会议室进行一次全面消毒，重点对桌椅、门把手、键盘、鼠标等人员经常接触的部位进行消毒。2.在流感高发季节或疫情期间，应增加消毒频次，确保会议室的卫生安全。八、会议室费用管理（一）费用标准1.会议室的使用费用根据会议室的规模和使用时长进行计算，具体标准如下：小型会议室：[X]元/小时中型会议室：[X]元/小时大型会议室：[X]元/小时2.对于一些特殊情况，如使用会议室进行培训、讲座等活动，费用标准可根据实际情况进行调整。（二）费用结算1.行政部门每月对会议室的使用情况进行统计，根据费用标准计算各部门的会议室使用费用。2.将费用结算清单发送至各部门，各部门应在收到清单后的[X]个工作日内核对并确认费用金额。3.如对费用有异议，应及时与行政部门沟通协商，经核实后进行调整。（三）费用支付1.各部门应按照费用结算清单及时支付会议室使用费用，支付方式为[具体支付方式]。2.逾期未支付的，行政部门将暂停该部门使用会议室的权限，并按照公司相关规定进行处理。九、监督与考核（一）监督检查1.行政部门负责对会议室的使用情况进行日常监督检查，包括使用申请、使用规范、设备管理、安全卫生等方面。2.定期对会议室的使用情况进行统计分析，及时发现问题并提出改进措施。（二）考核机制1.将会议室使用情况纳入部门绩效考核体系，对使用规范、高效有序的部门进行表彰和奖励。2.对违反会议室使用制度的部门和个人进行批评教育，并视情节轻重给予相应的处罚，如扣除绩效考核分数、限制会议室使用权限等。十、附则（一）解释权本制度规范由行政部门负责解释。