公证机构制度规范

PAGE公证机构制度规范一、总则（一）制定目的本制度规范旨在加强公证机构管理，保障公证机构依法履行职责，提高公证质量，维护公证当事人合法权益，促进公证行业健康发展。（二）适用范围本制度适用于在中华人民共和国境内设立的公证机构及其公证员、其他工作人员。（三）基本原则1.依法原则：公证机构的设立、组织、活动等应当严格依照法律法规的规定进行。2.公正原则：公证机构办理公证业务，应当遵循真实、合法的原则，保障当事人的合法权益，维护社会公平正义。3.独立原则：公证机构依法独立行使公证职能，独立承担民事责任，不受其他组织和个人的非法干涉。4.便民原则：公证机构应当不断优化服务流程，提高服务效率，为当事人提供便捷、高效的公证服务。二、公证机构的设立与变更（一）设立条件1.有自己的名称：名称应当符合法律法规规定，能够明确标识公证机构的性质、业务范围等。2.有固定的场所：场所应当满足公证业务开展的需要，具备安全、舒适、便利的办公环境。3.有二名以上公证员：公证员应当具备相应的资格条件，经过法定程序任命。4.有开展公证业务所必需的资金：资金应当能够保障公证机构的正常运营和发展。（二）设立程序1.申请：由符合条件的申请人向所在地司法行政部门提出设立公证机构的申请，并提交相关材料。2.受理：司法行政部门对申请材料进行审查，符合受理条件的予以受理。3.审查：司法行政部门对申请事项进行实地考察、核实，对申请人的资格、条件等进行全面审查。4.决定：司法行政部门根据审查结果，作出是否批准设立的决定。予以批准的，颁发公证机构执业证书；不予批准的，书面通知申请人并说明理由。（三）变更登记公证机构变更名称、办公场所、负责人等重要事项的，应当自变更决议作出之日起十五日内，向所在地司法行政部门申请变更登记，并提交相关材料。司法行政部门应当自收到申请材料之日起二十日内予以审查，并作出是否准予变更登记的决定。三、公证机构的组织架构（一）领导机构公证机构应当设立理事会、董事会或者其他形式的决策机构，负责决定公证机构的重大事项。决策机构的组成人员应当符合法律法规规定，由公证机构的设立人或者其代表、公证员代表等组成。（二）执行机构公证机构应当设立主任、副主任等执行机构，负责组织实施公证机构的日常工作。执行机构的负责人应当具备相应的管理能力和业务水平，由决策机构聘任。（三）内设部门公证机构根据业务需要，可以设立民事公证部、经济公证部、涉外公证部等内设部门，负责具体的公证业务办理。各内设部门应当明确职责分工，建立健全工作制度，确保公证业务的规范、高效开展。四、公证员管理（一）任职条件1.具有中华人民共和国国籍。2.年龄二十五周岁以上六十五周岁以下。3.公道正派，遵纪守法，品行良好。4.通过国家司法考试。5.在公证机构实习二年以上或者具有三年以上其他法律职业经历并在公证机构实习一年以上，经考核合格。（二）任命程序符合任职条件的人员，由本人提出申请，经公证机构推荐，由所在地司法行政部门报省、自治区、直辖市人民政府司法行政部门审核同意后，任命为公证员。（三）考核与奖惩1.考核：司法行政部门应当定期对公证员的执业情况进行考核，考核内容包括公证业务办理质量、职业道德、业务能力等方面。2.奖励：对在公证工作中表现突出、有显著贡献的公证员，司法行政部门应当给予表彰、奖励。3.惩戒：对违反法律法规、职业道德和执业纪律的公证员，司法行政部门应当依法给予警告、罚款、停止执业、吊销执业证书等惩戒措施。五、公证业务规范（一）业务范围公证机构可以办理以下公证业务：1.合同、协议公证：包括买卖合同、租赁合同、借款合同、赠与合同等各类合同的公证。2.继承、赠与、遗嘱公证：对当事人的继承、赠与行为以及遗嘱的真实性、合法性进行公证。3.委托、声明、赠与、遗嘱公证：办理委托他人办理相关事务、声明个人意愿等公证事项。4.财产分割公证：对当事人之间的财产分割协议进行公证。5.招标投标、拍卖公证：对招标投标、拍卖活动的真实性、合法性进行公证。6.婚姻状况、亲属关系、收养关系公证：证明当事人的婚姻状况、亲属关系、收养关系等。7.出生、生存、死亡、身份、经历、学历、学位、职务、职称、有无违法犯罪记录公证：对当事人的相关身份信息进行公证。8.公司章程、资信状况、商标权、专利权、著作权、专有技术、商业秘密和商品的包装、装潢、生产工艺方面的证明：为当事人提供相关证明文件。9.文书上的签名、印鉴、日期，文书的副本、影印本与原本相符公证：确保文书的真实性和有效性。10.自然人、法人或者其他组织自愿申请办理的其他公证事项。（二）业务办理流程1.申请：当事人向公证机构提出公证申请，并提交相关证明材料。2.受理：公证机构对申请材料进行审查，符合受理条件的予以受理，并向当事人出具受理通知书。3.审查：公证员对申请事项进行调查核实，审查当事人的身份、资格、证明材料的真实性、合法性等。4.出证：经审查符合公证条件的，公证机构应当自受理之日起十五个工作日内向当事人出具公证书；因不可抗力、补充证明材料或者需要核实有关情况的，所需时间不计算在期限内，但应当及时告知当事人。（三）质量控制1.建立质量管理制度：公证机构应当建立健全公证质量管理制度，明确质量标准和责任追究制度。2.加强业务培训：定期组织公证员参加业务培训，提高公证员的业务水平和综合素质。3.开展质量检查：定期对公证业务办理质量进行检查，发现问题及时整改。六、公证机构的财务管理（一）财务制度公证机构应当建立健全财务管理制度，严格执行国家财务、会计制度，依法进行会计核算，编制财务会计报告。（二）经费来源公证机构的经费来源主要包括： 1.按照国家规定收取的公证费。 2.政府财政补贴。 3.其他合法收入。（三）经费使用公证机构的经费应当用于公证业务开展、人员薪资、办公设施购置、培训等方面，不得挪作他用。七、公证机构的档案管理（一）档案管理制度公证机构应当建立健全档案管理制度，对公证业务档案进行规范管理。（二）档案收集与整理公证员应当在公证业务办结后及时将相关材料整理归档，确保档案的完整性和准确性。（三）档案保管与利用档案管理人员应当妥善保管档案，按照规定的期限进行保管。档案的利用应当遵循合法、合规、安全的原则，为公证业务复查、司法机关查询等提供便利。八、监督管理（一）司法行政部门监督司法行政部门应当依法对公证机构进行监督管理，定期对公证机构的执业活动、内部管理等情况进行检查，发现问题及时责令整改。（二）行业协会自律公证行业协会应当发挥自律作用，制定行业规范，组织开展业务培训、交流活动等，促进公证行业健康发展。（三）社会监督鼓励社会公众对公证机构的执业活动进行监督，对发现的问题可以向司法行政部门或者公证行业协会举报。九、法律责任（一）公证机构违法责任公证机构有下列行为之一的，由司法行政部门责令改正，给予警告；情节严重的，处一万元以上五万元以下罚款，并可以给予一个月以上三个月以下停业整顿的处罚；有违法所得的，没收违法所得：1.超出核定的业务范围开展公证业务的。2.为不真实、不合法的事项出具公证书的。3.侵占、挪用公证费或者侵占、盗窃公证专用物品的。4.毁损、篡改公证文书或者公证档案的。5.泄露在执业活动中知悉的国家秘密、商业秘密或者个人隐私的。6.依照法律、行政法规的规定，应当给予处罚的其他行为。（二）公证员违法责任公证员有下列行为之一的，由司法行政部门给予警告，并处二千元以下罚款；情节严重的，给予停止执业三个月以上一年以下的处罚；有违法所得的，没收违法所得：1.同时在二个以上公证机构执业的。2.从事有报酬的其他职业的。3.为本人及近亲属办理公证或者办理与本人及近亲属有利害关系的公证的。4.私自出具公证书的。5.为不真实、不合法的事项出具公证书的。6.侵占、挪用公证费或者侵占、盗窃公证专用物品的。7.毁损、篡改公证文书或者公证档案的。8.