公司信息使用规范制度

PAGE公司信息使用规范制度一、总则1.目的为加强公司信息管理，规范公司信息的使用行为，确保公司信息的安全、准确、有效利用，维护公司的合法权益，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工、合作单位、供应商以及任何因工作需要接触公司信息的人员。3.定义本制度所称公司信息，是指公司在经营管理活动中形成或获取的，以各种形式存在的，涉及公司商业秘密、业务数据、客户资料、技术文档等各类信息。二、信息分类与分级1.信息分类商业秘密信息：包括公司的技术秘密、经营策略、财务数据、客户名单、合作协议等，一旦泄露可能对公司造成重大经济损失或竞争劣势。业务数据信息：如销售数据、生产数据、市场调研数据等，是公司业务运营的重要支撑，对公司决策具有关键作用。客户资料信息：涵盖客户的基本信息、交易记录、需求偏好等，是公司维护客户关系、开展业务的基础。技术文档信息：包含公司的研发成果、技术方案、工艺流程等，是公司技术实力的体现。其他信息：如公司内部文件、会议纪要、宣传资料等。2.信息分级根据信息的敏感程度和重要性，将公司信息分为绝密、机密、秘密三个级别。绝密级信息：是公司最为核心和敏感的信息，一旦泄露将给公司带来毁灭性的损失，如公司尚未公开的重大战略决策、核心技术配方等。机密级信息：此类信息泄露会对公司的竞争力、业务发展或声誉造成严重损害，如重要客户的详细信息、关键业务数据等。秘密级信息：信息泄露可能对公司产生一定影响，但通过采取适当措施可以弥补，如一般性的业务资料、内部工作流程等。三、信息收集与获取1.原则合法性原则：信息收集与获取应符合国家法律法规和行业规范，不得通过非法手段获取信息。必要性原则：根据工作需要，仅收集与业务相关的必要信息，避免过度收集。准确性原则：确保所收集信息的真实、准确、完整。2.渠道内部渠道：通过公司内部各部门的日常工作汇报、业务流程记录、系统数据采集等方式获取信息。外部渠道：从客户反馈、市场调研、行业报告、合作伙伴提供等途径收集信息。3.要求对于从外部获取的信息，应进行严格的审核和验证，确保信息来源可靠。信息收集过程中应做好记录，注明信息来源、收集时间、收集人等相关信息。四、信息存储与保管1.存储方式根据信息的性质和特点，选择合适的存储方式，如电子存储（服务器存储、数据库存储、云存储等）、纸质存储（档案柜存放等）。对于重要的电子信息，应进行备份存储，确保数据的安全性和可恢复性。备份存储应采用异地存储或多种存储介质相结合的方式。2.保管责任明确各部门和人员在信息存储与保管方面的责任，确保信息得到妥善保管。对于涉及机密信息的存储设备，应采取加密、访问控制等安全措施，防止信息泄露。定期对存储的信息进行检查和维护，确保信息的完整性和可读性。3.存储环境电子信息存储环境应具备良好的物理安全条件，如防火、防潮、防盗、防雷等设施。纸质信息存储场所应保持干燥、通风，防止文件损坏、丢失。五信息使用与共享1.使用原则合规性原则：信息使用应符合法律法规和公司制度的要求，不得用于违法违规或损害公司利益的行为。必要性原则：仅在必要的业务范围内使用信息，不得随意扩大信息使用范围。最小化原则：在满足工作需要的前提下，尽量减少信息的使用量，避免信息的不必要扩散。2.内部共享在公司内部，各部门之间因工作需要可以共享信息，但应遵循信息分级管理的原则。对于机密级以上信息的共享，需经过严格的审批流程。信息共享应明确共享目的、共享范围、共享期限等内容，并做好记录。3.外部共享向公司外部单位或个人共享信息时，必须签订保密协议，明确双方的权利和义务，确保信息安全。对于涉及公司核心机密的信息，严禁向外部共享。如需共享，必须经过公司高层领导的批准。4.使用审批员工因工作需要使用公司信息时，应填写信息使用申请表，注明信息用途、使用范围及预计使用期限等内容。根据信息的级别，按照相应的审批流程进行审批。审批通过后方可使用信息。对于紧急情况下需要使用信息的，可先口头申请，事后及时补办书面审批手续。六、信息安全与保密措施1.安全意识培训定期组织公司员工参加信息安全与保密培训，提高员工的安全意识和保密意识。培训内容包括法律法规、公司制度、信息安全知识、保密技能等方面。2.物理安全措施对公司办公场所、机房等区域采取必要的物理安全防护措施防止未经授权的人员进入。对存储信息的设备进行标识和管理，防止设备丢失或被盗。3.网络安全措施建立健全公司网络安全防护体系，安装防火墙、入侵检测系统等安全软件，防止网络攻击和数据泄露。对公司内部网络进行分段管理，严格控制不同区域之间的网络访问权限。4.人员管理措施与员工签订保密协议，明确员工在信息安全与保密方面的责任和义务。对涉及公司重要信息的岗位人员进行背景审查，确保人员具备良好的职业道德和安全意识。加强对员工离职时的信息交接管理，确保公司信息不会因人员变动而泄露。七、信息销毁与处置1.销毁原则对于已不再需要或已过期的公司信息，应及时进行销毁，确保信息不会被非法利用。销毁信息应遵循安全、彻底的原则，防止信息残留或恢复。2.销毁方式电子信息可采用删除、格式化、数据擦除等方式进行销毁。对于重要的电子信息，应采用专业的数据销毁设备进行多次覆写，确保数据无法恢复。纸质信息可采用焚烧、粉碎等方式进行销毁。销毁过程应进行记录，并由专人监督。3.处置记录对信息销毁与处置的过程进行详细记录，包括销毁时间、销毁方式、销毁信息的内容、监督人员等信息。记录应保存一定期限，以备审计和查询。八、监督与检查1.监督机制公司设立信息管理监督小组，负责对公司信息使用规范制度的执行情况进行监督检查。监督小组定期对公司各部门的信息管理工作进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。2.违规处理对于违反本制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。对于因违规行为给公司造成经济损失或其他损害的，