IT招投标规范制度

PAGEIT招投标规范制度一、总则（一）目的为规范公司/组织在IT项目招投标活动中的行为，确保招投标过程的公开、公平、公正，提高采购效率，保证采购质量，维护公司/组织的合法权益，特制定本规范制度。（二）适用范围本规范制度适用于公司/组织内部所有IT项目的招投标活动，包括但不限于硬件设备采购、软件系统开发、信息技术服务外包等。（三）基本原则1.合法性原则：招投标活动必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保各项操作合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与招投标的供应商一视同仁，不偏袒任何一方，保证竞争环境公平公正。3.公开透明原则：招投标信息应全面、及时、准确地公开，让所有潜在供应商了解项目要求和流程，确保招投标过程透明可监督。4.择优选择原则：通过综合评估供应商的技术实力、产品质量、服务水平、价格等因素，选择最符合公司/组织需求的供应商。二、招标前期准备（一）项目需求确定1.业务部门提出需求：各业务部门根据自身工作需要，详细梳理IT项目需求，包括项目目标、功能要求、性能指标、服务期限等内容，并形成书面需求文档。2.需求评审：由公司/组织内部的技术专家、业务骨干以及相关管理人员组成评审小组，对业务部门提交的需求文档进行评审。评审内容包括需求的合理性、完整性、可行性等，确保需求明确清晰，避免模糊或歧义。3.需求变更管理：在项目招投标过程中，如遇需求变更，业务部门应提交正式的变更申请，说明变更原因、变更内容以及对项目进度、预算等方面的影响。经评审小组审核通过后，方可进行变更。变更后的需求应及时通知所有潜在供应商。（二）招标方式选择1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的项目。通过发布招标公告，邀请不特定的供应商参与投标，以充分竞争，获取最优采购方案。2.邀请招标：对于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目，可以采用邀请招标方式。由招标人向预先选择的若干家供应商发出投标邀请书，邀请其参与投标。3.竞争性谈判：当招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的，技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，以及不能事先计算出价格总额的项目，可采用竞争性谈判方式采购。与不少于三家的供应商进行谈判，从中确定成交供应商。4.单一来源采购：符合下列情形之一的，可以采用单一来源方式采购：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。（三）招标文件编制1.文件内容：招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、技术标准和要求、投标文件格式等主要内容。招标公告（或投标邀请书）：应明确招标项目的基本情况、招标范围、对投标人资格要求、获取招标文件的方式、投标截止时间、开标时间及地点等信息。投标人须知：详细说明招投标活动的程序、规则、注意事项等，如投标文件的编制要求、密封和标记、递交方式、开标程序、评标标准等。评标办法：制定科学合理的评标标准和方法，明确评标因素及权重，如技术方案、商务条款、价格、售后服务等，确保评标过程客观公正。合同条款及格式：规定合同的主要条款，如项目名称、标的内容、数量、质量标准、价格、付款方式、服务期限、违约责任等，以及合同的格式要求。技术标准和要求：具体描述项目的技术规格、性能指标、技术方案等要求，作为投标人编制投标文件的依据。投标文件格式：提供统一规范的投标文件格式，包括投标函、法定代表人身份证明、授权委托书、投标报价表、技术规格偏离表、商务条款偏离表、资格证明文件等，便于投标人编制和招标人评审。2.审核发布：招标文件编制完成后，由项目负责人提交至公司/组织内部的法务部门和采购管理部门进行审核。审核内容包括合法性、合规性、完整性、准确性等。经审核通过后，方可发布招标文件。招标文件应在规定的媒介上公开发布，确保潜在供应商能够及时获取。三、投标受理（一）报名登记1.报名条件审核：对潜在供应商的报名资格进行审核，确保其符合招标文件规定的资格要求。审核内容包括营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证（或统一社会信用代码营业执照）、法定代表人身份证明、授权委托书、资质证书、业绩证明、财务状况等相关证明材料。2.报名登记信息：对符合报名条件的供应商进行登记，记录其公司名称、联系人姓名、联系方式、报名项目名称等信息，并发放招标文件。（二）投标文件接收1.接收要求：在规定的投标截止时间前，接收供应商递交的投标文件。投标文件应按照招标文件规定的格式、内容和要求编制，并密封包装。招标人应对投标文件的密封情况进行检查，确保投标文件在递交过程中未被拆封或损坏。2.接收记录：建立投标文件接收台账，详细记录投标文件的接收时间、供应商名称、项目名称、投标文件份数等信息。对接收的投标文件进行妥善保管，防止丢失或损坏。四、开标（一）开标准备1.场地布置：选择合适的开标场地，确保场地宽敞、明亮、通风良好，并配备必要的开标设备，如投影仪、音响设备、计算机等。2.人员安排：确定开标主持人、唱标人、记录人、监标人等人员，并明确其职责分工。开标主持人应由招标人或其委托的招标代理机构工作人员担任，负责组织开标会议，宣布开标纪律、开标程序、唱标内容等；唱标人负责宣读投标文件的主要内容；记录人负责记录开标过程中的各项信息；监标人负责监督开标过程的公正性和合法性。（二）开标程序1.宣布开标纪律：开标主持人宣布开标纪律，要求所有参与开标会议的人员遵守开标秩序，不得干扰开标过程。2.公布在投标截止时间前接收投标文件的情况：开标主持人公布在投标截止时间前接收投标文件的供应商名称、投标文件份数等信息。3.检查投标文件密封情况：开标主持人邀请投标人代表或监标人检查投标文件的密封情况，确认投标文件在递交过程中未被拆封或损坏。4.开标唱标：唱标人按照开标顺序依次当众宣读投标人名称、投标报价、投标文件的主要内容等信息。唱标过程应清晰、准确，记录人应同时做好记录。5.开标记录：开标过程中，记录人应将开标时间、地点、投标人名称、投标报价、投标文件的主要内容等信息详细记录在开标记录上，并由开标主持人、唱标人、记录人、监标人等签字确认。开标记录应作为评标过程的重要依据之一。五、评标（一）评标委员会组建1.人员构成：评标委员会由招标人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。2.专家抽取：评标专家应从省级以上人民政府有关部门提供的专家名册或者招标代理机构的专家库内的相关专业的专家名单中随机抽取。特殊招标项目可以由招标人直接确定评标专家，但应符合相关法律法规规定的条件。3.回避制度：与投标人有利害关系的人员不得进入评标委员会，已经进入的应当更换。评标委员会成员的名单在中标结果确定前应当保密。（二）评标原则与方法1.评标原则：评标应遵循公平、公正、科学、择优的原则，按照招标文件规定的评标标准和方法进行评审，确保评标结果客观公正。2.评标方法：根据项目特点和需求，选择合适的评标方法。常见的评标方法包括综合评估法、最低价成交法等。综合评估法：对投标文件的技术、商务、价格等方面进行综合评审，按照评审得分由高到低的顺序推荐中标候选人。评审因素通常包括技术方案的合理性、先进性、可靠性，商务条款的响应程度，价格的合理性，售后服务的承诺和保障等。最低价成交法：以价格为主要评审因素，按照投标报价由低到高的顺序推荐中标候选人。适用于采购需求明确、规格标准统一、市场竞争充分的项目。（三）评标过程1.初步评审：评标委员会对投标文件进行初步评审，审查投标文件是否满足招标文件的实质性要求，包括投标文件的格式、内容、签字盖章、资格证明文件、投标报价等方面。对不符合招标文件实质性要求的投标文件，应予以否决。2.详细评审：对通过初步评审的投标文件进行详细评审，按照评标标准和方法对投标文件的技术、商务、价格等方面进行综合评价和比较。评标委员会成员应独立评审，认真填写评标意见和评分表，并进行集体讨论和评审。3.澄清与说明：在评标过程中，评标委员会可以要求投标人对投标文件中含义不明确、对同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容进行必要的澄清、说明或者补正。投标人应在规定的时间内以书面形式进行澄清或说明，但不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。4.评标报告：评标结束后，评标委员会应编写评标报告。评标报告应包括评标基本情况和数据表、评标委员会成员名单、开标记录、符合要求的投标一览表、否决投标情况说明、评标标准、评标方法或者评标因素一览表、经评审的价格或者评分比较一览表、经评审的投标人排序、推荐的中标候选人名单与签订合同前要处理的事宜、澄清、说明、补正事项纪要等内容。评标报告应由评标委员会全体成员签字确认。六、中标与合同签订（一）中标通知1.中标候选人确定：招标人根据评标委员会推荐的中标候选人名单，确定中标人。中标人应是能够最大限度地满足招标文件中规定的各项综合评价标准，或者能够满足招标文件的实质性要求，并且经评审的投标价格合理最低（但投标价格低于成本的除外）的投标人。2.中标通知发出：招标人在中标人确定后，应向中标人发出中标通知书，并同时将中标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书对招标人和中标人具有法律效力，中标通知书发出后，招标人改变中标结果的，或者中标人放弃中标项目的，应当依法承担法律责任。（二）合同签订1.合同谈判：中标通知书发出后，招标人与中标人应在规定的时间内进行合同谈判。合同谈判的主要内容包括合同条款的细化、技术方案的进一步明确、服务内容和要求的具体约定、价格调整条款、违约责任等。谈判过程中，双方应遵循平等、自愿、公平和诚实信用的原则，确保合同条款符合双方的利益和项目实际需求。2.合同签订：合同谈判达成一致意见后，双方应签订书面合同。合同应采用国家规定的标准合同文本或双方协商一致的合同格式，明确双方的权利和义务。合同签订后，招标人应将合同副本送相关部门备案。七、监督与管理（一）内部监督1.成立监督小组：公司/组织内部成立招投标监督小组，负责对IT项目招投标活动进行全过程监督。监督小组应由公司/组织内部的纪检监察部门、审计部门、法务部门等相关人员组成。2.监督内容：监督小组应重点监督招投标活动是否符合法律法规和公司/组织内部的规章制度，是否存在违规操作、弄虚作假、串通投标等行为；评标过程是否公正、公平，评标结果是否合理；合同签订是否符合规定，合同履行情况是否良好等。3.投诉处理：建立投诉举报机制，接受公司/组织内部员工以及供应商对招投标活动中违规行为的投诉举报。监督小组应及时受理投诉举报，并进行调查核实。对于经查实的违规行为，应依法依规进行处理，并将处理结果及时反馈