备用金管理制度及规范

PAGE备用金管理制度及规范一、总则（一）目的为加强公司备用金管理，规范备用金的使用和核算，提高资金使用效率，保障公司资金安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及分支机构在经营活动中因业务需要使用备用金的情况。（三）定义备用金是指公司为满足日常经营活动中临时性、小额资金支付需求，而预先拨付给相关部门或人员周转使用的现金。（四）基本原则1.专款专用原则：备用金必须用于规定的业务范围内的支出，不得挪作他用。2.限额管理原则：根据各部门业务特点和实际需求，合理核定备用金限额，严格控制备用金规模。3.及时报账原则：使用备用金后，应及时到财务部门报账，结清备用金。4.监督检查原则：财务部门定期对备用金的使用情况进行检查和监督，确保备用金的合规使用。二、备用金的申请与审批（一）申请条件1.因业务需要经常发生小额零星支出，且使用银行转账等结算方式不便的。2.确需预借现金支付的临时性业务支出。（二）申请流程1.申请人填写《备用金申请表》，详细说明申请备用金的用途、金额、预计使用期限等内容。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据业务实际情况进行审批，并签署意见。3.经部门负责人审批同意后，申请表提交至财务部门。财务部门对申请内容进行审核，重点审核备用金用途是否合理、金额是否适当、预计使用期限是否符合规定等。审核通过后，报公司分管领导审批。4.公司分管领导根据财务部门审核意见进行最终审批。审批通过后，财务部门根据审批结果向申请人拨付备用金。（三）审批权限1.备用金金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。2.备用金金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核，财务部门负责人复核，公司分管领导审批。3.备用金金额在[X]元以上的，由部门负责人审核，财务部门负责人复核，公司总经理审批。三、备用金的使用（一）使用范围1.差旅费：员工因公务出差所需的交通、住宿、餐饮等费用。2.办公用品及零星采购：日常办公所需的文具、纸张、耗材等小额采购支出。3.业务招待费：因业务需要发生的招待客户的餐饮、礼品等费用。4.小额零星的日常费用支出：如水电费、邮寄费、市内交通费等。（二）使用规定1.备用金必须按照申请用途使用，不得擅自改变用途。2.严格执行公司财务报销制度，凭合法有效的票据报销备用金支出。报销票据应真实、完整、合法，不得弄虚作假。3.对于超过备用金限额的支出，应提前向财务部门申请追加备用金或采用其他结算方式支付。4.不得将备用金用于个人借款、投资等非公司业务相关的支出。（三）支付方式1.备用金支付应优先采用银行转账方式，确需使用现金支付的，应按照公司现金管理规定办理。2.使用现金支付备用金时，应在支出凭证上注明“备用金支付”字样，并由收款人签字确认。四、备用金的报账与核销（一）报账期限1.备用金使用后，应在[X]个工作日内到财务部门报账。2.对于出差等临时性业务，应在出差返回后[X]个工作日内报账。（二）报账流程1.申请人整理好备用金支出的相关票据，填写《备用金报销单》，详细注明支出日期、用途、金额、票据张数等内容。2.将《备用金报销单》及相关票据提交至所在部门负责人审核，部门负责人应核实支出的真实性、合理性，并签署审核意见。3.经部门负责人审核同意后，报销单提交至财务部门。财务部门对报销内容进行审核，重点审核票据的合法性、合规性、金额计算是否正确等。审核通过后，办理报销手续。4.财务部门根据审核结果，冲减备用金账户余额。如备用金支出小于申请金额，应将剩余备用金及时收回；如备用金支出大于申请金额，应及时补足备用金。（三）核销规定1.备用金报账后，财务部门应及时进行核销，确保备用金账户余额与实际使用情况相符。2.对于长期未报账的备用金，财务部门应及时催报。如催报后仍未报账，应暂停该部门或人员的备用金使用权限，并采取相应措施追回备用金。五、备用金的管理与监督（一）账户管理1.财务部门设立备用金专用账户，对备用金进行单独核算和管理。2.备用金账户应定期进行核对，确保账账相符、账实相符。（二）定期检查1.财务部门每月对备用金的使用情况进行检查，重点检查备用金是否按规定用途使用、报账是否及时、限额是否超支等。2.公司审计部门定期对备用金进行审计，检查备用金管理制度的执行情况和使用效果，发现问题及时提出整改意见。（三）监督举报1.公司鼓励员工对备用金使用过程中的违规行为进行监督举报。对于举报属实的，给予举报人一定的奖励。2.对违反备用金管理制度的部门或人员，将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、暂停备用金使用权限等。六．备用金的调整与取消（一）调整1.因业务变化等原因，需要调整备用金限额的，由使用部门提出书面申请，说明调整原因和调整后的限额。2.申请经所在部门负责人审核，财务部门复核，公司分管领导审批后，进行备用金限额的调整。（二）取消1.备用金使用部门或人员不再需要备用金时，应及时向财务部门提出取消备用金申请。2.申请经所在部门负责人审核，财务部门复核，公司分管领导审批后，办理备用金取消手续。财务部门收回备用金余额，并注销备用金账户。七、附则（一）解释权本制度由公司财务