生产耗材采购制度

PAGE生产耗材采购制度一、总则（一）目的为规范公司生产耗材采购行为，加强采购管理，确保采购过程公开、公平、公正，保证生产耗材的质量，降低采购成本，满足公司生产经营需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有生产耗材的采购活动，包括但不限于原材料、零部件、办公用品、劳保用品等与生产相关的各类耗材。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.效益原则：在保证生产耗材质量的前提下，通过合理的采购渠道、采购方式和采购批量，降低采购成本，提高采购效益。3.质量原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购的生产耗材符合公司生产要求和质量标准。4.公开公正原则：采购过程应公开透明，接受公司内部监督，确保所有符合条件的供应商都有平等参与竞争的机会。二、采购职责分工（一）采购部门职责1.负责制定生产耗材采购计划，根据公司生产需求和库存情况，合理安排采购数量和时间。2.收集、整理供应商信息，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和考核。3.按照采购流程，选择合适的供应商，签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.负责采购订单的下达、跟进和协调，确保采购物资按时、按质、按量供应。5.参与采购物资的验收工作，对验收过程中发现的问题及时与供应商沟通解决。6.定期统计采购数据，分析采购成本和采购绩效，提出改进建议。（二）需求部门职责1.根据生产计划和实际需求，准确提出生产耗材的采购申请，详细说明采购物资的名称、规格、型号、数量、质量要求等。2.协助采购部门进行供应商选择和采购合同评审，提供技术支持和质量标准要求。3.参与采购物资的验收工作，对所采购物资的质量、数量、规格等进行检验和确认。4.负责本部门生产耗材的库存管理，定期盘点库存，及时反馈库存信息，避免积压或缺货。（三）质量部门职责1.制定生产耗材的质量检验标准和验收流程，确保采购物资符合公司质量要求。2.参与供应商的评估和考核，对供应商的质量管理体系进行审核。3.在采购物资到货时，按照质量标准进行检验，出具检验报告，对不合格物资提出处理意见。4.跟踪采购物资的质量使用情况，对出现质量问题的物资进行调查和分析，提出改进措施。（四）财务部门职责1.负责审核采购合同，确保合同条款符合财务规定和公司利益。2.根据采购合同和付款审批流程，办理采购款项的支付手续。3.对采购成本进行核算和分析，提供财务数据支持，协助控制采购成本。4.定期审计采购业务，监督采购资金的使用情况，防范财务风险。三、采购流程（一）采购申请1.需求部门根据生产计划、设备维护计划、办公用品消耗情况等，填写《生产耗材采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、预计到货日期、用途等信息，并由部门负责人签字确认。2.《生产耗材采购申请表》提交至采购部门，采购部门对申请内容进行初步审核，确认采购需求的合理性和必要性。（二）采购计划制定1.采购部门根据审核后的采购申请，结合库存情况，制定生产耗材采购计划。采购计划应明确采购物资的名称、规格、型号、数量、采购时间、预计到货时间等信息。2.采购计划经采购部门负责人审核后，报分管领导审批。分管领导根据公司生产经营状况和资金安排，对采购计划进行审批，批准后的采购计划作为采购执行的依据。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商候选名单。2.对供应商候选名单进行初步筛选，主要考虑供应商的经营范围、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务、信誉状况等因素，确定若干家潜在供应商。3.采购部门组织相关人员（如需求部门、质量部门等）对潜在供应商进行实地考察和评估，了解供应商的实际情况，评估其是否符合公司采购要求。考察内容包括供应商的生产现场、质量管理体系、设备状况、人员素质等方面。4.根据考察和评估结果，对潜在供应商进行打分排序，选择得分较高的供应商作为合作对象。对于重要生产耗材的采购，应选择至少两家以上的供应商作为备用，以降低供应风险。5.建立供应商档案，记录供应商的基本信息、评估结果、合作历史、交易记录等内容，并定期对供应商进行动态评估和更新。（四）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商就采购物资的价格、质量、交货期、售后服务等条款进行谈判，达成一致意见后，起草采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、验收方式、付款方式、违约责任等内容。采购合同的条款应符合法律法规和公司利益，避免出现模糊不清或歧义的表述。3.采购合同初稿提交至需求部门、质量部门、财务部门等相关部门进行会签。各部门根据自身职责对合同条款进行审核，提出修改意见和建议。采购部门根据各部门的意见对合同进行修改完善，确保合同内容准确无误、合法合规。4.采购合同经采购部门负责人、分管领导签字审批后，加盖公司公章，与供应商签订正式合同。合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、质量部门、财务部门等相关部门，以便各部门按照合同要求进行跟踪和管理。（五）采购订单下达1.采购部门根据采购合同，制作采购订单，明确采购物资的详细信息、交货时间、交货地点、付款方式等内容。采购订单应与采购合同保持一致，确保供应商能够准确理解采购要求。2.采购订单经采购部门负责人审核后，发送给供应商。供应商收到采购订单后，应确认订单内容，并按照订单要求组织生产和发货。3.采购部门应建立采购订单跟踪台账，及时掌握采购订单的执行情况，包括订单下达时间、供应商确认时间、生产进度、发货时间、预计到货时间等信息。对于重要采购订单，应定期与供应商沟通，了解订单执行过程中遇到的问题，并及时协调解决。（六）物资验收1.采购物资到货前，采购部门应提前通知需求部门和质量部门做好验收准备工作。需求部门和质量部门应安排专人负责验收，并根据采购合同和质量标准制定验收方案。2.采购物资到货时，验收人员应按照验收方案对物资的数量、规格、型号、质量等进行逐一核对和检验。验收过程中，应严格按照质量标准进行操作，确保验收结果准确可靠。3.对于验收合格的物资，验收人员应在验收报告上签字确认，并办理入库手续。对于验收不合格的物资，验收人员应出具不合格报告，详细说明不合格原因，并及时通知采购部门与供应商沟通处理。采购部门应要求供应商在规定时间内更换合格物资或采取其他补救措施，如退货、降价处理等。4.质量部门应定期对采购物资的质量进行抽检，确保所采购的生产耗材始终符合公司质量要求。对于抽检中发现的质量问题，应及时追溯原因，采取相应的措施进行整改，防止类似问题再次发生。（七）付款结算1.采购物资验收合格并办理入库手续后，采购部门应根据采购合同和验收报告，填写《付款申请单》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、金额、付款方式、付款期限等信息，并附上采购合同、验收报告、发票等相关凭证。2.《付款申请单》提交至财务部门进行审核。财务部门应按照公司财务制度和合同约定，对付款申请进行严格审核，确保付款金额准确无误、付款条件符合规定。审核通过后，财务部门在《付款申请单》上签字审批。3.分管领导根据财务部门的审核意见，对付款申请进行最终审批。审批通过后，财务部门按照付款方式和付款期限办理付款手续，及时支付采购款项给供应商。4.财务部门应定期与采购部门核对采购付款情况，确保采购款项支付的准确性和及时性。同时，应建立采购付款台账，记录每笔采购业务的付款金额、付款时间、付款方式等信息，以便进行财务核算和审计监督。四、采购风险管理（一）供应商风险1.供应中断风险：由于供应商自身原因（如生产设备故障、原材料短缺、人员变动等）导致无法按时、按质、按量供应生产耗材，影响公司生产经营。应对措施：建立供应商评估和考核机制，定期对供应商进行评估，选择多家优质供应商作为合作伙伴，降低单一供应商依赖度；与供应商签订详细的采购合同，明确违约责任和赔偿条款；建立供应商应急管理机制，在供应商出现供应中断情况时，能够及时采取替代措施，确保生产不受影响。2.质量风险：供应商提供的生产耗材不符合公司质量标准，导致产品质量问题，影响公司声誉和市场竞争力。应对措施：加强供应商质量管理，要求供应商提供产品质量认证文件，定期对供应商产品进行抽检；在采购合同中明确质量标准和验收条款，对不合格产品的处理方式进行约定；建立质量反馈机制，及时将质量问题反馈给供应商，要求其限期整改，并跟踪整改结果。3.价格风险：供应商因市场变化、原材料价格波动等原因，单方面提高采购价格，增加公司采购成本。应对措施：建立市场价格监测机制，定期收集市场价格信息，分析价格走势；与供应商签订价格调整协议，明确价格调整的条件和方式；通过与多家供应商谈判、招标等方式，争取有利的采购价格；合理安排采购计划，避免集中采购导致价格波动风险。（二）采购合同风险1.合同条款风险：采购合同条款不明确、不合理或存在漏洞，导致在合同履行过程中出现纠纷，给公司带来损失。应对措施：加强采购合同管理，制定标准的采购合同模板，确保合同条款完整、准确、合法；在签订合同前，组织相关部门对合同条款进行会审，充分考虑各种可能出现的情况，避免合同风险；加强对合同执行过程的监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.合同变更风险：在采购合同履行过程中，由于各种原因需要变更合同条款，如果处理不当，可能引发法律纠纷。应对措施：建立合同变更审批制度，明确合同变更的条件、程序和审批权限；在合同变更前，与供应商进行充分沟通，达成一致意见后签订书面变更协议；对合同变更的内容进行详细记录，确保变更后的合同条款清晰、准确，避免出现歧义。（三）采购人员风险1.职业道德风险：采购人员利用职务之便，收受供应商贿赂、回扣等不正当利益，损害公司利益。应对措施：加强采购人员职业道德教育，建立廉洁自律制度，明确采购人员的行为规范和纪律要求；加强对采购人员的监督和考核，对违规行为进行严肃处理；建立举报机制，鼓励员工对采购人员的违规行为进行举报，保护举报人权益。2.业务能力风险：采购人员业务能力不足，导致采购计划不合理、供应商选择不当、采购合同签订失误等问题，影响采购工作质量和效率。应对措施：加强采购人员培训，提高其业务水平和专业能力；定期对采购人员进行绩效考核，根据考核结果进行奖惩；建立采购人员轮岗制度，避免因长期从事同一岗位导致业务能力固化和风险积累。五、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对生产耗材采购业务进行审计，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购成本是否合理等情况。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。2.公司设立举报邮箱和举报电话，接受员工对采购业务中违规行为的举报。对于举报信息，公司应及时进行调查核实，对经查实的违规行为，依法依规进行处理，并对举报人给予奖励。3.采购部门应定期向公司管理层汇报采购工作进展情况，包括采购计划执行情况、供应商管理情况、采购成本控制情况等，接受公司管理层的监督和指导。（二）供应商考核1.采购部门定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。考核方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种形式。2.根据考核结果，对供应商进行分类评级，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。对于优秀供应商，给予一定奖励，如增加采购份额、优先付款等；对于不合格供应商，及时采取措施进行整改，如减少采购份额、暂停合作等，直至解除合作关系。3.采购部门应建立供应商考核档案，记录每次考核的结果和供应商的改进情况，为供应商管理提供依据。（三）采购人员考核1.人力资源部门会同采购部门制定采购人员绩效考核指标体系，包括采购任务完成情况、采