档案管理制度流程规范

PAGE档案管理制度流程规范一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度流程规范。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和系统性。2.真实性原则档案内容应真实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的各类档案，保证档案的齐全完整，避免遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则在确保档案安全和保密的前提下，优化档案管理流程，提高档案查阅和利用效率，为公司/组织的各项工作提供及时有效的支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立档案管理中心，作为档案管理的专门机构，负责统筹协调公司/组织的档案管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度根据国家法律法规和公司/组织实际情况，制定、修订和完善档案管理制度流程规范，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理负责组织各部门对工作活动中形成的各类档案进行收集、整理，指导各部门档案管理人员做好档案的分类、编号、编目等工作，确保档案整理符合规范要求。3.档案保管与保护建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，对档案进行妥善保管，确保档案的安全和完整。定期对档案进行检查、清点和维护，对破损、褪色的档案及时进行修复或复制。4.档案信息化管理推进档案信息化建设，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。负责档案信息的录入、维护和更新，确保档案信息系统的正常运行。5.档案查阅与利用制定档案查阅利用制度，规范档案查阅利用流程。根据工作需要，为公司/组织内部各部门及员工提供档案查阅服务，并做好查阅登记和利用效果跟踪反馈工作。对涉及公司/组织机密或敏感信息的档案，严格按照保密规定进行审批和管理。6.档案鉴定与销毁定期组织对已超过保管期限的档案进行鉴定，提出档案存毁意见。对确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁，并做好销毁记录。7.业务指导与培训对各部门档案管理人员进行业务指导，定期组织档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平和综合素质。8.档案统计与分析建立档案统计台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计分析，为公司/组织的决策提供数据支持。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案类包括公司/组织设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议文件，公司章程，公司管理制度，行政公文，工作计划与总结，人事档案，资质证书，荣誉证书等。2.财务档案类涵盖会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告、税务资料、资金管理文件等。3.业务档案类根据公司/组织业务特点，分为市场营销档案（如市场调研报告、销售合同、客户资料等）、生产管理档案（如生产计划、工艺流程、质量检验报告等）、研发项目档案（如项目立项报告、研究成果、专利文件等）、采购与供应链档案（如采购合同、供应商资料、物流配送记录等）等。4.工程档案类包括工程项目前期文件（如项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告等）、工程设计文件（如初步设计、施工图设计等）、工程施工文件（如施工组织设计、工程变更记录、工程质量验收文件等）、工程竣工文件（如竣工验收报告、竣工图等）。5.合同档案类各类合同文本，包括买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等，以及合同履行过程中的相关文件。6.其他档案类除上述各类档案外的其他档案，如声像档案（照片、录音、录像等）、电子档案（电子邮件、电子文档等）、实物档案（奖杯、奖牌、证书等）。（二）档案编号1.编号规则采用“全宗号分类号年度保管期限流水号”的编号方式。全宗号：由档案管理部门统一编制，代表公司/组织的档案全宗。分类号：根据档案分类方案，对各类档案赋予相应的分类代码。年度：采用公元纪年，如“20XX”。保管期限：分为永久、长期（10年以上）、短期（10年以下），分别用“Y”“C”“D”表示。流水号：按照档案形成的先后顺序，对同一类档案依次编号。2.编号示例如行政档案类中2023年形成的一份永久保存的文件，编号为：01XZ2023Y001。四、档案收集与整理（一）档案收集1.收集范围各部门应按照档案管理部门的要求，及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案，包括纸质文件、电子文件、声像资料等。2.收集时间各类档案应在形成后及时收集归档，一般应在次年上半年完成上一年度档案的收集工作。对于重要紧急的档案，应随时收集归档。3.收集要求收集的档案应齐全完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。电子文件应确保格式规范、内容完整，并与纸质文件内容一致。声像资料应注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。（二）档案整理1.整理原则遵循档案形成规律和特点，保持档案之间的有机联系，便于档案的保管和利用。2.整理步骤分类：按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。装订：对纸质文件进行整理装订，拆除金属物，采用线装或胶装方式，确保文件整齐牢固。编页：对有页码的文件，应检查页码是否连续；对无页码的文件，应编写页码，页码编写位置应统一、规范。编号：按照档案编号规则，对每一份档案进行编号，并在文件首页右上角加盖编号章。编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等信息。档案目录应打印成册，并建立电子目录数据库。装盒：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒脊背填写档案编号、题名、保管期限等信息。五、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案密集架、档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备、照明设备等。档案密集架应排列整齐，便于档案的存放和查找；档案柜应坚固耐用，能够有效保护档案。（三）档案存放1.分类存放按照档案分类方案，将各类档案分别存放在相应的档案密集架或档案柜中，确保档案存放有序，便于管理和查阅。2.上架排列档案上架应按照档案编号顺序排列，同一类档案应集中存放。对于纸质档案，应将同一保管期限的档案放在一起；对于电子档案，应按照存储介质分类存放，并建立相应的索引目录。3.标识管理在档案密集架或档案柜上张贴明显的标识，注明档案类别、编号范围、保管期限等信息，便于快速查找档案。（四）档案保管期限根据国家有关规定和公司/组织实际情况，确定各类档案的保管期限。保管期限一经确定，应严格执行，不得擅自更改。（五）档案定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，一般每年至少进行一次全面检查。检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。对检查中发现的问题，应及时采取措施进行处理，并做好检查记录。（六）档案安全管理1.安全制度建立健全档案安全管理制度，明确档案管理人员的安全职责，加强对档案库房的安全管理。2.人员进出管理严格控制档案库房人员进出，非档案管理人员未经批准不得进入库房。档案管理人员进入库房时，应做好登记，离开库房时应检查门窗、设备等是否关闭。3.消防管理档案库房应配备必要的消防设备，如灭火器、消火栓等，并定期进行检查和维护。档案管理人员应熟悉消防器材的使用方法，掌握火灾应急处理技能。4.防盗管理档案库房应安装防盗报警装置，门窗应坚固可靠，防止档案被盗。加强对档案库房周边环境的巡查，确保安全。5.数据备份与恢复对于电子档案，应定期进行数据备份，并将备份数据存储在不同的介质上，分别存放在不同的地点。建立数据恢复应急预案，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。六、档案查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅公司/组织内部各部门及员工因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅因特殊原因需要向外部单位或个人提供档案查阅服务的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅单位或个人名称、查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经公司/组织分管领导审批后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。涉及公司/组织机密或敏感信息的档案，不得向外部单位或个人提供查阅服务。（二）查阅流程1.申请查阅人填写《档案查阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.审批所在部门负责人对查阅申请进行审核，签署意见后报档案管理部门。档案管理部门根据审批权限，对查阅申请进行审批。3.查阅经审批同意后，查阅人凭有效证件到档案管理部门查阅档案。档案管理人员应按照查阅申请内容，提供相应的档案，并做好查阅登记。查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并在规定范围内使用。4.归还查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）利用效果跟踪档案管理部门应定期对档案查阅利用情况进行统计分析，跟踪档案利用效果。对于重要档案的利用情况，应及时向相关部门反馈，为公司/组织的决策提供参考依据。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人担任组长，各部门档案管理人员为成员。鉴定工作小组负责对已超过保管期限的档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据国家有关规定和公司/组织实际情况，制定档案鉴定标准。鉴定标准应明确各类档案的保管期限、鉴定方法、鉴定程序等内容。（三）鉴定程序1.初步审查档案管理部门对已超过保管期限的档案进行初步审查，剔除明显无保存价值的档案，并将初步审查结果提交档案鉴定工作小组。2.详细审查档案鉴定工作小组对初步审查通过的档案进行详细审查，根据鉴定标准，对档案的内容、价值等进行综合评估，提出档案存毁意见。3.审批档案鉴定工作小组将鉴定意见报公司/组织分管领导审批。经审批同意销毁的档案，应按照规定程序进行销毁；经审批同意继续保存的档案，应重新确定保管期限，并做好相应的标识和管理工作。（四）销毁程序1.编制销毁清单对经审批同意销毁的档案，档案管理部门应编制《档案销毁清单》，详细记录档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.审批销毁《档案销毁清单》报公司/组织分管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁方式档案销毁应采用安全可靠的方式进行，如焚烧、粉碎等。对于电子档案，应采用专业的数据清除软件进行数据销毁，确保数据无法恢复。4