2025年秋季学期教学档案数字化加工服务招标需求书

2025年秋季学期教学档案数字化加工服务招标需求书为深入推进我校教学档案管理数字化、规范化、精细化建设，提升教学档案利用效率，保障教学档案的完整性、安全性和可追溯性，切实减轻档案管理工作人员负担，规范2025年秋季学期教学档案数字化加工工作，确保加工服务质量与效率，现对该项目进行公开招标，特制定本招标需求书，供各投标单位参照投标。一、招标单位单位名称：________（填写学校全称）地址：________联系人：________联系电话：________电子邮箱：________二、招标项目概况（一）项目名称2025年秋季学期教学档案数字化加工服务项目（二）项目背景2025年秋季学期，我校教学活动有序开展，形成了大量纸质及电子教学档案，涵盖备课教案、教学设计、课堂实录、作业样本、教学反思、教研记录、考试试卷、成绩分析、学生成长档案、师资培训档案等各类教学相关资料。为实现教学档案的长期保存、快速检索、高效利用，破解传统纸质档案存储占用空间大、检索繁琐、易损坏、共享不便等难题，亟需通过专业数字化加工服务，将各类教学档案转化为标准化、规范化的电子档案，建立完善的教学档案数字化管理体系，为学校教学管理、教研改革、质量评估提供有力支撑。（三）项目范围及规模1.加工范围：2025年秋季学期我校各年级、各学科、各教学环节形成的全部教学档案，具体包括但不限于：教师教学类档案：备课教案、教学设计、课件、教学重难点分析、课堂实录（音频/视频）、教学反思、听课评课记录、公开课相关资料等；学生学习类档案：作业样本、试卷（含空白卷、批改卷）、成绩册、成绩分析报告、学生课堂表现记录、学生实践活动档案、学生成长手册等；教研管理类档案：教研活动计划、教研记录、课题研究资料、集体备课记录、教学改革方案及总结、师资培训档案、教学评比资料等；其他相关档案：教学计划、教学大纲、课程表、教学检查记录、教学质量评估报告等与2025年秋季学期教学工作相关的各类纸质及电子档案。2.加工规模：预计加工纸质档案________册（页），电子档案________份（含音频、视频、文档等格式），具体数量以招标单位实际提供的档案为准，最终结算按实际加工数量核算。（四）服务周期自合同签订之日起________个工作日内完成全部档案数字化加工工作（含档案接收、整理、扫描、录入、校对、归档、备份等全流程），若因招标单位提供档案延迟、档案补充等原因导致工期延误，服务周期相应顺延，投标单位需在投标文件中明确承诺可配合工期调整。（五）服务地点招标单位指定地点（________，具体地点另行通知），投标单位需服从招标单位的现场管理要求，在指定区域开展加工工作。三、招标需求（一）服务质量要求1.档案整理规范投标单位需按照《高等学校档案管理办法》《中小学档案管理规范》及招标单位教学档案管理相关规定，对2025年秋季学期教学档案进行分类、排序、编号、装订，确保档案整理有序、规范，符合数字化加工前置要求；对破损、褶皱、字迹模糊、残缺的纸质档案，需进行修复、抚平、补全（需经招标单位确认）后再进行加工，确保档案完整性。2.数字化加工标准纸质档案扫描：采用彩色扫描（字迹清晰、无底色干扰的可采用黑白扫描，需经招标单位确认），分辨率不低于300dpi，扫描格式为JPG或PDF（优先PDF格式，可检索），图像清晰、完整、无歪斜、无阴影、无污渍、无失真，字迹、图案可清晰辨认；扫描后的电子档案需与原纸质档案一致，不得出现漏扫、多扫、错扫现象。电子档案处理：对扫描后的电子图像进行去噪、纠偏、裁剪、拼接等处理，确保图像质量；对可检索PDF档案，需进行OCR文字识别，识别准确率不低于98%，确保文字可复制、可检索；音频、视频档案需进行格式标准化处理（统一为MP3、MP4格式），确保播放流畅、音质/画质清晰，无杂音、无卡顿。档案录入规范：对档案相关信息（如档案名称、形成单位、形成日期、责任人、关键字等）进行准确录入，录入信息需与原档案一致，无错录、漏录、误录现象，录入准确率不低于99%；电子档案命名需遵循招标单位指定规则（如“年级-学科-档案类型-日期-序号”），便于检索和管理。3.档案归档要求数字化加工完成后，投标单位需按照招标单位要求，对电子档案进行分类归档，建立规范的电子档案目录（Excel格式，包含档案名称、编号、类型、形成日期、存储路径、责任人等信息）；电子档案需进行双重备份（本地备份+U盘/移动硬盘备份），备份设备需由投标单位提供，且符合安全存储标准，确保电子档案不丢失、不损坏；纸质档案经加工后，需按原整理规范装订归档，返还招标单位指定地点妥善保管。4.质量验收标准招标单位将组织专人对数字化加工成果进行抽样验收（抽样比例不低于30%），验收内容包括档案整理规范性、电子档案质量、信息录入准确性、归档完整性等；若抽样验收不合格，投标单位需在招标单位指定期限内整改，整改后仍不合格的，招标单位有权终止合同，且投标单位需承担相应违约责任；全部成果验收合格后，双方签署验收报告。（二）服务安全要求1.档案安全：投标单位需严格遵守招标单位档案管理保密规定，对加工过程中接触到的所有教学档案（含纸质、电子）严格保密，不得泄露、传播、复制、篡改、转借档案内容，不得利用档案从事任何与本项目无关的活动；加工完成后，需及时删除加工设备中存储的所有档案数据，招标单位有权对加工设备进行检查，确保无档案残留。2.设备安全：投标单位需自备加工所需的全部设备（扫描仪、电脑、打印机、复印机、U盘、移动硬盘、修复工具等），设备需符合安全标准，无病毒、无漏洞，确保加工过程中设备正常运行；加工设备需由投标单位专人负责管理，不得用于本项目以外的其他工作，不得接入非招标单位指定的网络。3.人员安全：投标单位参与本项目的工作人员需身体健康、无违法犯罪记录，需提供工作人员身份证复印件及无犯罪记录证明；工作人员需遵守招标单位现场安全管理规定，服从招标单位工作人员的管理，不得在现场从事与本项目无关的活动，不得擅自进入招标单位禁止区域。（三）服务人员要求1.投标单位需组建专门的项目服务团队，团队成员不少于________人（根据加工规模合理配置），其中项目负责人1名，需具备3年以上档案数字化加工项目管理经验，熟悉教学档案管理规范，能够统筹协调项目推进，及时处理项目过程中的各类问题；加工人员需具备相应的档案整理、扫描、录入等技能，经专业培训合格后上岗。2.项目团队成员需保持稳定，未经招标单位书面同意，投标单位不得擅自更换项目负责人及核心加工人员；若因特殊情况需更换，需提前7个工作日书面通知招标单位，且更换后的人员资质不得低于原人员资质，招标单位有权对更换人员进行审核，审核不合格的，投标单位需重新更换。（四）设备及技术要求1.投标单位需自备加工所需的全部设备，设备性能需满足本项目数字化加工质量及效率要求，具体包括但不限于：高速扫描仪（不少于________台，支持彩色、黑白扫描，扫描速度不低于30页/分钟）、台式电脑（不少于________台，配置满足OCR识别、图像处理需求）、打印机、复印机、档案修复工具、U盘（容量不低于128G，不少于________个）、移动硬盘（容量不低于2TB，不少于________个）等；所有设备需在项目启动前调试到位，确保正常运行。2.投标单位需采用成熟、稳定的数字化加工技术及软件（如OCR识别软件、图像处理软件、档案管理软件等），软件需具备良好的兼容性、安全性，能够满足档案数字化加工、处理、归档、检索等需求；若招标单位有指定软件，投标单位需配合使用指定软件开展加工工作。（五）售后服务要求1.验收合格后，投标单位需提供不少于6个月的免费售后服务，售后服务内容包括：电子档案的备份维护、检索指导、格式修复、信息修正等；若电子档案出现损坏、丢失、检索异常等问题，投标单位需在接到招标单位通知后24小时内响应，48小时内解决问题（特殊情况除外，需提前书面说明）。2.投标单位需建立售后服务台账，记录售后服务情况，定期（每1个月）与招标单位沟通售后服务事宜，及时了解电子档案使用情况，主动提供技术支持。3.售后服务期内，投标单位需配合招标单位开展电子档案管理相关培训，指导招标单位工作人员熟练掌握电子档案的检索、备份、使用等技能。四、投标单位资质要求投标单位需是在中华人民共和国境内注册，具有独立法人资格，持有有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照），经营范围包含档案数字化加工、档案管理服务等相关内容，能够独立承担民事责任、履行合同义务。投标单位需具备良好的商业信誉和健全的财务会计制度，近3年内无重大违法违规记录、无失信行为（需提供信用中国查询截图、近3年财务报表）；近3年内有至少1个类似教学档案数字化加工服务项目业绩（需提供合同复印件、验收报告等证明材料）。投标单位需具备相应的档案数字化加工资质，持有档案管理相关资质证书（如档案数字化加工资质等级证书），项目团队成员需具备相应的从业资格证书（如有）。投标单位需承诺遵守招标单位的各项管理规定，能够按照本招标需求书的要求完成服务任务，提供优质、高效的服务；需提供保密承诺书，承诺对本项目所有档案严格保密。本项目不接受联合体投标，不允许转包、分包，投标单位需在投标文件中明确承诺。五、投标文件要求（一）投标文件组成法定代表人身份证明及身份证复印件（加盖公章）；法定代表人授权委托书及授权委托人身份证复印件（加盖公章，若授权委托人参与投标）；有效的营业执照、税务登记证、组织机构代码证（或三证合一营业执照）复印件（加盖公章）；档案数字化加工相关资质证书复印件（加盖公章）；近3年类似项目业绩证明材料（合同复印件、验收报告等，加盖公章）；信用中国查询截图、近3年财务报表（加盖公章）；项目服务方案（包括服务流程、质量控制措施、安全保障措施、人员配置、设备配置、工期安排等）；投标报价表（需明确单价、总价、服务周期、售后服务承诺等，加盖公章）；保密承诺书、服务质量承诺书、不转包分包承诺书（加盖公章）；投标单位认为需要提供的其他相关材料（加盖公章）。（二）投标文件格式及递交1.投标文件需采用A4纸张，一式伍份（正本壹份、副本肆份），正本与副本需分开装订，明确标注“正本”“副本”字样，密封包装，包装封面需注明投标单位名称、项目名称、联系人及联系电话，并加盖投标单位公章及法定代表人签字（或授权委托人签字）。2.投标文件递交截止时间：________年________月________日________时________分（北京时间），递交地点：________，逾期递交、密封不合格的投标文件，招标单位有权拒收。3.投标文件一经递交，不得更改，投标单位需对投标文件内容的真实性、合法性、完整性负责。六、评标标准及方法（一）评标原则评标工作遵循“公开、公平、公正、科学、择优”的原则，由招标单位组织评标小组，对投标文件进行综合评审，根据评审结果确定中标单位。（二）评标标准（总分100分）投标单位资质（20分）：营业执照、资质证书齐全有效（8分）；近3年类似项目业绩丰富（6分）；商业信誉良好、无失信记录（6分）。项目服务方案（30分）：服务流程合理、规范，符合本招标需求（8分）；质量控制措施完善，能够保障服务质量（8分）；安全保障措施到位，保密方案可行（7分）；人员、设备配置充足，满足项目需求（7分）。投标报价（25分）：报价合理，符合市场行情，性价比高（报价最低者得满分，其他投标单位按比例计分）；报价过高或过低，偏离市场行情的，将酌情扣分。售后服务（15分）：售后服务方案完善，响应及时（6分）；免费售后服务期限满足要求，服务内容全面（5分）；具备良好的售后服务能力和过往服务口碑（4分）。承诺及其他（10分）：严格遵守招标要求，提供完整的各类承诺书（4分）；投标文件规范、完整，响应全面（3分）；能够配合招标单位工期调整、现场管理等要求（3分）。（三）评标方法评标小组根据上述评标标准，对各投标单位的投标文件进行逐项打分，总分100分，得分最高者为中标候选人；若得分相同，报价较低者中标；若得分、报价均相同，类似项目业绩更丰富者中标。评标小组将出具评标报告，明确中标候选人，报招标单位审批后，确定最终中标单位。七、合同签订及付款方式（一）合同签订中标单位确定后，招标单位将在3个工作日内通知中标单位，中标单位需在接到通知后7个工作日内与招标单位签订服务合同；若中标单位未在规定期限内签订合同，视为自动放弃中标资格，招标单位有权重新选择中标单位，或重新组织招标。合同内容需明确服务范围、质量要求、服务周期、价款、付款方式、违约责任、保密条款等相关内容，双方严格按照合同约定履行义务。（二）付款方式本项目付款采用分期付款方式，具体如下：合同签订后，招标单位向中标单位支付合同总价的30%作为预付款，用于中标单位购置设备、组织人员等前期工作；全部数字化加工工作完成，经招标单位验收合格后，招标单位向中标单位支付合同总价的60%；免费售后服务期满，且无任何质量、安全问题，招标单位向中标单位支付剩余10%的合同尾款。付款时，中标单位需向招标单位提供合法有效的发票，否则招标单位有权顺延付款，且不承担逾期付款违约责任。最终结算金额按实际加工数量×投标单价核算，若实际加工数量与预计数量不符，预付款将按实际结算金额的30%调整。八、违约责任若投标单位未按照本招标需求书及合同约定的质量要求完成服务任务，验收不合格且整改后仍不合格的，招标单位有权终止合同，没收预付款，且投标单位需退还招标单位已支付的全部款项，并向招标单位支付合同总价20%的违约金；若违约金不足以弥补招标单位损失的，投标单位需另行赔偿。若投标单位未按照合同约定的服务周期完成服务任务，每逾期1个工作日，需向招标单位支付合同总价0.5%的违约金；逾期超过15个工作日，招标单位有权终止合同，投标单位需承担相应违约责任，赔偿招标单位损失。若投标单位违反保密规定，泄露、传播、复制、篡改档案内容，需向招标单位支付合同总价30%的违约金，并承担由此给招标单位造成的全部损失（