费用报销制度及报销流程

费用报销制度及报销流程一、总则费用报销是企业日常运营中的一项常规性工作，规范的报销制度与清晰的报销流程，不仅是保障企业资金安全、提高资金使用效率的基础，也是维护财务纪律、防范经营风险的重要手段。本制度旨在明确报销的各项原则、范围、标准及操作流程，确保各项费用支出的合理性、合规性与真实性，同时为员工提供清晰的指引，提升整体工作效率。本制度适用于公司全体员工在日常工作中发生的各类费用报销事宜。所有员工均须严格遵守本制度规定，财务部门负责制度的执行、解释与监督。二、报销范围与标准（一）报销范围界定报销范围原则上限定为员工因履行工作职责而发生的、与公司业务直接相关的各项必要且合理的费用支出。主要包括但不限于：1.差旅费：员工因公出差所发生的交通费（含市内交通与城际交通）、住宿费、伙食补助费等。2.业务招待费：因业务需要，招待客户、合作伙伴或相关单位人员所发生的餐饮、礼品等费用。3.办公费：为日常办公所需购买的办公用品、支付的办公租赁费、水电费、通讯费（指因公发生的固定电话及移动通讯补贴，具体补贴标准另行规定）等。4.交通费：员工在本市内因公外出办理业务所发生的公共交通费用。5.培训费：为提升员工技能或满足业务发展需要，参加外部培训或组织内部培训所发生的费用。6.其他经公司批准的合理费用：如特定项目的零星采购、必要的会务费等，此类费用通常需事先获得相关权限领导的批准。（二）费用报销标准各项费用的报销均需遵循公司制定的统一标准，超标准部分原则上不予报销，特殊情况需书面说明理由并经总经理特批。1.差旅费标准：根据出差人员级别、出差地点（如一线城市、二线城市、其他地区）及出差天数，设定不同档次的交通（如飞机经济舱、高铁二等座、火车硬卧等）、住宿及伙食补助标准。具体标准参见公司《差旅费报销细则》。2.业务招待费标准：根据招待对象的级别、事由及陪同人数，设定合理的人均消费标准。业务招待应坚持必要、适度的原则，避免铺张浪费。单次或单月累计发生的大额招待费需提前申请。3.办公费用标准：办公用品采购应遵循“按需申购、集中采购”原则，由行政部门统一管理。日常办公耗材等小额支出，在指定供应商处采购或凭合规发票报销。4.市内交通费标准：一般应选择公共交通工具。因时间紧急或任务特殊需乘坐出租车的，需在报销时注明起止地点、事由及时间。三、报销凭证的基本要求合法、真实、完整的原始凭证是费用报销的唯一依据，所有报销均需提供符合要求的原始凭证。1.发票：是最主要的报销凭证。发票抬头必须为公司全称，内容应清晰、准确，注明开票日期、商品或服务名称、规格、数量、单价、金额等要素，并加盖开票单位的有效发票专用章。电子发票的获取与打印应符合税务部门及公司相关规定。2.行程单/票根：如飞机行程单、火车票、汽车票、船票等交通票据，作为交通费报销的直接凭证。3.付款凭证：如银行转账记录、微信/支付宝支付截图等，辅助证明费用已实际支付。4.其他证明材料：如出差申请单、会议通知、培训邀请函、招待申请单、费用说明等，作为费用发生真实性、合理性的佐证。所有原始凭证不得涂改、挖补。如发现原始凭证有错误，应由出具单位重开或更正，更正处需加盖出具单位印章。四、报销审批流程（一）报销发起与单据填写员工在费用发生后，应及时整理原始凭证，按照要求填写《费用报销单》。填写时应做到：1.内容完整：清晰填写报销部门、报销日期、报销人、费用所属项目（如有）、费用事由、各费用明细（包括费用类型、日期、金额、附件张数等）。2.金额准确：大小写金额须一致，不得有涂改。3.附件齐全：将所有原始凭证分类整理，整齐粘贴在《费用报销单》后或粘贴单上，并在报销单上注明附件张数。（二）审批权限与流程费用报销实行分级审批制度，不同金额及类别的费用，审批权限不同。一般流程如下：1.部门负责人审核：报销人将填写完整的《费用报销单》及附件提交给部门负责人。部门负责人对费用发生的真实性、必要性及合规性进行审核，确认无误后签字。2.财务部门复核：经部门负责人审核后的报销单据，提交至财务部门。财务人员主要复核以下内容：*原始凭证的合法性、合规性、完整性及真伪；*费用报销标准的执行情况；*报销金额计算的准确性；*报销单填写的规范性。财务复核无误后，由财务负责人签字或指定人员签字。3.审批人审批：根据报销金额及公司规定的审批权限，由相应级别的领导进行最终审批。审批人对报销业务的整体合规性负责。4.出纳付款：经最终审批通过的报销单据，由财务部门出纳人员根据公司资金安排，通过银行转账等方式将报销款项支付给报销人。原则上，报销款项应支付至报销人本人的银行账户。（三）特殊情况处理对于一些特殊或大额的费用支出，提倡“事先申请、事后报销”的原则。例如，大额业务招待费、专项培训费等，应事先提交申请，注明事由、预算金额、参与人员等，经相关领导批准后方可执行，事后按批准金额及实际发生情况报销。五、报销支付与时限1.支付方式：公司报销款项原则上采用银行转账方式支付，减少现金支付。2.报销时限：为保证财务核算的及时性与准确性，员工应在费用发生后的规定期限内（一般不超过一个月）完成报销手续。跨年度费用的报销，需符合税务及会计制度的相关规定。3.付款周期：财务部门在收到审批完整的报销单据后，将在规定的工作日内（如每周固定时间）集中办理付款手续。六、监督与责任1.员工责任：报销人对所提供原始凭证的真实性、合法性、完整性负直接责任。严禁虚报、冒领、伪造、变造原始凭证。2.审核审批责任：各级审核、审批人员对其审核、审批意见负责，应认真履行审核职责。3.财务监督：财务部门有权对所有报销业务进行监督检查，对不符合规定的报销有权拒绝受理，并向公司领导汇报。4.违规处理：对于违反本制度规定的行为，公司将视情节轻重对相关责任人进行处理，包括但不限于责令退回违规款项、通报批评、经济处罚等；情节严重、涉嫌违法的，将移交司法机关处理。七、附则1.本制度未尽事宜，由