《初级财务会计》-第六章

第一节会计凭证的种类和意义一、会计凭证的概念会计凭证，简称凭证，是用来记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记账簿的依据。任何会计主体在进行会计核算时，都要以实际发生的经济业务为依据，由执行和完成该项经济业务的当事人员从外部取得或自行填制有关凭证，以书面形式记录和证明所发生经济业务的性质、内容、数量和金额等，并在凭证上签名和盖章，以对经济业务的真实性、完整性负责。任何会计凭证只有经过有关人员的严格审核并确认无误后，才能作为记账的依据。二、会计凭证的种类下一页返回第一节会计凭证的种类和意义会计凭证按填制的程序和用途可分为：原始凭证和记账凭证。原始凭证由经济业务或事项的经办人员填制或取得，是编制会计分录的依据，是整个会计核算工作的基础。记账凭证由企业会计人员根据所取得的原始凭证填制，是登记账簿的依据，是会计核算工作的起点。因此，填制与审核会计凭证是会计工作的正式起步。三、填制与审核会计凭证的意义正确填制和严格审核会计凭证，对完成会计工作任务、实现会计核算和监督职能、充分发挥会计作用，有着极其重要的意义，主要表现在以下几方面：上一页下一页返回第一节会计凭证的种类和意义（１）真实、客观、及时地记录经济业务的发生与完成，为会计核算提供可靠依据。（２）对经济业务的合法性、合理性进行日常监督。（３）有利于明确各环节和责任人的经济责任。上一页返回第二节原始凭证一、原始凭证的概念原始凭证是在经济业务发生或完成时，由业务经办人员取得或填制的，载明经济业务具体内容和完成情况，用以明确经济责任，具有法律效力的书面证明。原始凭证是进行会计核算的原始资料和重要依据，一切经济业务的发生都应由经办部门或经办人员向会计部门提供能够证明该项经济业务已经发生或已经完成的书面单据，以明确经济责任，并作为编制记账凭证的原始依据，原始凭证是进入会计信息系统的初始数据资料。下一页返回第二节原始凭证一般而言，在会计核算过程中，凡是能够证明某项经济业务已经发生或完成情况的书面单据就可以作为原始凭证，如发票、收据、银行结算凭证、收料单、发料单等；凡是不能证明该项经济业务已经发生或完成情况的就不能作为原始凭证，如生产计划、购销合同、银行对账单、材料清购单等。原始凭证不仅是一切会计事项的入账根据，而且也是企业单位加强内部控制经常使用的手段之一。原始凭证的质量决定了会计信息的真实性和可靠性。二、原始凭证的种类上一页下一页返回第二节原始凭证由于企业经济业务的多样性，且对发生的每项经济业务或事项都要填制或取得原始凭证，而不同类型的经济业务所采用的原始凭证各不相同，因此原始凭证的种类是多种多样的。原始凭证可按以下不同的分类标准进行分类。（一）原始凭证按其取得的来源可分为：自制原始凭证和外来原始凭证１．自制原始凭证自制原始凭证是指由本单位内部经办业务的部门或人员，在执行或完成某项经济业务时填制的、仅供本单位内部使用的原始凭证。自制原始凭证的格式见表６－１～表６－３。上一页下一页返回第二节原始凭证２．外来原始凭证外来原始凭证是指在经济业务发生或完成时，从其他单位或个人直接取得的原始凭证。例如，从供应单位取得的购货发票、上缴税金的收据、乘坐交通工具的票据等都属于外来原始凭证。下面列举购货发票中的增值税专用发票，其具体格式见表６－４。（二）原始凭证按其填制手续和方法可分为：一次凭证、累计凭证、汇总凭证和记账编制凭证１．一次凭证一次凭证是指填制手续一次完成，且只使用一次的原始凭证。上一页下一页返回第二节原始凭证它反映一项经济业务，或同时反映若干项同类性质的经济业务，绝大多数自制原始凭证和所有的外来原始凭证都属于一次凭证。２．累计凭证累计凭证是指在一定时期内连续记载若干项同类性质的经济业务，其填制手续是随着经济业务发生而分多次完成的凭证，如“限额领料单”等。限额领料单的格式见表６－５。３．汇总凭证上一页下一页返回第二节原始凭证汇总凭证是指在一定时期内将若干记录同类经济业务的原始凭证加以汇总，编制成一张原始凭证，用以集中反映某项经济业务的总括情况，如“发出材料汇总表”“工资结算汇总表”等。编制汇总原始凭证可以简化编制凭证的手续，但它本身不具备法律效力。发出材料汇总表的具体格式见表６－６。４．记账编制凭证记账编制凭证是由会计人员根据账簿记录的结果，对某些特定事项进行归类、整理而编制的一种自制原始凭证，如“制造费用分配表”“固定资产折旧计算表”等。制造费用分配表的具体格式见表６－７。上一页下一页返回第二节原始凭证三、原始凭证的基本内容由于经济业务的种类和内容及经营管理的要求不同，原始凭证的格式和内容也千差万别。但无论是何种原始凭证，都必须做到所载明的经济业务清晰，经济责任明确。因此，各种原始凭证都应具备以下一些共同的基本内容：（１）原始凭证的名称。反映原始凭证所记录经济业务的内容、种类和原始凭证的用途及编号。（２）填制原始凭证的日期、编号。原始凭证上填写的日期，应是经济业务发生或完成时的日期，特别是对一些现金收支业务的原始凭证，按顺序连续编号对充分发挥凭证的监督作用显得十分重要。上一页下一页返回第二节原始凭证（３）接收原始凭证的单位名称。（４）经济业务的内容。含有数量、单价、金额，发票上还应详细填写所售商品的货号、品名和规格等。（５）填制单位签章或填制人姓名。（６）有关人员签名或签章。主要为了明确相关经办人员的经济责任。（７）凭证附件。例如，差旅费报销单所附车票、住宿发票等。实际工作中，根据经营管理和特殊业务的需要，除上述基本内容外，可以增加必要的内容。对于不同单位经常发生的共同性质的经济业务，有关部门可以制定统一的原始凭证格式。上一页下一页返回第二节原始凭证四、原始凭证的填制要求原始凭证是编制记账凭证的依据，是会计核算最基础的原始资料。要保证会计核算工作的质量，就必须保证原始凭证的质量，正确地填制原始凭证。具体来说，原始凭证的填制必须符合以下要求：（一）记录真实原始凭证所填制的内容和数字，必须真实可靠,符合实际情况，绝不允许有任何的歪曲或弄虚作假，也不能用估计数字代替实际数字。（二）内容完整原始凭证所要求填制的项目必须填列齐全，不得遗漏和省略。上一页下一页返回第二节原始凭证年、月、日要按填制原始凭证的实际日期填写；名称要齐全，不能简化；品名和用途要填写明确，不得含糊不清；有关人员的签章必须齐全。（三）手续完备自制的原始凭证必须有经办业务的部门和人员签名盖章；对外开出的原始凭证必须加盖单位公章；从外部取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章；购买实物的原始凭证必须有验收证明；支付的款项必须有对方收款证明。一式几联的凭证，必须用双面复写纸套写，便于查对，单页凭证必须用钢笔填写。上一页下一页返回第二节原始凭证销货退回时，除填制退货发票外，必须取得对方的收款收据或开户行的汇款凭证，不得以退货发票代替收据，以完善退货机制。各种借出款项的收据，必须附在记账凭证上，收回借款时，应另开收据，不得退回原借据。办理特殊业务，还应附有相关部门的批准文件（如开办某项业务的资质）等。总之，取得的原始凭证必须符合手续完备的要求，以明确经济责任，确保凭证的合法性、真实性。（四）书写规范、清楚原始凭证要按规定填写，文字要简练，字迹要清楚，易于辨认，不得使用未经国务院公布的简化汉字。上一页下一页返回第二节原始凭证大小写金额必须相符且填写规范，小写金额用阿拉伯数字逐个书写，不得连笔，在金额的前面要填写人民币符号“￥”，人民币符号“￥”与阿拉伯数字之间不得留有空白，金额数字一律填写到角分，无角分的，写“００”或符号“—”，有角无分的，分位写“０”，不得用符号“—”；大写金额用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等，一律用正楷或行书字书写，大写金额前应加写“人民币”字样，“人民币”字样和大写金额之间不得留有空白，大写金额到元或角为止的，后面要写“整”字。（五）编号连续上一页下一页返回第二节原始凭证各种凭证要连续编号，以便查考。如果凭证已预先印定编号，如发票、支票等重要凭证，在写错作废时，应加盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。（六）不得涂改、挖补、刮擦原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或更正，更正处应当加盖出具凭证单位印章。原始凭证金额有错误的，应当由出具单位重开，不得在原始凭证上更正。（七）填制及时原始凭证一定要及时填写，并按规定的程序及时送交会计机构，给会计人员审核。上一页下一页返回第二节原始凭证五、原始凭证的审核根据《中华人民共和国会计法》第十四条的相关规定：会计机构、会计人员必须按照国家统一的会计制度的规定对原始凭证进行审核，对于完全符合要求的原始凭证，应及时据以编制记账凭证并登记入账；对不真实、不合法的原始凭证有权不予受理，并向单位负责人报告；对于记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照国家统一的会计制度规定更正、补充。为如实反映经济业务的发生和完成情况，充分发挥会计的监督职能，保证会计信息的真实性、可靠性和正确性，会计机构、会计人员必须对原始凭证进行严格审核。具体内容包括：上一页下一页返回第二节原始凭证（一）审核原始凭证的真实性原始凭证作为会计信息的基本信息源，其真实性对会计信息的质量具有至关重要的影响。其真实性的审核包括凭证日期是否真实、业务内容是否真实、数据是否真实等。对外来原始凭证，必须有填制单位公章和填制人员签章；对自制原始凭证，必须有经办部门和经办人的签名盖章。此外，对通用原始凭证，还应审核凭证本身的真实性，以防假冒。（二）审核原始凭证的合法性审核原始凭证所记录经济业务是否有违反国家法律法规的情况，是否履行规定的凭证传递和审核程序，是否有贪污腐化行为。上一页下一页返回第二节原始凭证（三）审核原始凭证的合理性审核原始凭证所记录的经济业务是否符合企业生产经营活动的需要，是否符合企业有关的计划和预算等。（四）审核原始凭证的完整性审核原始凭证各项基本要素是否齐全，是否有漏项的情况，日期是否完整，数字是否清晰，文字是否工整，有关人员的签章是否齐全，凭证联次是否正确等。（五）审核原始凭证的正确性审核原始凭证中金额的计算是否正确，大小写是否一致。（六）审核原始凭证的及时性上一页下一页返回第二节原始凭证原始凭证的及时性是保证会计信息及时性的基础。因此，要求在经济业务发生或完成时及时填写有关原始凭证，及时进行原始凭证的传递。审核时应注意审核凭证的填制日期，尤其是支票、银行汇票、银行本票等时效性较强的原始凭证，更应仔细验证其签发日期。上一页返回第三节记账凭证一、记账凭证的概念（一）记账凭证的概念记账凭证是指由会计人员根据审核无误的原始凭证（或汇总原始凭证），按经济业务事项的内容加以归类，并据以确定会计分录，作为登记会计账簿直接依据的会计凭证。记账凭证也是有效连接原始凭证和账簿记录的桥梁。（二）记账凭证与原始凭证的联系与区别原始凭证和记账凭证之间存在着密切的联系，原始凭证是记账凭证的基础，记账凭证是对原始凭证内容的概括和说明。下一页返回第三节记账凭证记账凭证与原始凭证的区别在于：（１）原始凭证由经办人填制；记账凭证由会计人员填制。（２）原始凭证根据实际发生的业务填制；记账凭证根据审核无误的原始凭证填制。（３）原始凭证记录、证明经济业务的发生和完成；记账凭证依据会计科目对经济业务进行分类、整理。（４）原始凭证是记账凭证的附件和填制依据；记账凭证是登记账簿的直接依据。二、记账凭证的分类上一页下一页返回第三节记账凭证（一）按经济业务内容分类记账凭证按其反映的经济业务内容可分为：专用记账凭证和通用记账凭证。１．专用记账凭证专用记账凭证是指专门用来记录某一特定种类经济业务的记账凭证。按其所记录的经济业务是否与货币资金收付有关，进一步分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。（１）收款凭证。收款凭证是指用于记录现金和银行存款收款业务的会计凭证。上一页下一页返回第三节记账凭证（２）付款凭证。付款凭证是指用于记录现金和银行存款付款业务的会计凭证。收、付款凭证是登记现金、银行存款日记账和有关明细账的依据。（３）转账凭证。转账凭证是指用于记录不涉及现金和银行存款收付业务的会计凭证。２．通用记账凭证通用记账凭证是指采用一种通用格式记录各种经济业务的记账凭证，它既可以反映收、付款业务，也可以反映转账业务。通用记账凭证的具体格式见表６－１１。上一页下一页返回第三节记账凭证（二）按填列方式分类记账凭证按其填列方式可分为：单式记账凭证和复式记账凭证。１．单式记账凭证单式记账凭证，又称单科目凭证，是指每张记账凭证只填列一个会计科目，其对方科目只供参考，不作为记账的凭证。填列借方科目的称为借项记账凭证，其格式见表６－１２；填列贷方科目的称为贷项记账凭证，其格式见表６－１３。采用单式记账凭证，由于一张凭证只填列一个会计科目，因此，单式记账凭证便于汇总每个会计科目的发生额和进行分工记账，但在一张凭证上反映不出经济业务的全貌，不便于查账且容易散失。上一页下一页返回第三节记账凭证２．复式记账凭证复式记账凭证，又称多科目凭证，是将一项经济业务所涉及的全部会计科目都集中填制在一张记账凭证上。复式记账凭证能够集中体现账户对应关系，相对于单式记账凭证而言，能减少记账凭证的数量，但复式记账凭证不便于汇总和会计人员分工记账。三、记账凭证的基本内容由于记账凭证所反映的经济业务内容不同，在具体的格式上也存在着一些差异，但所有的记账凭证都必须满足记账的要求，具备以下共同的基本内容：上一页下一页返回第三节记账凭证（１）记账凭证的名称。如“收款凭证”“付款凭证”“转账凭证”或“记账凭证”等。（２）记账凭证的填制日期。即年、月、日，其填制日期应为记账凭证的编制日期。（３）记账凭证的编号。如收字×号、付字×号、转字×号，通用记账凭证连续编号，将来装订成册。（４）经济业务的内容摘要。将原始凭证的内容简明扼要地在记账凭证中予以说明。（５）经济业务所涉及的会计科目、方向及金额。这是记账凭证分类反映的主要内容。上一页下一页返回第三节记账凭证（６）所附原始凭证的张数，相互查证。（７）记账标记。如“√”表明已登记到账簿中，防止漏记与重记。（８）有关人员的签字盖章。一方面能够明确责任，另一方面有利于防止在记账过程中出现某些差错。四、记账凭证的填制要求记账凭证是登记会计账簿的直接依据，其填制的正确与否会直接关系账簿记录的质量，同时也会影响会计核算工作。为了提高记账凭证的质量，在填制记账凭证时，必须做到格式统一、内容完整、编制及时、会计科目运用正确。除此之外，还要符合以下几项要求：上一页下一页返回第三节记账凭证（１）必须根据审核无误的原始凭证填制记账凭证。除填制更正错账、编制结账分录和按权责发生制要求编制的调整分录的记账凭证可以不附原始凭证以外，其余的记账凭证都应附有原始凭证。同时，还应在记账凭证中注明所附原始凭证的张数，以便查阅。如果一张原始凭证同时涉及几张记账凭证，应将其附在一张主要的记账凭证的后面，并在其他记账凭证中予以说明。（２）记账凭证中的各项内容要填写完整，摘要简明扼要、表达准确。（３）正确填写会计分录，并保持借方金额合计与贷方金额合计相等。上一页下一页返回第三节记账凭证（４）记账凭证可根据一张或几张同类原始凭证汇总编制，但不得将不同内容、不同类别的原始凭证汇总填制一张记账凭证。（５）记账凭证应连续编号。编号的目的是为了分清记账凭证的先后顺序，便于登记账簿和日后记账凭证与会计账簿之间的核对，防止散失。在使用通用凭证的企业里，可按经济业务发生的先后顺序分月按自然数１、２、３……顺序编号；在采用收款凭证、付款凭证和转账凭证的企业里，按照专用记账凭证的类别顺序分别进行编号，如：收字第×号、付字第×号、转字第×号等。一笔经济业务，需要编制多张记账凭证时，可采用“分数编号法”。上一页下一页返回第三节记账凭证（６）在采用专用记账凭证的企业中，对于从银行提取现金或将现金存入银行等货币资金相互划转的经济业务，为了避免重复记账，按照惯例一般只编制付款凭证，不编制收款凭证。在同一项经济业务中，如果既有现金或银行存款的收付内容，又有转账内容时，应分别填制收、付款凭证和转账凭证。出纳人员对于已经收讫的收款凭证和已经付讫的付款凭证及其所附的各种原始凭证，都要加盖“收讫”和“付讫”的戳记，以免重收重付。（７）记账凭证填制完经济业务后，如果有空行，应将空行处划斜线注销。记账凭证填制完毕，都要加盖制单人员、审核人员、记账人员、会计机构负责人等的印章或签字，以明确责任。上一页下一页返回第三节记账凭证（８）记账凭证在填制时发生错误的，应当重新填制；若发生错误久远或已登记入账的，则应采用恰当的更正方法予以更正。五、记账凭证的审核为了正确登记账簿和监督经济业务，除了在记账凭证的编制过程中，有关人员应认真负责、正确填制、加强自审之外，还要对记账凭证建立综合审核制度。记账凭证审核的主要内容包括：（１）记账凭证是否附有原始凭证；记账凭证的内容与所附原始凭证的内容是否相符；记账凭证上填写的附件张数与实际原始凭证张数是否相符。上一页下一页返回第三节记账凭证（２）会计科目的应用是否正确；二级或明细科目是否齐全；会计科目的对应关系是否清晰；金额的计算是否正确。（３）内容摘要的填写是否清楚，是否正确归纳经济业务的实际内容；记账凭证中有关项目是否填列齐全；有关人员是否签字或盖章等。在记账凭证的审核过程中，如果发现差错，应查明原因，按照规定的办法及时处理和更正。只有经过审核无误的记账凭证，才能作为登记账簿的直接依据。上一页返回第四节会计凭证的传递与保管一、会计凭证的传递会计凭证的传递是指凭证从取得或填制时起，经过审核、记账、装订，到归档保管时止，在单位内部各有关部门和人员之间按规定的时间、程序办理业务手续和进行处理的过程。正确、合理地组织会计凭证的传递，对于及时处理和登记经济业务，协调单位内部各部门、各环节的工作，加强经营管理的岗位责任制，实行会计监督都具有重要作用。会计凭证的传递主要包括凭证的传递路线、传递时间和传递手续三个方面的内容。下一页返回第四节会计凭证的传递与保管１．会计凭证的传递路线会计凭证的传递路线是指根据经济业务的特点、经营管理的需要以及企业内部机构的设置和人员的分工情况，合理确定各种会计凭证的联数和所流转的必要环节。２．会计凭证的传递时间会计凭证的传递时间是指各种凭证在各经办部门、环节所停留的最长时间。它应考虑各部门和有关人员在正常情况下办理经济业务所需要的时间来合理确定。明确会计凭证的传递时间，能防止拖延处理和积压凭证，保证会计工作的正常秩序，提高工作效率。上一页下一页返回第四节会计凭证的传递与保管一切会计凭证的传递和处理，都应在报告期内完成，否则将会影响会计核算的及时性。３．会计凭证的传递手续会计凭证的传递手续是指在凭证传递过程中的衔接手续。应该做到既完备严密，又简便易行。凭证的收发、交接都应按一定的手续制度办理，以保证会计凭证的安全和完整。为了确保会计凭证的传递工作正常有序，以便更好地发挥会计凭证的作用，企业内部应制定出一套合理的会计凭证传递制度，使凭证传递的整个过程环环相扣，从而加速经济业务的处理进程，保证会计部门迅速、及时地取得和处理会计凭证，提高各项工作的效率，充分发挥会计的监督作用。上一页下一页返回第四节会计凭证的传递与保管会计凭证的传递路线、传递时间和传递手续，还应根据实际情况的变化及时加以修改，以确保会计凭证传递的科学化、制度化。二、会计凭证的保管会计凭证是各项经济活动的历史记录，是重要的经济档案。为了便于随时查阅、利用，各种会计凭证在办理好各项业务手续，并据以记账后，应由会计部门加以整理、归类，并送交档案部门妥善保管。为了保管好会计凭证，更好地发挥会计凭证的作用，《会计基础工作规范》第五十五条对此作了明确的规定，具体可归纳为以下几点：（一）会计凭证的整理归类上一页下一页返回第四节会计凭证的传递与保管会计部门在记账以后，应定期（一般为每月）将会计凭证加以归类整理，即把记账凭证及其所附原始凭证，按记账凭证的编号顺序进行整理，并进行试算平衡，在确保记账凭证及其所附原始凭证完整无缺后，将其折叠整齐，加具封面、封底，装订成册，并在装订线上加贴封签，以防