财务报销制度怎样规范

PAGE财务报销制度怎样规范一、总则（一）目的为了加强公司财务管理，规范财务报销行为，合理控制费用支出，确保公司各项经济活动合法、合规、有序进行，特制定本财务报销制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职员工等。（三）基本原则1.合法性原则：报销行为必须符合国家法律法规以及公司相关规定，严禁任何违法违规的报销行为。2.真实性原则：报销凭证必须真实、准确地反映经济业务的实际情况，不得虚报、瞒报。3.合理性原则：费用支出应具有合理性，符合公司业务实际需要，杜绝不合理的开支。4.及时性原则：员工应在经济业务发生后及时办理报销手续，避免拖延导致凭证丢失或信息不准确。二、报销流程（一）费用申请1.员工因工作需要发生费用支出时，应提前填写费用申请表，详细注明费用项目、金额、用途、预计发生时间等信息，并按照公司审批权限提交相关领导审批。2.对于预算内的常规费用，可由部门负责人审批；对于预算外或重大费用支出，需经更高层级领导审批，必要时提交公司管理层会议审议。（二）费用发生与报销凭证取得1.员工按照批准的费用申请表进行费用支出，并在业务发生过程中取得合法有效的报销凭证。报销凭证应包括但不限于发票、收据、合同、协议、审批文件等。2.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额、税率、税额等，且加盖发票专用章。3.对于涉及实物采购的报销，还应提供采购清单、验收证明等相关资料，以证明采购物品的真实性、完整性和合规性。（三）报销粘贴与填写1.员工将取得的报销凭证按照类别和时间顺序整齐粘贴在报销单上，并在报销单上准确填写报销金额、报销事由、报销日期、员工姓名、部门名称、费用明细等信息。2.报销单应使用公司统一规定的格式，不得自行修改或使用其他不符合要求的单据。填写内容应清晰、准确，不得涂改，如有错误应重新填写。（四）部门初审1.员工将填写完整的报销单提交至所在部门，部门负责人对报销内容的真实性、合理性、合规性进行初审。2.部门负责人应重点审核费用是否与工作相关、是否符合公司业务需求、报销金额是否合理、报销凭证是否齐全有效等。如发现问题，应及时与员工沟通并要求其补充或更正相关资料。（五）财务审核1.经部门初审通过的报销单提交至财务部门，财务人员对报销凭证的合法性、合规性、准确性以及报销流程的完整性进行审核。2.财务审核主要包括以下内容：报销凭证是否符合国家法律法规和公司规定，发票是否真实有效、内容是否完整准确、印章是否齐全。费用支出是否在预算范围内，是否符合公司费用控制标准。报销金额的计算是否正确，大小写是否一致。报销流程是否符合规定，审批手续是否齐全。3.财务人员如发现报销单存在问题，应及时与报销人沟通，要求其补充或更正相关资料，直至审核通过。（六）审批支付1.经财务审核通过的报销单，按照公司审批权限提交相关领导进行最终审批。2.审批通过后，财务部门根据公司资金安排和报销金额，及时办理支付手续。支付方式可根据实际情况选择现金支付、银行转账等。3.对于不符合报销规定的报销单，财务部门有权拒绝支付，并将报销单退回给报销人，同时说明原因。三、报销标准（一）差旅费1.交通费用员工因公务出差乘坐飞机、火车、轮船等交通工具，应根据公司规定的标准选择合适的舱位或座位等级。乘坐飞机经济舱的，凭有效机票报销；乘坐火车软卧、高铁一等座、动车一等座的，凭有效车票报销；乘坐轮船二等舱及以上的，凭有效船票报销。特殊情况需乘坐飞机商务舱、火车一等座以上或轮船一等舱的，需提前经上级领导批准。市内交通费用，根据出差实际情况，按照公司规定的标准给予报销。一般情况下，可乘坐公共交通工具，凭发票实报实销；如因特殊情况需要乘坐出租车的，应注明原因并经部门负责人批准。2.住宿费用员工出差应根据公司规定的住宿标准选择合适的酒店或住宿场所。住宿标准根据出差地区的不同分为不同档次，具体标准由公司另行规定。员工应在规定的住宿标准范围内凭住宿发票报销，发票上应注明住宿日期、住宿人数及单价等信息。如实际住宿费用超过标准，超出部分由员工自行承担；如低于标准，按实际发生额报销。3.餐饮补贴公司给予出差员工一定的餐饮补贴，补贴标准根据出差地区的不同分为不同档次，具体标准由公司另行规定。餐饮补贴按照出差自然天数计算，随差旅费一同报销。员工无需提供餐饮发票，但应在差旅费报销单上注明每日餐饮补贴金额。（二）业务招待费1.业务招待费是指公司为开展业务活动需要而发生的接待客户、供应商等的费用，包括餐饮、住宿、礼品、娱乐等支出。2.业务招待费应严格控制，遵循必要性、合理性、适度性原则。招待费用应事先经过审批，明确招待对象、事由、预计金额等信息，并按照公司审批权限提交相关领导审批。3.业务招待费报销时应提供详细的招待清单，包括招待时间、地点、人员、事由等信息，并附上相应的发票、收据等报销凭证。招待费用应在公司规定的标准范围内报销，超出标准部分由招待责任人自行承担。4.严禁以业务招待费名义进行任何违规、违纪或与公司业务无关的支出。（三）办公用品及设备采购1.办公用品及设备采购应遵循预算管理原则，各部门应根据实际工作需要编制办公用品及设备采购预算，经公司审批后执行。2.办公用品及设备采购应选择正规的供应商，确保采购物品的质量和售后服务。采购时应签订采购合同或协议，明确采购物品的规格、型号、数量、价格、交货时间、质量标准等条款。3.办公用品及设备采购报销时应提供采购发票、采购清单、验收证明等相关资料。采购清单应详细注明采购物品的名称、规格、型号、数量、单价、金额等信息；验收证明应由验收人签字确认，证明采购物品已验收合格。4.对于价值较高的办公用品及设备，应按照公司固定资产管理规定进行登记入账，并按照规定的折旧方法计提折旧。（四）通讯费1.公司根据员工工作需要，给予一定的通讯费补贴。通讯费补贴标准根据员工岗位级别和工作性质分为不同档次，具体标准由公司另行规定。2.通讯费补贴按照员工实际发生的通讯费用凭发票在补贴标准范围内报销。员工应提供与工作相关的通讯发票，发票上应注明手机号码、费用所属期间等信息。3.如员工因工作需要使用公司提供的通讯设备，公司不再给予通讯费补贴。（五）会议费1.会议费是指公司组织召开会议所发生的费用，包括会议场地租赁、会议设备租赁、会议资料印刷、参会人员餐饮及住宿等支出。2.会议应提前进行预算和审批，明确会议主题、时间、地点、参会人员、预计费用等信息，并按照公司审批权限提交相关领导审批。3.会议费报销时应提供会议通知、会议预算、会议签到表、发票等相关资料。会议通知应注明会议主题、时间、地点、参会人员等信息；会议预算应详细列出各项费用明细；会议签到表应由参会人员签字确认。4.会议费应在公司规定的标准范围内报销，严禁以会议费名义进行任何与会议无关的支出。四、报销凭证要求（一）发票要求1.发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票内容应填写完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、服务内容、金额、税率、税额等，且加盖发票专用章。2.发票应在规定的有效期内开具，并与经济业务实际发生时间相符。过期发票或与实际业务不符的发票不得作为报销凭证。3.发票如有涂改、刮擦、挖补等情况，应要求开票方重新开具发票，不得接受此类有问题的发票。（二）其他凭证要求1.对于涉及实物采购的报销，应提供采购清单、验收证明等相关资料。采购清单应详细注明采购物品的名称、规格、型号、数量、单价、金额等信息；验收证明应由验收人签字确认，证明采购物品已验收合格。2.对于涉及合同、协议等经济业务的报销，应提供合同、协议的原件或复印件，并加盖相关单位公章。复印件应清晰可辨，与原件内容一致。3.对于出差、培训、会议等费用报销，应提供出差审批单、培训通知、会议通知等相关审批文件，并按照审批文件要求填写报销信息。五、报销时间规定（一）日常费用报销员工应在费用发生后[X]个工作日内办理报销手续，将填写完整的报销单提交至所在部门。部门负责人应在收到报销单后的[X]个工作日内完成初审，初审通过后提交至财务部门。财务部门应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审核，审核通过后按照公司审批权限提交相关领导审批。领导审批通过后[X]个工作日内完成支付手续。（二）差旅费报销员工出差返回后应在[X]个工作日内办理差旅费报销手续，将填写完整的报销单提交至所在部门。部门负责人应在收到报销单后的[X]个工作日内完成初审，初审通过后提交至财务部门。财务部门应在收到报销单后的[X]个工作日内完成审核，审核通过后按照公司审批权限提交相关领导审批。领导审批通过后[X]个工作日内完成支付手续。（三）其他特殊情况如遇特殊情况无法在规定时间内办理报销手续的，员工应提前向所在部门和财务部门说明原因，并在情况解决后及时办理报销手续。对于逾期未办理报销手续的，财务部门有权拒绝受理，由此产生的后果由员工自行承担。六、报销审批权限（一）部门负责人审批权限1.预算内常规费用：部门负责人有权审批本部门预算内的常规费用报销，报销金额在[X]元以下的。2.预算内单项费用：对于预算内的单项费用报销，如办公用品采购、差旅费等，部门负责人有权审批报销金额在[X]元以下的。（二）分管领导审批权限1.预算内较大金额费用：对于预算内较大金额的费用报销，如超过部门负责人审批权限的差旅费、业务招待费等，需经分管领导审批。分管领导审批权限为报销金额在[X]元以上至[X]元以下（含[X]元）的费用。2.预算外费用：对于预算外的费用报销，无论金额大小，均需经分管领导审批后提交公司管理层会议审议。（三）公司管理层审批权限1.重大费用支出：对于重大费用支出，如超过分管领导审批权限的费用报销、涉及公司重大项目或决策的费用支出等，需经公司管理层会议审议通过后，由公司总经理或董事长审批。2.特殊情况费用：对于一些特殊情况的费用报销，如因突发事件或紧急业务需要发生的费用，虽在预算外，但经分管领导审核认为确有必要的，可提交公司管理层会议审议，由公司总经理或董事长根据实际情况进行审批。七、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对财务报销情况进行审计检查，审查报销凭证的真实性、合法性、合规性，以及报销流程的执行情况。对于发现的问题，及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。（二）财务部门日常监督财务部门在日常报销审核过程中，应严格按照公司财务报销制度进行审核，对发现的问题及时与报销人沟通并要求其整改。同时，财务部门应定期对报销情况进行统计分析，及时发现报销过程中存在的问题和潜在风险，并向公司管理层提出改进建议。（三）员工监督公司鼓励全体员工对财务报销行为进行监督，如发现有违规报销行为，可向所在部门负责人、财务部门或公司管理层举报。对于举报属实的，公司将给予举报人一定