完善文书书写规范制度

PAGE完善文书书写规范制度一、总则（一）目的为了提高公司/组织文书书写的质量和效率，确保各类文书的规范性、准确性和严肃性，加强公司/组织内部沟通与协作，促进各项工作的顺利开展，特制定本规范制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部各部门、各岗位在各类文书撰写、审核、发布、存档等环节的工作。（三）基本原则1.合法性原则：文书内容必须符合国家法律法规以及相关行业标准的要求，不得出现违法违规表述。2.准确性原则：所传达的信息应真实、准确、完整，避免模糊、歧义或错误的表达。3.规范性原则：遵循统一的文书格式、语言风格和书写规范，确保文书的专业性和一致性。4.时效性原则：根据工作需要和时间要求，及时撰写、审核和发布文书，保证信息的及时性和有效性。二、文书种类及格式规范（一）行政公文1.定义：行政公文是公司/组织在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，主要用于传达方针政策、发布规章制度、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验等。2.格式版头：包括公司/组织标识、发文字号、紧急程度、密级等要素。发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，如“[公司简称]发〔20XX〕XX号”。紧急程度分为“特急”“加急”，密级分为“绝密”“机密”“秘密”。主体：包含标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件等部分。标题应准确概括文书主要内容，一般由发文机关名称、事由和文种组成，如《关于[事由]的通知》。主送机关是公文的主要受理机关，应使用全称、规范化简称或同类型机关统称。正文应条理清晰、逻辑严密，段落层次分明。附件说明注明附件的名称和顺序号。发文机关署名应使用全称或规范化简称。成文日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。印章应端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。附注是对公文印发传达范围等需要说明的事项，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。版记：包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。抄送机关是除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。（二）工作报告1.定义：工作报告是各部门、各岗位向上级汇报工作进展、总结经验教训、提出工作建议等的文书。2.格式标题：一般为《[部门名称]关于[时间段]工作情况的报告》。正文：开头简述报告目的和背景，然后详细阐述工作内容、成果、问题及分析、下一步工作计划等。内容应具体详实，数据准确，可采用图表、事例等进行辅助说明。落款：注明报告部门名称和日期。（三）会议纪要1.定义：会议纪要记载会议主要情况和议定事项，是传达会议精神、指导工作开展的重要依据。2.格式标题：通常为《[会议名称]纪要》。正文：开头介绍会议基本信息，包括会议时间、地点、主持人、参会人员等。然后按照会议议程顺序，分要点记录会议讨论的主要内容、形成的决议、工作要求等。记录应突出重点，简洁明了，可采用序号、小标题等形式进行分层。结尾：可根据需要注明会议纪要的分发范围、传达要求等。落款：记录人姓名及日期。（四）通知1.定义：通知是用于发布规章、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文等的文书。2.格式标题：一般为《关于[事项]的通知》。正文：开头写明通知缘由，即发布通知的背景和目的。然后详细说明通知事项，包括工作内容、要求、时间节点、注意事项等。内容应具体明确，便于执行。落款：发文机关名称和日期。（五）请示1.定义：请示是下级机关向上级机关请求指示、批准的文书。2.格式标题：通常为《关于[请示事项]的请示》。正文：开头简要说明请示的原因和依据。接着详细阐述请示事项的具体内容，分析必要性和可行性。结尾一般用“妥否，请批示”“以上请示，如无不妥，请批准”等惯用语。落款：请示部门名称和日期。（六）函1.定义：函是不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项时使用的文书。2.格式标题：一般为《关于[事项]的函》。正文：开头写明发函缘由，即商洽、询问、请求等事项的背景和目的。然后详细阐述函的事项，表达清晰准确的意图。结尾可根据不同情况使用“请予函复”“特此函达”等惯用语。落款：发函机关名称和日期。三、文书撰写规范（一）语言表达1.准确性：使用规范的汉字和标点符号，避免错别字、语病和歧义。用词应准确恰当，符合语境和行业特点。例如，“截止”应改为“截至”，“必须”和“必需”要正确区分使用。2.简洁性：行文简洁明了，避免冗长繁琐、空话套话。能用简短语句表达清楚的，绝不用复杂句式。如“为了提高工作效率，我们采取了一系列措施，其中包括加强人员培训、优化工作流程等，这些措施取得了显著成效。”可简化为“我们采取加强人员培训、优化工作流程等措施，有效提高了工作效率。”3.规范性：遵循现代汉语语法规则和语言习惯，使用正式、规范的词汇和表达方式。避免使用口语化、随意性强的表述。例如，“咱公司”应改为“公司”，“马上”可改为“立即”。4.逻辑性：文书内容应逻辑严密，层次分明。按照合理的顺序组织段落和语句，使读者能够清晰理解文书主旨和各部分之间的关系。如在阐述原因和结果时，应先说明原因，再阐述由此产生的结果。（二）内容要求1.主题明确：每份文书应围绕一个核心主题展开，避免主题分散或模糊不清。在标题、正文开头等部分应清晰点明主题，让读者一目了然。2.内容完整：涵盖与主题相关的所有必要信息，包括背景、目的、措施、步骤、预期效果等。对于重要事项，应提供详细的说明和解释，确保读者能够全面了解相关情况。3.数据准确：涉及数据的文书，数据必须真实、准确、可靠。数据来源应清晰可查，数据计算应正确无误。引用数据时，应注明出处。4.客观公正：文书内容应基于客观事实，避免主观臆断和片面观点。在分析问题、提出建议等方面，应全面考虑各种因素，做到客观公正。（三）格式排版1.字体字号：一般标题用二号宋体字，正文用三号仿宋体字。根据文书类型和层级，可适当调整字体字号，如小标题用四号黑体字等。2.段落间距：正文段落首行缩进2个字符，行距一般为固定值28磅，根据实际情况可适当调整，但应保持全文格式的一致性。3.页面设置：页边距一般为上3.7厘米、下3.5厘米、左2.8厘米、右2.6厘米。纸张大小一般为A4纸。4.编号与分页：对于需要分要点阐述的内容，可采用序号（如“一、”“（一）”“1.”等）进行编号，使层次更加清晰。分页应合理，避免出现孤行、单页内容过少等情况。四、文书审核规范（一）审核流程1.初稿撰写人自查：文书初稿完成后，撰写人应首先进行自我检查，重点检查语言表达、内容完整性、数据准确性、格式排版等方面的问题，确保初稿质量。2.部门负责人初审：撰写人所在部门负责人对初稿进行初审，主要审核文书内容是否符合部门工作实际和要求，主题是否明确，逻辑是否清晰，格式是否规范等。提出修改意见并反馈给撰写人。3.跨部门会审（必要时）：对于涉及多个部门的重要文书，需组织跨部门会审。由相关部门负责人及业务骨干共同参与，对文书内容进行全面审核，从不同角度提出意见和建议，确保文书的准确性、可行性和协调性。4.分管领导审核：经部门负责人初审和跨部门会审（如有）后的文书，提交分管领导进行审核。分管领导重点审核文书是否符合公司/组织整体战略和工作部署，是否存在重大风险或问题，审核通过后签署意见。5.主要领导审批（重要文书）：对于涉及公司/组织重大决策、重要事项等关键文书，需提交主要领导进行审批。主要领导根据公司/组织整体利益和发展需要，对文书进行最终审定，做出批准、修改或否决等决定。（二）审核要点1.合法性审核：检查文书内容是否符合国家法律法规、政策方针以及行业标准的要求，避免出现违法违规条款。2.准确性审核：核实文书中的数据、事实、引用资料等是否准确无误，语言表达是否清晰准确，不存在歧义或模糊之处。3.规范性审核：审查文书格式是否符合本制度规定，字体字号、段落间距、页面设置等是否规范统一，文书结构是否合理，编号是否连续等。4.完整性审核：确认文书内容是否完整，涵盖了应有的各个要素，如行政公文的版头、主体、版记等部分是否齐全，工作报告的工作内容、成果、问题及计划等是否完整阐述。5.协调性审核：对于涉及多个部门或多个事项的文书，审核各部分内容之间是否协调一致，避免出现相互矛盾或冲突的表述，确保文书能够有效指导相关工作的开展。五、文书发布与存档规范（一）发布1.发布渠道：根据文书的性质、受众范围和重要程度，选择合适的发布渠道。行政公文等重要文件一般通过公司/组织内部办公系统发布，并在显著位置进行公示；一般性通知、工作安排等可通过内部邮件、微信群等方式传达给相关人员。2.发布时间：按照规定的时间节点发布文书，确保信息及时传达给相关人员。对于紧急公文，应立即发布，并采取有效方式通知到所有需要知晓的人员。3.发布确认：发布后，应及时确认相关人员是否已收到文书，并了解其对文书内容的理解和反馈情况。对于重要文书，可要求相关人员进行签字确认或回复知晓情况。（二）存档1.存档方式：文书存档应采用电子存档和纸质存档相结合的方式。电子存档应按照统一的文件命名规则和文件夹结构进行分类存储，便于查询和管理。纸质存档应将文书原件整理装订成册，标注文号、标题、日期等信息，并按照档案管理要求进行存放。2.存档期限：根据文书的重要性和性质，确定合理的存档期限。一般重要文件应长期存档，一般性文件可根据实际情况确定存档期限，但至少保存[X]年。3.存档管理：建立完善的档案管理制度，明确档案管理人员职责，定期对存档文书进行清查、核对，确保档案的完整性和安全性。同时，应按照档案查阅规定，严格控制档案的查阅权限，防止档案信息泄露。六、附则（一）解释权本制度由公司/组织[具体部门]负责解释。在执行过