费用报销凭证规范制度

PAGE费用报销凭证规范制度一、总则1.目的为了加强公司财务管理，规范费用报销行为，确保费用报销凭证的真实性、合法性、完整性和准确性，提高财务工作效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司全体员工在日常工作中发生的各类费用报销事项。3.基本原则费用报销应遵循真实性、合理性、合法性、及时性的原则。报销凭证必须真实反映经济业务内容，符合公司实际经营需要，符合国家法律法规和相关行业标准要求，并在规定时间内办理报销手续。二、费用报销凭证的种类及要求（一）发票1.基本要求发票必须是由税务机关统一监制的正规发票，发票上应加盖发票专用章。发票内容应填写完整，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务、服务名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率、税额、价税合计等。发票字迹应清晰，不得涂改、挖补。如发现发票有误，应及时与开票单位联系，由开票单位重新开具正确的发票。2.特殊规定对于增值税专用发票，取得发票的员工应及时将发票联和抵扣联交给财务部门。财务部门应在规定时间内进行认证抵扣，并妥善保管发票。对于增值税普通发票，应按照上述基本要求进行审核。如发票开具不符合规定，应要求开票单位重新开具。对于电子发票，应确保发票信息的真实性和完整性。员工可通过打印纸质发票或保存电子发票信息的方式进行报销。报销时，应在报销单上注明电子发票的查询路径和打印时间。（二）收据1.适用范围行政事业性收费收据：适用于公司向行政事业单位缴纳的各类费用，如社保费、公积金、诉讼费等。内部收据：适用于公司内部各部门之间发生的往来结算业务，如员工借款、押金、代收代付费用等。2.基本要求行政事业性收费收据必须是由财政部门统一监制的正规收据，收据上应加盖收款单位财务专用章。内部收据应注明收款事由、收款金额、收款日期、收款人姓名等信息，并加盖收款单位公章或财务专用章。收据内容应填写完整、准确，字迹清晰，不得涂改、挖补。（三）其他凭证1.差旅费报销凭证包括出差审批单、机票、火车票、汽车票、住宿费发票、餐饮发票、市内交通费发票等。出差审批单应注明出差人员姓名、部门、出差事由、出差时间、出差地点等信息，并经部门负责人和分管领导审批。机票、火车票、汽车票等应按照票面信息如实填写报销金额，并在报销单上注明出发地、目的地、出发时间、到达时间等信息。住宿费发票应按照实际发生金额报销，并提供住宿明细清单。如住宿费用由公司统一安排，应提供公司与酒店签订的协议及发票复印件。餐饮发票应按照公司规定的标准报销，并注明用餐人数、用餐时间、用餐地点等信息。如因业务需要发生的招待费，应按照公司招待费管理规定进行报销。市内交通费发票应注明起止地点、乘车时间等信息，并按照公司规定的标准报销。如因业务需要乘坐出租车，应在报销单上注明事由。2.业务招待费报销凭证包括招待费发票、招待费清单、招待事由说明等。招待费发票应注明招待时间、招待地点、招待对象、招待金额等信息，并加盖发票专用章。招待费清单应详细列出招待菜品、酒水、饮料等明细，并注明单价、数量、金额等信息。招待事由说明应详细说明招待的原因、目的、对象等信息，并经部门负责人和分管领导审批。3.办公用品及低值易耗品报销凭证包括发票、购物清单、入库单等。发票应注明办公用品或低值易耗品的名称、规格、型号、数量、单价、金额等信息，并加盖发票专用章。购物清单应详细列出所购物品的明细，并注明单价、数量、金额等信息。入库单应注明物品名称、规格、型号、数量、入库日期、保管人等信息，并加盖仓库部门公章或入库专用章。4.会议费报销凭证包括会议通知、会议纪要、发票、会议费用明细清单等。会议通知应注明会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、会议内容等信息。会议纪要应详细记录会议讨论的主要内容、决议事项等信息。发票应注明会议服务名称、会议时间、会议地点、参会人数、会议费用金额等信息，并加盖发票专用章。会议费用明细清单应详细列出会议场地租赁、餐饮、住宿、交通、设备租赁、资料印刷等费用明细，并注明单价、数量、金额等信息。5.培训费报销凭证包括培训通知、培训课程表、发票、培训费用明细清单等。培训通知应注明培训名称、培训时间、培训地点、培训内容、培训师资等信息。培训课程表应详细列出培训课程的安排、授课时间、授课教师等信息。发票应注明培训服务名称、培训时间、培训地点、培训人数、培训费用金额等信息，并加盖发票专用章。培训费用明细清单应详细列出培训教材费、授课费、场地费、住宿费、餐饮费等费用明细，并注明单价、数量、金额等信息。三、费用报销流程1.费用报销申请员工发生费用支出后，应及时填写费用报销单。费用报销单应注明报销日期、报销部门、报销人姓名、费用明细、报销金额等信息，并附上相应的报销凭证。对于需要事先审批的费用，如差旅费、业务招待费、会议费、培训费等，员工应在费用发生前填写费用报销审批单，按照公司规定的审批流程进行审批。2.部门负责人审核部门负责人应根据公司相关制度和实际情况，对员工的费用报销申请进行审核。审核内容包括费用的真实性、合理性、必要性等。如发现费用报销申请不符合规定，应及时与报销人沟通，并要求其补充或更正相关信息。3.财务部门审核财务部门收到员工的费用报销申请后，应按照本制度的要求对报销凭证进行审核。审核内容包括发票的真实性、合法性、完整性，报销金额的准确性，报销流程的合规性等。如发现报销凭证不符合规定，应及时与报销人沟通，并要求其补充或更正相关信息。4.分管领导审批对于超过一定金额的费用报销申请，或涉及重要事项的费用报销申请，应提交分管领导审批。分管领导应根据公司战略和实际情况，对费用报销申请进行审批。如发现费用报销申请不符合规定，应及时与报销人沟通，并要求其补充或更正相关信息。5.总经理审批对于重大费用报销申请，或涉及公司战略决策的费用报销申请，应提交总经理审批。总经理应根据公司整体利益和实际情况，对费用报销申请进行审批。如发现费用报销申请不符合规定，应及时与报销人沟通，并要求其补充或更正相关信息。6.报销支付经审核审批通过的费用报销申请，财务部门应按照公司规定的支付方式进行支付。如采用银行转账方式支付，应确保收款账号的准确性；如采用现金支付方式支付，应按照公司现金管理规定进行操作。四、费用报销的审批权限1.一般费用报销单次报销金额在[X]元以下的费用报销申请，由部门负责人审核，财务部门审核后即可报销。2.较大金额费用报销单次报销金额在[X]元至[X]元之间的费用报销申请，由部门负责人审核，财务部门审核后，提交分管领导审批。3.重大金额费用报销单次报销金额在[X]元以上的费用报销申请，由部门负责人审核，财务部门审核后，提交分管领导审批，再提交总经理审批。五、费用报销的时间限制1.一般费用报销员工应在费用发生后的[X]个工作日内填写费用报销单，并提交相关报销凭证。2.差旅费报销员工应在出差返回后的[X]个工作日内填写差旅费报销单，并提交相关报销凭证。3.其他特殊费用报销对于一些特殊费用报销，如业务招待费、会议费、培训费等，应按照公司相关规定的时间要求进行报销。如无特殊规定，应在费用发生后的[X]个工作日内填写费用报销单，并提交相关报销凭证。六、费用报销的监督与检查1.内部审计监督公司内部审计部门应定期对费用报销情况进行审计监督，检查费用报销凭证的真实性、合法性、完整性和准确性，以及费用报销流程的合规性。2.财务部门日常监督财务部门应加强对费用报销的日常管理，对报销凭证进行严格审核，对报销流程进行实时监控，确保