平阴县档案管理制度

PAGE平阴县档案管理制度一、总则（一）目的为加强平阴县档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于平阴县各级党政机关、企事业单位、社会团体等组织（以下统称“各单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则各单位的档案工作实行集中统一领导，由本单位综合档案室或指定的档案管理部门负责集中管理本单位的各类档案。2.真实性原则档案应如实反映本单位各项工作活动的真实情况，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则档案应全面、系统地收集和整理本单位在工作活动中形成的各种门类和载体的文件材料，保证档案的完整性。4.安全性原则采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失、泄密等情况发生。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、利用，提高档案的利用效率，为单位各项工作提供有力支持。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置1.综合档案室各单位应设立综合档案室，作为本单位档案管理的专门机构，负责集中统一管理本单位的各类档案。综合档案室应配备必要的档案管理人员，并保持相对稳定。2.档案管理人员配备综合档案室应根据工作需要，配备具有档案管理专业知识和技能的人员。档案管理人员应具备大专以上学历，经过档案业务培训，熟悉档案管理工作流程和相关法律法规。（二）档案管理机构职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责本单位各类档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，方便档案的查阅和利用。4.积极开发档案信息资源，为单位各项工作提供档案信息服务，充分发挥档案的作用。5.组织开展档案业务培训和宣传教育工作，提高本单位档案管理人员的业务水平和全体员工的档案意识。6.对所属单位的档案工作进行监督、指导和检查，促进所属单位档案工作的规范化、标准化建设。7.负责与上级档案行政管理部门和其他相关单位的档案业务联系，及时报送档案工作情况和统计报表。三、档案的收集与整理（一）文件材料的形成与积累1.各单位应建立健全文件材料形成、积累、整理和归档制度，明确各部门和人员在文件材料形成过程中的职责，确保文件材料的及时收集和完整积累。2.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集、整理和初步归档工作，并定期向综合档案室移交。3.文件材料的形成应符合国家有关法律法规和行业标准的要求，内容真实、准确、完整，字迹清晰，载体符合耐久性要求。（二）档案的收集范围1.反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件材料，包括上级文件、本单位文件、会议文件、工作计划与总结、统计报表、财务文件、人事文件、业务文件等。2.本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各类载体的文件材料，如纸质文件、电子文件、照片、录音录像、实物等。3.本单位与其他单位签订的合同、协议、项目文件等，以及本单位在对外交往中形成的重要文件材料。4.本单位机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等文件材料。5.本单位历史沿革、大事记、年鉴、荣誉证书等文件材料。（三）档案的整理要求1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.按照国家档案局制定的《归档文件整理规则》等相关标准，对纸质文件进行分类、装订、编页、编号、编目等整理工作。3.对电子文件应按照国家有关电子文件管理的规定进行整理，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。电子文件应与纸质文件同步归档，实行双套制管理。4.照片、录音录像等声像档案应按照内容、时间顺序进行整理，编制文字说明，注明拍摄时间、地点、人物、事由等信息。5.实物档案应进行登记造册，注明实物名称、来源、日期、保管期限等信息，并妥善保管。四、档案的归档与保管（一）档案的归档1.各部门应在每年上半年将上一年度形成的文件材料整理完毕，并向综合档案室移交。2.综合档案室应对各部门移交的档案进行认真核对和检查，对不符合要求的档案应退回原部门重新整理。3.档案归档时，应填写《档案移交清单》，双方签字确认，确保档案移交的准确性和完整性。（二）档案的保管期限1.档案的保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限分为30年、10年。2.确定档案保管期限的原则是：依据档案的重要程度、历史价值、现实利用价值等因素，综合考虑确定。3.具体档案保管期限的划分按照国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等相关标准执行。（三）档案的保管要求1.综合档案室应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放位置索引，注明档案的类别、年度、保管期限、存放位置等信息。4.对重要档案和易损档案应采取特殊的保管措施，如复制备份、专柜存放等。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。6.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份，异地存放。同时，应建立电子档案的访问权限管理制度和数据安全防护措施，防止电子档案的丢失、损坏和泄密。五、档案的查阅与利用（一）档案查阅利用的范围1.本单位工作人员因工作需要查阅和利用本单位档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到综合档案室查阅。2.外单位因工作需要查阅本单位档案的，应持单位介绍信，注明查阅目的、范围和内容，经本单位分管领导批准后，方可查阅。3.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，查阅利用时应严格按照国家有关法律法规的规定执行，履行相应的审批手续。（二）档案查阅利用的程序1.查阅人填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅档案的名称、年度、保管期限、查阅目的等信息，并签字确认。2.所在部门负责人或本单位分管领导对《档案查阅申请表》进行审批签字。3.综合档案室根据审批后的《档案查阅申请表》，提供相应的档案，并安排专人负责查阅服务。查阅人应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。4.查阅人如需复印、摘录档案内容的，应经综合档案室同意，并按照规定办理相关手续。复印、摘录的档案内容应与原件一致，不得擅自更改或删节。5.查阅结束后，查阅人应将档案归还综合档案室，由管理人员进行核对和清点，确认无误后办理归还手续。（三）档案利用的反馈1.鼓励档案利用者对档案利用情况进行反馈，提出意见和建议，以便不断改进档案管理工作，提高档案利用服务质量。2.综合档案室应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用的需求和趋势，为档案资源建设和开发利用提供依据。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定的组织与程序1.成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、业务骨干和相关部门人员组成。档案鉴定工作小组负责对到期档案进行鉴定，提出档案存毁意见。2.档案鉴定工作小组应根据档案保管期限的规定，结合档案的现实利用价值，对到期档案进行逐卷、逐件鉴定。3.鉴定过程中，应认真审查档案的内容、来源、形式等方面的情况，确定档案是否仍具有保存价值。对仍有保存价值的档案，应重新划定保管期限；对确无保存价值的档案，应提出销毁意见。4.档案鉴定工作小组应填写《档案鉴定意见书》，详细注明档案的名称、年度、保管期限、鉴定意见等信息，并签字确认。（二）档案销毁的审批与实施1.《档案鉴定意见书》经本单位分管领导审批同意后，方可进行档案销毁工作。2.档案销毁应严格按照规定的程序进行，由综合档案室负责组织实施。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。3.档案销毁前，应将拟销毁档案的清单报本单位分管领导审批，并在档案管理系统中进行注销登记。4.档案销毁后，监销人应在销毁清册上签字确认，并将销毁清册归档保存。销毁清册应注明档案的名称、年度、保管期限、销毁时间、销毁方式等信息。（三）档案销毁的监督检查1.本单位纪检监察部门应对档案销毁工作进行监督检查，确保档案销毁工作符合规定的程序和要求。2.对违反档案销毁规定，擅自销毁档案或销毁档案不彻底的，应依法依规追究相关人员的责任。七、档案信息化建设（一）档案信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理工作效率和服务水平。2.实现档案信息资源的共享和利用，为单位各项工作提供便捷、高效的档案信息支持。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）档案信息化建设内容1.档案数字化加工对纸质档案、照片、录音录像等传统载体档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。数字化加工应符合国家有关标准和规范的要求，确保电子档案的质量。2.档案信息化管理系统建设建立涵盖档案收集、整理、归档、保管、查阅、利用、鉴定、销毁等全过程的档案信息化管理系统，实现档案管理工作的自动化、信息化。档案信息化管理系统应具备档案数据录入、存储、检索、统计、分析、备份等功能，并与单位内部办公系统实现互联互通。3.档案信息资源开发利用利用档案信息化管理系统，对档案信息资源进行深度挖掘和分析，开发各类档案信息产品，如档案编研成果、专题数据库等，为单位领导决策、业务工作开展提供参考依据。4.档案信息安全保障体系建设建立健全档案信息安全保障体系，采取防火墙、入侵检测、加密技术、数据备份与恢复等措施，确保档案信息的安全。同时，加强对档案管理人员的信息安全培训，提高信息安全意识，防止档案信息泄露。（三）档案信息化建设的实施与管理1.制定档案信息化建设规划和实施方案，明确建设目标、任务、步骤和保障措施，并报本单位领导批准后组织实施。2.加强对档案信息化建设项目的管理，严格按照项目建设