安全生产文件保管制度

PAGE安全生产文件保管制度一、总则1.目的为加强公司安全生产文件的管理，确保文件的完整性、准确性和可追溯性，有效支持安全生产工作的开展，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司内所有与安全生产相关的文件，包括但不限于安全生产法律法规、标准规范、操作规程、应急预案、安全检查记录、培训资料、事故报告等。3.职责分工安全管理部门负责安全生产文件的归口管理，制定文件管理制度并监督执行。组织文件的收集、整理、分类、编号、存储、借阅、销毁等工作。定期对文件进行清查和盘点，确保文件的完整性和准确性。各部门负责本部门安全生产文件的收集、整理和保管，并按规定及时移交安全管理部门。配合安全管理部门做好文件的借阅、查阅等工作，确保文件的正确使用。对本部门产生的文件进行合规性审查，确保符合法律法规和行业标准要求。文件管理人员负责文件的具体保管工作，严格按照制度要求进行操作。建立文件管理台账，记录文件的收发、借阅、销毁等情况。对文件保管环境进行维护，确保文件的安全存储。二、文件的分类与编号1.分类原则安全生产文件按照文件性质、用途、来源等进行分类，确保分类清晰、便于查找和管理。法律法规类：包括国家和地方有关安全生产的法律法规、规章、规范性文件等。标准规范类：涵盖安全生产相关的国家标准、行业标准、地方标准等。操作规程类：公司内部制定的各岗位安全生产操作规程。应急预案类：综合应急预案、专项应急预案及现场处置方案。安全检查类：安全检查计划、检查表、检查报告等。培训资料类：安全生产培训教材、课件、记录等。事故管理类：事故报告、调查处理资料、统计分析等。其他类：不属于以上分类的其他安全生产相关文件。2.编号规则编号结构：采用“年份+类别代码+顺序号”的方式进行编号。例如，2023FG001，表示2023年法律法规类第1份文件。类别代码：法律法规类（FG）、标准规范类（BG）、操作规程类（CZ）、应急预案类（YA）、安全检查类（JC）、培训资料类（PX）、事故管理类（SG）、其他类（QT）。顺序号：按照文件产生的先后顺序依次编号，从001开始递增。三、文件的收集与整理1.收集渠道主动收集安全管理部门定期关注国家和地方安全生产法律法规、标准规范的更新情况，及时收集相关文件。同时，通过网络平台、行业协会、专业机构等渠道主动获取最新的安全生产信息和文件资料。部门报送各部门负责收集本部门在安全生产工作中产生的各类文件，包括日常工作记录、会议纪要、技术文件、培训记录等，并按照规定的时间和要求报送至安全管理部门。外部获取对于外部单位发送的与安全生产相关的文件，如合作协议中的安全条款、供应商提供的安全资料等，由相关接收部门及时转交安全管理部门进行统一管理。2.整理要求文件清理收到文件后，文件管理人员首先对文件进行清理，去除无关的附件、重复的内容，确保文件内容简洁明了。分类整理按照文件分类原则，对清理后的文件进行分类。同一类别的文件按照时间顺序或重要程度进行排列，便于后续查找和使用。编制目录为每一类文件编制详细的目录，目录内容包括文件编号、文件名称、日期、来源等信息，方便快速检索文件。四、文件的存储1.存储方式纸质文件设立专门的文件档案室，配备防火、防潮、防虫、防盗等设施，对纸质安全生产文件进行分类存放。文件应存放在档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找。电子文件建立电子文件存储系统，对电子安全生产文件进行分类存储。电子文件应按照文件类别和编号建立文件夹结构，确保文件存储规范、有序。同时，定期对电子文件进行备份，备份存储介质应异地存放，以防止数据丢失。2.存储环境要求档案室环境档案室温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%。应配备除湿机、空调等设备，确保室内温湿度符合要求。电子文件存储设备电子文件存储服务器应具备良好的性能和稳定性，定期进行维护和检查。存储设备应放置在干燥、通风的环境中，避免受到灰尘、水分、磁场等因素的影响。五、文件的借阅与查阅1.借阅流程申请因工作需要借阅安全生产文件的人员，应填写《文件借阅申请表》，注明借阅文件的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。审批申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至安全管理部门进行审批。安全管理部门根据文件的重要性和借阅用途进行审批，对于涉及重要机密或关键信息的文件，需经公司主管领导批准。借阅登记审批通过后，文件管理人员对借阅情况进行登记，并向借阅人员发放文件。借阅人员应在借阅登记表上签字确认。归还借阅人员应在预计归还日期前归还文件，如需延期归还，应提前向安全管理部门提出申请并说明原因。归还文件时，文件管理人员应检查文件的完整性和准确性，如有损坏或丢失，借阅人员应承担相应责任。2.查阅规定查阅范围公司内部人员因工作需要查阅安全生产文件的，可在安全管理部门指定的地点进行查阅。查阅人员应遵守查阅场所的规定，不得擅自将文件带出查阅地点。查阅登记查阅人员应填写《文件查阅登记表》，记录查阅文件的名称、编号、查阅时间等信息。查阅结束后，应及时将文件归还原位。限制查阅对于涉及公司商业秘密、安全技术诀窍等重要文件，未经公司授权，不得查阅。如有特殊情况需要查阅，应按照公司保密制度的规定进行审批。六、文件的修订与废止1.修订依据法律法规和标准规范更新当国家或地方安全生产法律法规、标准规范发生修订时，公司相关安全生产文件应及时进行修订，确保符合最新要求。公司安全生产管理需要随着公司业务发展、安全生产管理模式变化或发现文件存在缺陷时，应及时对文件进行修订，以适应公司安全生产工作的实际需要。事故教训总结针对公司发生的安全生产事故，分析事故原因，总结经验教训，对相关安全生产文件进行修订，防止类似事故再次发生。2.修订流程提出修订申请各部门或相关人员发现文件需要修订时，应填写《文件修订申请表》，详细说明修订的原因、内容和建议。该申请表经部门负责人签字后提交至安全管理部门。审核与批准安全管理部门对修订申请进行审核，组织相关人员对修订内容进行讨论和评审。评审通过后，修订申请提交至公司主管领导审批。修订实施经批准的修订申请由安全管理部门组织实施修订工作。修订后的文件应重新进行编号、分类、存储，并及时通知相关部门和人员。3.废止程序废止原因当文件所依据的法律法规、标准规范已废止，或文件内容与现行规定严重不符，或文件已不再适用时，应予以废止。废止申请由安全管理部门提出文件废止申请，说明废止的原因和文件名称、编号等信息。申请经公司主管领导批准后实施。文件销毁对于废止的文件，应按照本制度的规定进行销毁，确保文件信息的安全。七、文件的销毁1.销毁范围已废止的文件：按照文件废止程序确定需要销毁的文件。过期或失效的文件：如超过保存期限的安全检查记录、培训资料等。无保存价值的文件：如重复的、内容错误且无法修正的文件等。2.销毁方式纸质文件对于纸质安全生产文件，采用粉碎、焚烧等方式进行销毁。销毁过程应在安全管理部门指定的地点进行，并由专人负责监督，确保文件彻底销毁。电子文件电子文件的销毁应通过专业的数据擦除软件进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、文件名称及编号、存储介质信息等。3.销毁记录建立文件销毁记