拨付备用金制度规范

PAGE拨付备用金制度规范一、总则（一）目的为加强公司备用金管理，提高资金使用效率，保障公司各项业务的顺利开展，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门及分支机构在经营活动中涉及备用金的申请、使用、管理等相关事宜。（三）定义备用金是指公司为满足日常经营活动中临时性、小额资金需求，预先拨付给相关部门或个人周转使用的资金。（四）基本原则1.专款专用原则：备用金必须用于预先核定的用途，不得挪作他用。2.限额管理原则：根据各部门业务需求和实际情况，合理核定备用金限额，严格控制备用金规模。3.及时报账原则：使用备用金后，应及时办理报账手续，结清备用金。4.监督检查原则：公司财务部门定期对备用金的使用情况进行监督检查，确保备用金的安全、规范使用。二、备用金的申请与审批（一）申请条件1.因业务需要，经常发生小额零星支出，且在规定的结算起点以下的。2.因临时性、紧急性业务，需要预先支付款项，而后再办理报销手续的。（二）申请流程1.申请人填写《备用金申请表》，详细说明申请备用金的用途、金额、预计使用期限等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据业务实际情况进行审批，签署意见并注明是否同意申请及预计还款时间。3.经部门负责人审批同意后，申请表流转至财务部门。财务部门对申请内容进行审核，重点审核备用金用途是否合理、金额是否适当、还款计划是否可行等。审核通过后，财务部门负责人签字确认。4.财务部门将审核通过的《备用金申请表》提交至公司分管领导审批。公司分管领导根据公司整体资金状况和业务需求进行最终审批，签署意见并批准备用金申请。（三）审批权限1.备用金申请金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。2.备用金申请金额在[X]元至[X]元之间的，由部门负责人审核后，报财务部门负责人审批。3.备用金申请金额在[X]元以上的，需经公司分管领导审批。三、备用金的拨付（一）拨付方式1.对于审批通过的备用金申请，财务部门根据审批意见，将备用金以现金或银行转账方式拨付给申请人。2.如采用现金拨付，申请人应在收到备用金后当场签字确认；如采用银行转账方式，财务部门应留存转账凭证，并及时通知申请人查收。（二）拨付时间财务部门应在收到完整、审批通过的《备用金申请表》后的[X]个工作日内完成备用金的拨付。如遇特殊情况需要延迟拨付，应提前向申请人说明原因。四、备用金的使用（一）使用范围1.支付差旅费、业务招待费、办公用品采购、小额设备维修等与公司经营活动相关的临时性、小额支出。2.经公司批准的其他合理用途支出。（二）使用要求1.备用金必须按照申请用途使用，不得擅自改变用途或挪作他用。2.使用备用金时，应取得合法、有效的原始凭证，如发票、收据等，并在凭证上注明备用金支出字样。3.对于超过规定结算起点的支出，应通过银行转账等方式支付，不得使用备用金支付。（三）使用记录申请人应建立备用金使用台账，详细记录每笔备用金的支出日期、用途、金额、对方单位或个人等信息。使用台账应定期与财务部门核对，确保账实相符。五、备用金的报账与核销（一）报账期限1.备用金使用后，申请人应在业务完成后的[X]个工作日内到财务部门办理报账手续。2.对于差旅费等有明确规定报账期限的支出，应按照规定期限报账。（二）报账流程1.申请人整理好相关原始凭证，填写《备用金报账申请表》，详细说明备用金使用情况、报账金额、应退补金额等信息。2.将《备用金报账申请表》及原始凭证提交至所在部门负责人审核。部门负责人应核实备用金使用情况是否属实，原始凭证是否合法、有效，签署意见并注明是否同意报账。3.经部门负责人审核同意后，申请表流转至财务部门。财务部门对报账申请进行审核，重点审核原始凭证的真实性、合法性、完整性，报账金额与备用金使用台账及申请用途是否相符等。审核通过后，财务部门办理报账手续，结清备用金。（三）核销方式1.对于报账金额小于备用金申请金额的，财务部门将差额部分收回，核销备用金。2.对于报账金额大于备用金申请金额的，财务部门应补足差额，完成备用金的核销。六、备用金的管理与监督（一）财务部门职责1.负责备用金制度的制定、修订和解释。2.审核备用金申请，办理备用金的拨付、报账和核销手续。3.定期对备用金的使用情况进行检查和分析，及时发现和解决问题。4.建立备用金管理台账，记录备用金的申请、拨付、使用、报账和核销等情况。（二）部门负责人职责1.负责本部门备用金申请的审核和监督。2.督促本部门备用金使用人员及时办理报账手续，确保备用金的及时归还。3.配合财务部门对备用金使用情况进行检查和监督。（三）内部审计监督公司内部审计部门定期对备用金的使用和管理情况进行审计监督，检查备用金制度的执行情况、备用金使用的合规性、报账手续的完整性等。对于发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（四）违规处理1.对于违反备用金制度规定，擅自挪用备用金、改变用途、逾期不报账等行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、停职等。2.因违规使用备用金给公司造成经济损失的，相关责任人应承担赔偿责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。七、备用金限额的调整（一）调整条件1.因公司业务发展、经营模式变化等原因，导致原备用金限额不能满足业务需求的。2.某部门或个人备用金使用频繁，且长期保持较高余额，经评估确有必要调整限额的。（二）调整流程1.相关部门或个人填写《备用金限额调整申请表》，详细说明申请调整限额的原因、预计使用情况等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据实际情况进行审批，签署意见并注明是否同意申请及调整后的限额。3.经部门负责人审批同意后，申请表流转至财务部门。财务部门对申请内容进行审核，结合公司资金状况和业务需求，提出审核意见。审核通过后，财务部门负责人签字确认。4.财务