征集档案资料制度表模板

PAGE征集档案资料制度表模板一、总则（一）目的为了规范公司档案资料的征集工作，确保档案资料的完整性、准确性和系统性，充分发挥档案资料在公司管理、决策、业务开展等方面的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在档案资料征集工作中的行为。（三）基本原则1.依法依规原则：档案资料的征集工作必须严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保档案资料的合法性和规范性。2.真实准确原则：所征集的档案资料应真实反映公司各项活动的实际情况，数据准确，内容完整。3.及时有效原则：各部门应及时将产生的档案资料进行整理、征集，确保档案资料的时效性，以便于后续的查阅和利用。4.集中统一原则：公司档案资料实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责征集、整理、保管和利用，避免分散和流失。二、征集范围（一）行政管理类1.公司设立、变更、注销等相关文件，包括营业执照、公司章程、股东会决议、董事会决议等。2.公司内部管理制度、规定、办法等文件，如考勤制度、财务制度、人事制度等。3.公司会议记录、纪要，包括股东会会议记录、董事会会议记录、总经理办公会会议记录等。4.公司领导的重要讲话、批示、报告等文件。5.公司与外部单位签订的各类合同、协议，如采购合同、销售合同、租赁合同等。6.公司获得的荣誉证书、资质证书、许可证等文件。7.公司对外发布的公告、通知、函件等文件。（二）人事管理类1.员工入职登记表、简历、身份证复印件、学历证书复印件、资格证书复印件等个人资料。2.员工劳动合同、聘用协议、保密协议等文件。3.员工绩效考核记录、奖惩记录、培训记录等文件。4.员工离职手续办理相关文件，如离职申请、离职审批表、工作交接清单等。5.公司人事任免文件、岗位调整文件等。（三）财务管理类1.公司财务预算、决算报告，财务报表，如资产负债表、利润表、现金流量表等。2.公司会计凭证、账簿、财务审计报告等文件。3.公司税务申报资料、纳税凭证等文件。4.公司资金往来记录、银行对账单、发票等文件。5.公司财务管理制度、财务审批流程等文件。（四）业务经营类1.公司业务项目策划书、可行性研究报告、项目实施方案等文件。2.公司业务合同执行情况记录、业务往来函件、客户资料等文件。3.公司产品研发资料，如产品设计图纸、技术规范、测试报告等。4.公司市场调研报告、营销活动策划方案、广告宣传资料等文件。5.公司生产运营记录，如生产计划、生产报表、质量检验报告等文件。（五）其他类1.公司重大活动、重要事件的相关资料，如活动策划方案、活动照片、视频资料、新闻报道等。2.公司与上级主管部门、政府部门的往来文件，如请示、报告、批复等。3.公司收到的各类捐赠、赞助相关资料，如捐赠协议、赞助合同、捐赠物品清单等。4.公司员工的科研成果、学术论文、著作等资料。5.其他对公司具有保存价值的文件、资料、图表、实物等。三、征集流程（一）档案资料形成部门/人员的职责1.负责本部门/个人档案资料的收集、整理和初步分类。2.按照规定的时间和要求，将整理好的档案资料移交至公司档案管理部门。3.对所移交档案资料的真实性、完整性负责，并配合档案管理部门做好档案资料的征集工作。（二）档案管理部门的职责1.制定档案资料征集计划，明确征集的范围、时间、要求等，并向各部门发布。2.接收各部门移交的档案资料，进行审核、登记和编号。3.对征集到的档案资料进行整理、分类、编目、装订等工作，确保档案资料的系统性和规范性。4.建立档案资料数据库，对档案资料进行数字化管理，方便查阅和利用。5.定期对档案资料进行检查、核对，确保档案资料的安全和完整。（三）征集步骤1.收集各部门/人员应在日常工作中及时收集产生的档案资料，确保档案资料的齐全。对于重要的档案资料，应采取适当的方式进行备份，防止丢失或损坏。2.整理各部门/人员对收集到的档案资料进行初步整理，按照档案资料的类别、时间顺序等进行分类，去除无关的材料，确保档案资料的清晰和有序。档案管理部门对接收的档案资料进行进一步整理，按照档案管理的要求进行分类、编号、编目等工作，建立档案资料的目录清单。3.移交各部门/人员在规定的时间内，将整理好的档案资料移交至档案管理部门，并填写档案资料移交清单，双方签字确认。档案管理部门对移交的档案资料进行审核，如发现问题应及时与移交部门/人员沟通，要求其补充或更正。4.存储档案管理部门将审核后的档案资料进行妥善存储，根据档案资料的性质和保管期限，选择合适的存储方式，如纸质档案存储在档案库房，电子档案存储在服务器或存储设备中。对档案资料的存储环境进行定期检查和维护，确保档案资料的安全。四、征集要求（一）档案资料的内容要求1.档案资料应真实、准确、完整，不得伪造、篡改或隐瞒重要信息。2.档案资料应字迹清晰、图表准确、签字盖章齐全，确保档案资料具有法律效力。3.档案资料应反映公司各项活动的全过程，包括活动的策划、组织、实施、结果等环节。（二）档案资料的格式要求1.纸质档案资料应使用A4纸张打印或复印，左侧装订，装订应牢固、整齐。2.电子档案资料应采用通用的文件格式，如doc、xls、pdf等，确保文件能够正常打开和查阅。3.照片、视频等资料应进行整理和标注，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。（三）档案资料的保管期限要求1.档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案资料是指对公司具有重要历史价值和长远利用价值的档案资料；长期保管的档案资料是指保管期限为10年以上（含10年）的档案资料；短期保管的档案资料是指保管期限为110年的档案资料。2.档案管理部门应根据档案资料的性质和重要程度，确定其保管期限，并在档案资料上进行标注。3.对于保管期限已满的档案资料，档案管理部门应按照规定的程序进行鉴定和销毁，确保档案资料的安全和有效利用。五、档案资料的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案资料的，应填写档案资料查阅申请表，注明查阅的目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的档案资料，查阅申请人应经公司保密管理部门批准，并在档案管理部门的监督下查阅。3.外部单位因工作需要查阅公司档案资料的，应出具正式的查阅函，注明查阅的目的、内容、时间等信息，经公司分管领导审批后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅流程1.查阅申请人填写档案资料查阅申请表或查阅函，按照审批权限进行审批。2.审批通过后，查阅申请人将申请表或查阅函提交至档案管理部门。3.档案管理部门根据查阅申请人的申请，查找并提供相应的档案资料，同时做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容等信息。4.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案资料，不得擅自将档案资料带出或转借他人。查阅过程中应爱护档案资料，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案资料。5.查阅结束后，查阅人员应将档案资料归还档案管理部门，档案管理部门核对无误后，在查阅申请表或查阅函上签字确认。（三）利用规定1.公司内部人员利用档案资料应仅限于工作需要，不得将档案资料用于个人目的或泄露给无关人员。2.外部单位利用公司档案资料应严格按照查阅函的要求进行，不得擅自扩大利用范围或泄露公司机密。3.档案管理部门应建立档案资料利用登记制度，对档案资料的利用情况进行详细记录，包括利用时间、利用人员、利用内容、利用目的等信息。4.对于涉及公司重大利益或机密的档案资料，档案管理部门应采取必要的保密措施，防止档案资料的泄露。六、档案资料的保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应建立健全档案资料保密制度，明确保密责任和保密措施。2.对档案资料的查阅、借阅、利用等环节进行严格管理，限制知悉范围，并要求相关人员签订保密协议。3.对涉及公司机密的档案资料，应进行单独存放和管理，并采取加密、备份等技术手段确保档案资料的安全。4.加强对档案管理人员的保密教育，提高其保密意识和业务水平，防止因人员疏忽导致档案资料泄露。（二）安全管理1.档案管理部门应建立档案资料安全管理制度，确保档案资料的实体安全和信息安全。2.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全设施，定期对档案库房进行检查和维护，确保档案资料的存储环境安全。3.对电子档案资料应采取有效的安全防护措施，如设置防火墙、安装杀毒软件、定期备份等，防止电子档案资料被篡改、丢失或损坏。4.加强对档案资料的日常管理，定期对档案资料进行盘点和清查，确保档案资料的数量和质量与档案资料目录清单一致。七、监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门应定期对各部门的档案资料征集工作进行监督检查，检查内容包括档案资料的收集、整理、移交、保管等情况。2.对发现的问题应及时提出整改意见，并要求相关部门限期整改。整改完成后，档案管理部门应进行复查，确保问题得到彻底解决。3.公司内部审计部门应定期对公司档案资料管理工作进行审计，检查档案资料管理制度的执行情况、档案资料的真实性和完整性等，对发现的违规问题应依法依规进行处理。（二）考核评价1.公司将档案资料征集工作纳入各部门的绩效考核体系，对档案