授信审批档案管理制度

PAGE授信审批档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司授信审批档案管理，规范档案收集、整理、保管、利用等工作流程，确保档案的完整性、准确性和安全性，为公司授信审批决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有授信审批业务相关档案的管理，包括但不限于各类授信申请文件、调查评估报告、审批决策文件、贷后管理资料等。（三）基本原则1.集中管理原则：授信审批档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门或指定专人负责。2.真实完整原则：档案内容应真实反映授信业务全过程，确保档案资料的完整性和准确性。3.规范有序原则：按照规定的分类标准和整理方法，对档案进行科学分类、有序排列，便于查找和利用。4.安全保密原则：加强档案安全管理，采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。二、档案管理职责分工（一）业务部门1.负责授信业务档案的收集、整理和初步审核，确保档案资料的真实性和完整性。2.在业务办理过程中及时将相关档案资料移交档案管理部门，并对移交档案的准确性负责。3.根据工作需要，向档案管理部门查询和借阅档案。（二）档案管理部门1.制定和完善授信审批档案管理制度，并组织实施。2.负责对业务部门移交的档案进行接收、整理、分类、编号、装订、保管等工作。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行检查和盘点，确保档案安全。5.按照规定的程序和要求，办理档案的借阅、归还、销毁等手续。（三）审批部门1.在授信审批过程中形成的各类文件和资料，应及时整理并移交档案管理部门。2.对档案管理工作进行监督和指导，确保档案管理符合制度要求。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.授信申请文件，包括申请书、营业执照、公司章程、法定代表人身份证明等。2.调查评估资料，如客户基本情况调查、财务状况分析、市场前景评估、担保情况调查等报告。3.审批决策文件，如审批意见、会议纪要等。4.合同文本，包括授信合同及相关担保合同等。5.贷后管理资料，如定期检查报告、逾期催收记录等。6.其他与授信审批业务相关的文件和资料。（二）收集要求1.业务部门应在业务办理过程中同步收集相关档案资料，并确保资料的及时性和准确性。2.对于重要文件和资料，应收集原件；如无法收集原件，应收集经核对无误的复印件，并注明原件存放处。3.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整，签字盖章齐全。（三）整理方法1.分类：按照授信业务类型、客户类别、时间顺序等进行分类。例如，可分为流动资金贷款档案、固定资产贷款档案、项目融资档案等；也可按照客户所属行业、规模等进行分类。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和管理。编号可采用年份+业务类型+流水号的方式。3.装订：将相关档案资料按照一定顺序进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，对纸张较大的文件可进行折叠。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、页数、保管期限等信息，便于查询和检索。四、档案的保管（一）保管期限1.授信审批档案的保管期限分为短期、中期和长期。短期保管期限为5年，中期保管期限为10年，长期保管期限为15年及以上。2.具体保管期限根据档案的重要性、业务性质和相关法律法规要求确定。例如，授信合同等重要文件应长期保管；一般性的调查评估报告可中期保管。（二）保管方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的保管方式。纸质档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.电子档案应进行备份存储，存储介质可采用光盘、磁带、硬盘等，并定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。（三）库房管理1.档案库房应保持清洁、整齐，温度和湿度应符合规定要求。2.建立档案出入库登记制度，详细记录档案的出入库时间、档案编号、题名、数量等信息。3.定期对档案进行盘点，核对档案数量和保管情况，如发现问题应及时查明原因并采取相应措施。五、档案的利用（一）借阅权限1.内部人员因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅档案名称和编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。3.涉及重要机密的档案，借阅人应严格遵守保密规定，未经批准不得擅自复制、传播或转借他人。（二）查阅规定1.因工作需要查阅档案的，可在档案管理部门指定的地点进行查阅。查阅时档案管理人员应在场监督，确保档案安全。2.查阅人员不得在档案上涂改、标记、抽取或损坏档案资料。如需摘录或复制部分内容，应经档案管理部门负责人批准。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记台账，详细记录档案的借阅、查阅情况，包括借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间、查阅内容等信息，以便跟踪和管理。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门、业务部门、审批部门等相关人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限、重要性、业务相关性等因素，对到期档案进行全面审查和评估。2.对于仍具有查考利用价值的档案，应延长保管期限；对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组提出销毁意见，填写档案销毁清单，注明档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.经公司主管领导审批后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁时应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。七、档案信息化管理（一）系统建设建立授信审批档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和查询利用。系统应具备档案录入、存储、检索、统计分析等功能，提高档案管理工作效率和质量。（二）数据录入业务部门和档案管理部门应按照规定的格式和要求，及时将档案资料录入管理信息系统，确保数据的准确性和完整性。（三）系统维护定期对档案管理信息系统进行维护和升级，保证系统的正常运行。同时，加强系统安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。八、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对授信审批档案管理工作进行审计监督，检查档案管理制度的执行情况、档案资料的完整性和准确性、档案保管和利用的安全性等。2.档案管理部门应定期对自身工作进行自查自纠，及时