商会档案资料管理制度

PAGE商会档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强商会档案资料管理，确保档案资料的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案资料在商会工作中的作用，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于商会各部门及全体工作人员在工作中形成的各类档案资料的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：商会档案资料由专门的档案管理部门或指定专人集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案资料应如实反映商会工作的实际情况，确保内容真实、数据准确、手续完备。3.安全保密原则：加强档案资料的安全保密措施，防止档案资料的泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则：档案资料的管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案资料的分类与编号（一）分类1.综合类：包括商会章程、会员大会文件、理事会文件、监事会文件、年度工作计划与总结、重要会议记录、领导讲话、综合性统计报表等。2.会员管理类：包括会员入会申请表、会员登记表、会员变更记录、会员会费缴纳记录、会员活动记录等。3.业务活动类：包括商务考察报告、项目合作协议、招商引资资料、展会活动资料、培训活动资料等。4.财务类：包括财务预算、决算报告、会计凭证、账簿、财务报表等。5.人事类：包括员工招聘资料、劳动合同、员工培训记录、员工考核档案、员工奖惩记录等。6.宣传类：包括商会宣传资料、新闻报道、宣传图片、视频资料等。7.其他类：不属于以上分类的其他档案资料。（二）编号1.档案资料编号采用“年度+类别+顺序号+保管期限”的格式。2.年度：用四位阿拉伯数字表示，如“2023”。3.类别：用大写字母表示，如“Z”表示综合类，“H”表示会员管理类，“Y”表示业务活动类，“C”表示财务类，“R”表示人事类，“X”表示宣传类，“Q”表示其他类。4.顺序号：用四位阿拉伯数字表示，从“0001”开始依次编号。5.保管期限：用汉字表示，如“永久”“长期”“短期”。例如：2023年综合类第10份档案资料，保管期限为长期，则编号为“2023Z0010长期”。三、档案资料的收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整。2.工作人员在工作中形成的各类文件、资料、图表、数据等，应及时整理并移交档案管理部门。3.对于外来文件、资料，如上级部门文件、合作单位资料等，应及时登记并移交档案管理部门。（二）整理1.档案管理部门对收集到的档案资料进行分类、编号、装订、编目等整理工作。2.整理后的档案资料应按照类别和保管期限分别存放，便于查找和管理。3.对于破损、褪色、字迹模糊的档案资料，应进行修复或复制，确保档案资料的完整性。四、档案资料的归档与保管（一）归档1.档案资料整理完毕后，应及时归档。归档时应填写档案资料归档清单，注明档案资料的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。2.档案管理部门应定期对归档的档案资料进行核对，确保归档清单与实际档案资料一致。（二）保管1.商会应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防盗设备等，确保档案资料的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。3.档案管理部门应定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对于电子档案资料，应进行备份，并存储在安全可靠的介质上，定期进行检查和维护。五、档案资料的查阅与借阅（一）查阅1.商会内部人员因工作需要查阅档案资料的，应填写档案资料查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请表提供相应的档案资料，并做好查阅记录，注明查阅人姓名、查阅时间、查阅内容等信息。（二）借阅1.商会外部单位或个人因工作需要借阅档案资料的，请填写档案资料借阅申请表，注明借阅单位或个人名称、借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经商会秘书长签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅档案资料时，借阅人应出具有效身份证件，并与档案管理部门签订档案资料借阅协议，明确借阅期限、归还时间、保密责任等事项。3.档案管理部门应根据借阅申请表和借阅协议提供相应的档案资料，并做好借阅记录，注明借阅人姓名、单位名称、借阅时间、借阅内容、归还时间等信息。4.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应提前向档案管理部门提出申请，经同意后方可延长。5.借阅人应妥善保管借阅的档案资料，不得转借、涂改、损毁、丢失。如需复印或摘录档案资料的，应经档案管理部门同意，并注明出处。6.借阅人归还档案资料时，档案管理部门应进行认真核对，如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。六、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对档案资料进行鉴定，确定档案资料的保管期限和价值。2.鉴定工作应由档案管理部门会同相关部门组成鉴定小组进行，鉴定小组应根据档案资料的内容、来源、时间等因素，综合考虑其历史价值、现实利用价值和保存价值，提出鉴定意见。（二）销毁1.经鉴定确无保存价值的档案资料，应填写档案资料销毁申请表，注明档案资料的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，经商会秘书长签字同意后，予以销毁。2.档案资料销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人应在档案资料销毁清单上签字确认。3.档案资料销毁清单应妥善保存，以备查考。七、档案资料的信息化管理（一）建立档案资料数据库1.商会应建立档案资料数据库，将各类档案资料进行数字化处理，存储在数据库中，实现档案资料的信息化管理。2.档案资料数据库应具备档案资料的录入、查询、借阅、统计、备份等功能，方便档案资料的管理和利用。（二）档案资料数字化处理1.档案管理部门应按照档案资料数字化处理的标准和规范，对纸质档案资料进行扫描、图像处理、数据挂接等数字化处理工作。2.数字化处理后的档案资料应进行质量检查，确保图像清晰、数据准确、格式规范。3.档案管理部门应将数字化处理后的档案资料上传至档案资料数据库，并建立相应的索引和目录，便于查询和利用。（三）档案资料信息化安全管理1.商会应加强档案资料信息化安全管理，采取必要的安全防护措施，如防火墙、入侵检测系统、数据加密等，防止档案资料的泄露、篡改和丢失。2.档案管理部门应定期对档案资料数据库进行备份，并将备份数据存储在安全可靠的介质上，异地存放。3.档案管理部门应制定档案资料信息化安全管理制度，明确档案资料信息化管理的职责、权限、流程等，确保档案资料信息化管理工作的规范有序。