培训班档案管理制度

PAGE培训班档案管理制度一、总则（一）目的为加强培训班档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在培训班教学、管理及后续服务中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织举办的各类培训班档案的管理，包括培训计划、学员资料、教学资料、考核记录、证书发放等相关文件和资料。（三）管理原则1.集中统一原则：培训班档案由专门的档案管理部门或指定专人集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映培训班的实际情况，数据准确无误，材料完整齐全。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。对涉及个人隐私、商业机密等敏感信息的档案严格保密。4.便于利用原则：档案管理应便于查询、检索和利用，以满足教学研究、培训管理、学员服务等工作的需要。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善培训班档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理培训班档案，对各类档案进行收集、整理、分类、编号、装订、存储等工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。对破损、褪色、变质等档案及时进行修复或复制。5.按照规定的期限保管档案，对超过保管期限的档案，按照相关程序进行鉴定和销毁。6.负责向有关部门和人员提供档案查阅、借阅服务，并做好登记和跟踪工作。7.开展档案管理的业务培训和指导，提高相关人员的档案管理意识和技能。（二）培训班主办部门职责1.负责本部门举办培训班档案材料的收集、整理和初步审核，并及时移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好档案的查询、借阅等工作，提供必要的信息和资料。3.对本部门培训班档案的管理工作进行监督和检查，确保档案管理工作符合制度要求。（三）档案形成人员职责1.培训班的授课教师、管理人员、工作人员等档案形成人员，应按照档案管理要求，及时将各自工作中形成的文件材料进行整理、归档，并移交档案管理部门。2.对所提供档案材料的真实性、准确性和完整性负责，确保档案内容能够真实反映培训班的实际情况。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.培训计划类：包括培训班招生简章、培训方案、教学大纲、课程安排、师资配备等文件。2.学员资料类：学员报名登记表、身份证复印件、学历证明、培训协议、考勤记录、成绩报告单等。3.教学资料类：教案、讲义、课件、教材、参考资料、试卷、作业批改记录等。4.考核记录类：考试成绩、考核评语、证书发放记录等。5.培训活动类：培训开班仪式、结业典礼、学员活动照片、视频等相关资料。6.其他类：与培训班有关的来往文件、信函、会议纪要、工作总结、评估报告等。（二）收集要求1.各部门和人员应按照档案收集范围，及时将各自工作中形成的档案材料收集齐全，不得遗漏。2.档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其对应的纸质文件，并确保两者内容一致。电子文件应按照规定的格式和命名规则进行存储，便于查阅和管理。（三）整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，将培训班档案分为培训计划类、学员资料类、教学资料类、考核记录类、培训活动类、其他类等六大类。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。例如，培训计划类档案编号为“PJ[年份][序号]”，学员资料类档案编号为“XY[年份][序号]”等。3.装订：对纸张较多、较厚的档案材料进行装订，确保整齐、牢固。装订时应去除金属物，采用左侧装订方式，装订线距左侧边缘15mm，上下两端各留20mm。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、备注等内容。目录应打印或手写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。四、档案的保管（一）保管期限1.短期保管：保管期限为15年的档案，主要包括一般性的培训资料、学员临时档案等。2.中期保管：保管期限为510年的档案，如培训效果评估报告、部分学员的长期跟踪资料等。3.长期保管：保管期限为10年以上的档案，包括重要的培训计划、学员个人重要信息档案、具有历史价值的教学资料等。（二）保管方式1.纸质档案：设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。档案应分类存放，排列有序，并建立档案存放位置索引，便于查找利用。2.电子档案：采用磁盘、光盘、磁带等存储介质进行存储，并定期进行备份。电子档案应按照类别和时间顺序进行分类存储，同时建立电子档案目录数据库，方便检索查询。3.特殊载体档案：如照片、视频等，应按照相关规定进行整理和保管。照片应冲洗或打印成册，并注明拍摄时间、地点、人物等信息；视频应刻录成光盘，并做好标识和说明。（三）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等设施设备，确保档案的安全保管。3.定期对档案库房进行检查和维护，发现问题及时处理，确保档案保管环境符合要求。五、档案的利用（一）查阅1.因工作需要查阅培训班档案的，须填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应根据查阅申请，提供相应的档案资料，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅档案名称及编号、查阅目的等。3.查阅档案时，查阅人员应在档案查阅室进行，不得将档案带出查阅室。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并按照规定的程序进行操作。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。查阅结束后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅1.因特殊情况需要借阅培训班档案的，须填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅原因、借阅期限、借阅范围等内容，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.档案管理部门应根据借阅申请，对借阅档案进行审核，并确定借阅期限。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。3.借阅档案时，借阅人员应向档案管理部门出具本人有效身份证件，并在档案借阅登记簿上签字确认。档案管理部门应将档案交借阅人员当面清点，并办理交接手续。4.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。如因保管不善造成档案损坏、丢失的，借阅人员应承担相应的赔偿责任。5.借阅人员应在规定的借阅期限内归还档案，归还时应确保档案完好无损。档案管理部门应对归还的档案进行检查核对，如发现问题应及时与借阅人员沟通解决。（三）档案利用的限制1.涉及个人隐私、商业机密等敏感信息的档案，未经相关人员同意，不得对外提供查阅、借阅。2.档案利用不得违反国家法律法规和公司/组织的相关规定，不得损害公司/组织和他人的合法权益。3.对重要档案的利用，应进行严格的审批和登记，确保档案的安全和合理使用。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的培训班档案进行鉴定，确定档案的存毁。鉴定工作应由档案管理部门负责人牵头，组织相关人员组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估。对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》。3.《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、保管期限、销毁原因等内容，并由鉴定小组成员签字确认。（二）销毁1.经鉴定确需销毁的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。2.档案销毁可采用焚烧、