负责档案印章管理制度

PAGE负责档案印章管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案印章管理，确保档案印章使用的合法性、严肃性和安全性，维护公司的正常运营秩序，依据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及档案印章使用的各类活动。（三）基本原则1.依法依规原则：档案印章的使用必须严格遵守国家法律法规及公司内部规章制度。2.专人专管原则：明确专人负责档案印章的保管和使用，确保责任落实到人。3.审批登记原则：使用档案印章需经过严格的审批流程，并进行详细登记。4.安全保密原则：妥善保管档案印章，防止丢失、被盗用，确保印章使用信息的安全保密。二、档案印章的种类及用途（一）公司公章1.用途：代表公司对外行使权力，具有最高法律效力。用于签署各类合同、协议、重要文件，以及办理工商登记、税务申报、银行开户等重要事项。2.使用范围：仅限于公司法定代表人或经法定代表人授权的人员使用。（二）公司合同专用章1.用途：专门用于签订公司各类合同。2.使用范围：由合同承办部门负责人或经授权的合同签订人使用，签订合同前需经过合同审批流程。（三）公司财务专用章1.用途：用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务活动。2.使用范围：由财务部门负责人或经授权的财务人员使用，严格按照财务管理制度进行操作。（四）公司法人章1.用途：用于特定的法律文件、财务票据等，与公司公章配合使用。2.使用范围：由法定代表人或经法定代表人特别授权的人员使用。（五）部门印章1.用途：用于本部门内部文件、资料的盖章确认，以及与本部门业务相关的特定事项。2.使用范围：由部门负责人指定专人负责保管和使用，使用时需符合部门内部规定及公司整体要求。三、档案印章的保管（一）保管人员职责1.专人负责：公司公章、合同专用章、财务专用章、法人章分别指定专人保管，部门印章由各部门指定专人保管。保管人员应具备高度的责任心和保密意识，确保印章安全。2.妥善保管：保管人员应将印章存放在安全可靠的地方，如保险柜等，并设置必要的安全防护措施，防止印章被盗、丢失或损坏。3.日常检查：定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告并申请更换。（二）保管场所要求1.安全保密：印章保管场所应具备良好的安全防范设施，如门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入。2.环境适宜：保管场所应保持干燥、整洁，温度、湿度适宜，避免印章因环境因素受损。（三）印章交接1.交接手续：保管人员因工作变动等原因需要交接印章时，必须办理严格的交接手续。交接双方应在监交人的监督下，对印章的数量、完好情况等进行详细核对，并填写印章交接登记表。2.监交责任：监交人应对交接过程进行全程监督，确保交接手续完整、规范，如发现问题应及时处理。交接完成后，监交人应在交接登记表上签字确认。四、档案印章的使用（一）使用流程1.申请：使用档案印章的部门或个人应填写《档案印章使用申请表》，详细说明使用印章的事由、文件名称、使用时间等信息，并经部门负责人审核签字。2.审批：根据印章的种类和使用范围，按照相应的审批权限进行审批。一般事项由部门负责人审批，重要事项需经公司领导审批。3.登记：审批通过后，保管人员应在《档案印章使用登记簿》上进行详细登记，记录印章使用的日期、申请人、事由、文件名称、盖章份数等信息。4.盖章：保管人员应严格按照审批意见和登记内容进行盖章操作，确保印章与文件内容相符，盖章位置准确、清晰。5.归档：盖章完成后，保管人员应将《档案印章使用申请表》、《档案印章使用登记簿》等相关资料进行整理归档，以备查阅。（二）审批权限1.公司公章：涉及公司重大决策、对外投资、融资、担保等重要事项，需经公司董事会或股东会审批；其他一般性文件，由公司法定代表人或经授权的副总经理审批。2.公司合同专用章：合同金额在[X]万元以下的，由合同承办部门负责人审批；合同金额在[X]万元以上的，需经公司分管领导审批；重大合同需经公司总经理审批。3.公司财务专用章：财务收支、票据开具等常规财务业务，由财务部门负责人审批；涉及重大资金支出、财务报表等重要事项，需经公司财务总监审批。4.公司法人章：与公司公章配合使用的法律文件、财务票据等，由法定代表人或经法定代表人特别授权的人员审批。5.部门印章：部门内部文件、资料的盖章，由部门负责人审批；涉及部门间重要业务往来的文件盖章，需经公司分管领导审批。（三）使用限制1.严禁违规使用：任何部门和个人不得擅自使用档案印章进行超越公司授权范围的活动，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖档案印章。2.严禁私用公用：档案印章只能用于公司正常业务活动，不得用于个人或其他非公司事务。3.严禁异地使用：原则上档案印章不得携带外出使用，确因工作需要异地使用的，必须经公司领导批准，并采取严格的安全措施，确保印章安全。五、档案印章的停用与销毁（一）停用情形1.公司机构变更：因公司合并、分立、改制等原因，导致原档案印章不再适用。2.印章损坏：档案印章因磨损严重、损坏无法修复等原因，不能继续使用。3.其他原因：因法律法规调整、公司业务变化等其他原因，需要停用档案印章。（二）停用手续1.及时通知：印章保管人员在确定档案印章需要停用时，应及时通知各部门，并在公司内部发布停用公告。2.封存保管：将停用的档案印章及时封存，妥善保管，防止印章被误用或丢失。3.登记备案：填写《档案印章停用登记表》，详细记录印章停用的日期、原因、封存情况，并报公司领导备案。（三）销毁程序1.审批申请：对于需要销毁的档案印章，由印章保管部门提出销毁申请，说明销毁的原因、印章名称、数量等信息，并经公司领导审批。2.制定方案：根据领导审批意见，制定详细的印章销毁方案。方案应包括销毁的方式、时间、地点、参与人员等内容。3.组织实施：按照销毁方案组织实施印章销毁工作。销毁过程应进行全程录像或拍照，确保销毁彻底、安全。4.记录备案：填写《档案印章销毁登记表》，详细记录印章销毁的日期、方式、参与人员等信息，并由监销人签字确认。销毁登记表应作为公司档案资料妥善保存。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.定期检查：公司定期对档案印章的保管和使用情况进行检查，确保制度执行到位。检查内容包括印章保管是否安全、使用流程是否规范、审批登记是否完整等。2.不定期抽查：公司不定期对档案印章的使用情况进行抽查，发现问题及时督促整改。抽查方式可以包括查阅档案资料、实地查看、询问相关人员等。（二）责任追究1.违规处罚：对于违反本制度规定使用档案印章的部门和个人，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.法律责任：因违规使用档案印章给公司造成经济损失或法律纠纷的，