经济统计档案管理制度

PAGE经济统计档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司经济统计档案管理，确保经济统计资料的真实性、完整性、准确性和安全性，充分发挥经济统计档案在公司决策、管理和发展中的作用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在经济统计工作中形成的各类档案资料的管理，包括但不限于统计报表、统计分析报告、统计调查资料、统计台账、统计原始记录等。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司经济统计档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.依法依规原则严格遵守国家法律法规和行业标准，规范经济统计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。3.安全保密原则确保经济统计档案的安全，防止档案信息泄露，维护公司的商业秘密和合法权益。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案利用效率。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门的设置公司设立专门的档案管理部门，负责经济统计档案的日常管理工作。档案管理部门应配备具备专业知识和技能的档案管理人员，确保档案管理工作的顺利开展。（二）档案管理部门的职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司制定的经济统计档案管理制度。2.负责经济统计档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化和标准化。3.建立健全经济统计档案的保管制度，配备必要的保管设施，确保档案的安全保管。4.负责经济统计档案的借阅、查阅、复印等利用服务工作，严格按照规定办理相关手续。5.定期对经济统计档案进行清查、核对，确保档案的账实相符。6.按照规定的期限和程序，对已过保管期限或失去保存价值的经济统计档案进行鉴定和销毁。7.负责组织开展经济统计档案管理工作的培训和宣传，提高公司员工的档案意识。8.积极推进经济统计档案的信息化建设，提高档案管理的效率和水平。三、档案的收集与整理（一）档案收集的范围1.公司内部各部门定期报送的统计报表、统计分析报告等。2.公司开展的各类统计调查活动所形成的调查资料、调查问卷、调查样本清单等。3.统计台账，包括统计指标台账、统计数据汇总台账等。4.统计原始记录，如生产记录、销售记录、财务收支记录等。5.与经济统计工作相关的文件、会议纪要、通知、批示等。6.其他具有保存价值的经济统计资料。（二）档案收集的要求1.各部门应按照规定的时间和要求，及时将本部门形成的经济统计资料报送至档案管理部门。2.报送的档案资料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。3.档案管理部门应定期对各部门报送的档案资料进行检查，对不符合要求的及时通知相关部门进行补充或更正。（三）档案整理的方法1.分类按照经济统计档案的内容、形式、时间等因素进行分类，可分为综合统计类、专业统计类、统计调查类、统计台账类、统计原始记录类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的查找和管理。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，确保档案信息的准确记录。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于长期保存。5.上架将整理好的档案按照编号顺序上架存放，便于档案的查阅和保管。四、档案的保管（一）保管场所的要求1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。3.库房内应配备必要的保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器、防虫药品等。（二）档案保管的方式1.纸质档案应采用纸质载体进行保管，按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。2.电子档案应采用电子载体进行保管，如光盘、硬盘等，并进行备份存储。电子档案应按照规定的格式和命名规则进行整理和存储，确保档案信息的安全和完整。3.档案管理部门应建立档案保管台账，详细记录档案的入库、出库、保管期限、存放位置等信息，定期对档案进行清查核对，确保档案的账实相符。（三）档案保管期限的规定1.经济统计档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案包括公司年度综合统计报表、统计分析报告、统计调查资料等具有重要历史价值和决策参考价值的档案。3.长期保管的档案包括公司季度统计报表、统计台账、统计原始记录等保存期限在10年以上的档案。4.短期保管的档案包括公司月度统计报表、临时性统计调查资料等保存期限在5年以下的档案。5.档案保管期限自档案形成之日起计算，保管期限届满后应按照规定进行鉴定和销毁。五、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅经济统计档案。2.公司外部有关单位因工作需要查阅、借阅经济统计档案，须经公司领导批准，并按照规定办理相关手续。3.法律法规规定的其他利用情形。（二）利用手续办理1.公司内部各部门查阅、借阅经济统计档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅或借阅的档案名称、编号、用途、查阅或借阅期限等信息，经本部门负责人签字后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对申请表进行审核，符合规定的予以批准，并按照申请表上注明的信息提供档案。3.公司外部有关单位查阅、借阅经济统计档案，应提交单位介绍信、查阅或借阅申请函等材料，注明查阅或借阅的档案名称、编号、用途、查阅或借阅期限等信息，并经公司领导批准。档案管理部门对申请材料进行审核，符合规定的予以批准，并按照规定收取查阅或借阅费用。4.查阅、借阅人员应按照规定的时间和要求归还档案，不得擅自转借、涂改、损坏、丢失档案。如需延长查阅或借阅期限，应提前办理续借手续。（三）利用方式1.在档案管理部门指定的场所查阅档案，查阅人员应遵守档案管理部门的规定，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽换、污损等。2.如需借阅档案，档案管理部门应按照规定的数量和期限提供借阅，并对借阅情况进行登记。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、传播档案信息。3.档案管理部门可根据利用人员的需求，提供档案的复印件或电子文档，但应注明出处，并加盖档案管理部门的印章。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作的组织1.公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。2.档案鉴定工作小组负责对已过保管期限或失去保存价值的经济统计档案进行鉴定。（二）鉴定的标准和方法1.鉴定标准根据国家有关法律法规和公司的实际情况，制定经济统计档案的鉴定标准，包括档案的内容、形式、历史价值、现实利用价值等方面。2.鉴定方法档案鉴定工作小组应采用直接鉴定法，对每一份档案进行逐件审查，确定其是否具有保存价值。对于具有保存价值的档案，应继续保管；对于已过保管期限或失去保存价值的档案，应提出销毁意见。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，形成《档案销毁清册》，注明档案名称、编号、日期、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经公司领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁工作。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案信息的彻底销毁。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.档案销毁后，档案管理部门应将《档案销毁清册》归档保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的信息化管理（一）信息化管理的目标1.建立经济统计档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理的效率和水平，方便档案的查询、借阅和使用，为公司决策和管理提供及时、准确的信息支持。3.加强档案信息的安全保密管理，防止档案信息泄露，确保公司的商业秘密和合法权益。（二）信息化管理的内容1.档案数字化对纸质经济统计档案进行数字化扫描，形成电子档案，实现档案信息的数字化存储。数字化扫描应按照规定的格式和分辨率进行，确保电子档案的质量和可读性。2.档案信息录入将档案的基本信息、内容摘要等录入信息化管理系统，建立档案数据库，实现档案信息的快速检索和查询。3.档案检索与利用利用信息化管理系统提供的检索功能，方便用户快速查找所需的档案信息。用户可通过档案编号、题名、日期、关键词等多种方式进行检索，并可在线浏览、下载档案的电子文档。4.档案安全保密管理建立健全档案信息化管理系统的安全保密制度，采取数据加密、用户认证、访问控制等技术手段，确保档案信息的安全。对涉及公司商业秘密和敏感信息的档案，应设置相应的访问权限，防止信息泄露。（三）信息化管理的实施1.制定档案信息化管理规划，明确信息化管理的目标、任务、步骤和措施。2.配