档案史志馆内控制度

PAGE档案史志馆内控制度一、总则（一）目的为加强档案史志馆的管理，规范馆内各项工作流程，提高工作效率，防范风险，确保档案史志资料的安全、完整和有效利用，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本馆实际情况，制定本内控制度。（二）适用范围本制度适用于档案史志馆全体工作人员及馆内各项业务活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保各项工作合法合规。2.全面性原则：涵盖档案史志馆工作的各个方面，包括档案收集、整理、保管、利用，史志编纂、审核、出版等环节，不留管理死角。3.制衡性原则：通过合理设置岗位，明确职责分工，使各项业务活动相互制约、相互监督，防止权力滥用和舞弊行为。4.适应性原则：根据档案史志馆的发展战略、业务特点和外部环境变化，及时调整和完善内控制度，确保制度的有效性和适应性。5.成本效益原则：在保证内控制度有效执行的前提下，合理权衡控制成本与控制效益，以适当的控制成本实现最佳的控制效果。二、岗位设置与职责分工（一）综合管理岗位1.职责负责馆内日常行政事务的处理，包括文件收发、会议组织、办公用品管理等。协调馆内各部门之间的工作关系，确保各项工作顺利开展。制定和完善馆内各项规章制度，并监督执行情况。负责馆内人员的考勤、绩效考评等工作。2.任职要求具有较强的组织协调能力和沟通能力。熟悉行政管理工作流程，具备良好的文字处理能力。工作认真负责，具有较强的责任心和服务意识。（二）档案收集与整理岗位1.职责制定档案收集计划，明确收集范围、内容和要求。负责接收、征集各类档案资料，包括纸质档案、电子档案、实物档案等。对收集到的档案资料进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案资料的系统性和完整性。建立档案收集与整理工作台账，记录档案资料的来源、数量、整理情况等信息。2.任职要求具有档案管理相关专业知识，熟悉档案收集与整理工作流程。具备较强的信息收集和分析能力，能够准确判断档案资料的价值。工作细致认真，具有较强的责任心和耐心，能够保证档案整理工作的准确性。（三）档案保管岗位1.职责负责档案库房的日常管理，包括库房的安全保卫、环境卫生、温湿度控制等。按照档案保管要求，对各类档案资料进行科学存放，确保档案资料的安全。定期对档案资料进行检查、清点，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题，如霉变、虫蛀、破损等。负责档案库房设施设备的维护和管理，确保设施设备正常运行。2.任职要求熟悉档案保管知识和技能，掌握档案库房管理的相关要求。具备较强的安全意识和责任心，能够严格遵守档案库房管理制度。能够熟练操作档案库房的设施设备，如温湿度调控设备、消防设备等。（四）档案利用岗位1.职责建立档案利用制度，明确档案利用的范围、程序和要求。负责接待档案利用者，为其提供档案查阅、借阅等服务。根据档案利用者的需求，准确查找和提供相关档案资料，并做好利用登记工作。对档案利用过程中发现的问题及时反馈给相关部门，并协助解决。负责档案利用效果的跟踪和反馈，收集利用者的意见和建议，不断改进档案利用服务工作。2.任职要求熟悉档案利用工作流程，具备良好的服务意识和沟通能力。能够熟练掌握档案检索工具和方法，快速准确地查找所需档案资料。工作严谨负责，能够严格遵守档案利用制度，确保档案资料的安全和保密。（五）史志编纂岗位1.职责制定史志编纂计划，明确编纂内容、体例、时间安排等。收集、整理与史志编纂相关的资料，进行资料的分析和研究。按照史志编纂要求，撰写史志初稿，并进行反复修改和完善。组织专家对史志初稿进行评审，根据评审意见进行修改，形成送审稿。负责史志编纂过程中的档案资料整理和归档工作。2.任职要求具有历史学、档案学等相关专业知识，熟悉史志编纂业务流程。具备较强的文字表达能力和研究分析能力，能够准确把握历史事实和发展脉络。工作认真负责，具有严谨的治学态度和团队协作精神。（六）史志审核岗位1.职责对史志编纂部门提交的送审稿进行全面审核，包括内容的真实性、准确性、完整性，体例的规范性，语言文字的逻辑性等。审查史志中涉及的重大事件、重要人物、数据资料等是否符合历史事实和相关政策法规。提出审核意见，反馈给史志编纂部门，并督促其进行修改完善。对审核通过的史志进行最终把关，确保史志质量符合出版要求。2.任职要求具有丰富的历史知识和专业素养，熟悉史志审核工作要点。具备较强的审核能力和判断能力，能够敏锐发现问题并提出合理的修改建议。工作严谨细致，责任心强，能够严格遵守审核工作纪律。（七）史志出版岗位1.职责根据史志审核意见，组织史志的排版、校对、印刷等出版工作。选择合适的出版单位，签订出版合同，明确双方的权利和义务。负责出版过程中的沟通协调工作，及时解决出版过程中出现的问题。对出版后的史志进行质量检查，确保出版物的质量符合要求。负责史志出版物的发行和宣传工作，提高史志的影响力和传播范围。2.任职要求熟悉出版业务流程，具备一定的出版专业知识。具有较强的组织协调能力和沟通能力，能够与出版单位、印刷厂家等各方保持良好的合作关系。工作认真负责，注重细节，能够保证史志出版工作的顺利进行。三、档案管理流程（一）档案收集1.制定档案收集计划，明确收集的范围、内容、时间要求等，并向相关部门和单位发布收集通知。2.接收各类档案资料，包括纸质档案、电子档案、实物档案等。对接收的档案资料进行初步审核，检查其完整性、准确性和规范性。3.对于不符合要求的档案资料，及时与移交单位沟通，要求其补充或更正。4.将收集到的档案资料按照分类标准进行初步分类，为后续的整理工作做好准备。（二）档案整理1.对初步分类的档案资料进行详细分类，确定档案的类别、年度、保管期限等。2.按照档案编号规则，为每一份档案编制唯一的编号，确保档案编号的系统性和连贯性。3.编写档案目录，包括档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，以便于档案的查找和利用。4.对电子档案进行整理，建立电子档案数据库，确保电子档案的存储规范、检索方便。5.对实物档案进行登记和整理，标注实物的名称、来源、日期等信息，并妥善保管。（三）档案保管1.根据档案的类别和保管期限，选择合适的档案库房进行存放。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.按照档案存放要求，对档案进行上架排列，确保档案存放有序，便于查找和管理。3.定期对档案库房进行检查，包括温湿度检查、安全检查、档案清点等。记录检查结果，及时发现和处理档案保管过程中出现的问题。4.对档案库房设施设备进行定期维护和保养，确保设施设备正常运行。如发现设施设备故障，及时联系专业人员进行维修。（四）档案利用1.档案利用者提出利用申请，填写档案利用申请表，注明利用目的、利用范围、利用时间等信息。2.档案利用岗位人员对利用申请进行审核，根据档案利用制度和实际情况，决定是否批准利用申请。3.对于批准的利用申请，档案利用岗位人员按照利用者的需求，在档案库房中查找和提供相关档案资料。4.档案利用者在指定地点查阅或借阅档案资料，档案利用岗位人员应现场监督，确保档案资料的安全和完整。5.档案利用结束后，档案利用者应及时归还档案资料，档案利用岗位人员对归还的档案资料进行检查，确认无误后办理归还手续。6.对档案利用情况进行登记，记录利用者的姓名、单位、利用时间、利用内容等信息，以便于统计和分析档案利用情况。四、史志编纂流程（一）编纂计划制定1.根据档案史志馆的工作安排和实际需求，制定史志编纂计划。编纂计划应明确编纂的主题、内容范围、体例要求、时间进度等。2.组织相关人员对编纂计划进行论证和审核，确保编纂计划的科学性和可行性。3.将编纂计划报馆领导审批后，正式发布实施。（二）资料收集与整理1.按照编纂计划确定的资料收集范围，广泛收集与史志编纂相关的资料。资料来源包括档案资料、文献资料、口述资料、实地考察资料等。2.对收集到的资料进行分类整理，建立资料数据库，便于资料的存储和检索。采用科学的方法对资料进行分析和研究，提取有用的信息。3.对资料的真实性、准确性、完整性进行审核，剔除虚假、错误或不完整的资料。对于存疑的资料，进行进一步的核实和考证。（三）初稿撰写1.根据编纂计划和资料整理结果，组织编纂人员撰写史志初稿。编纂人员应按照体例要求，运用规范的语言文字，客观、准确地记述历史事实。2.在撰写过程中，编纂人员应注重资料的综合运用，避免资料的简单罗列和堆砌。加强对历史事件和人物的分析和评价，突出史志的思想性和可读性。3.初稿完成后，编纂人员应进行自我审核和修改，确保初稿内容的质量。（四）评审与修改1.将史志初稿提交给专家评审组进行评审。专家评审组由历史、档案、方志等领域的专家组成。2.专家评审组对史志初稿进行全面评审，从内容、体例、语言文字等方面提出评审意见。编纂人员根据评审意见，对初稿进行修改完善。3.反复征求专家意见，对史志进行多次修改，直至达到评审要求。（五）审核与定稿1.史志初稿修改完成后，提交给史志审核岗位进行审核。审核人员按照审核标准，对史志的内容、体例、语言文字等进行全面审核。2.审核人员提出审核意见，反馈给编纂人员。编纂人员根据审核意见进行最后的修改，形成史志送审稿。3.送审稿经馆领导审定后，作为史志的定稿版本。（六）出版发行1.根据史志定稿版本，组织出版工作。选择合适的出版单位，签订出版合同，明确出版的各项要求和双方的权利义务。2.协助出版单位进行排版、校对、印刷等工作，确保出版物的质量。对出版物进行质量检查，发现问题及时整改。3.负责史志出版物的发行和宣传工作。制定发行计划，通过多种渠道进行发行，提高史志的影响力和传播范围。五、内部控制监督与评价（一）监督机制1.建立内部监督小组，定期对馆内各项业务活动进行监督检查。监督小组由馆内不同部门的人员组成，确保监督的全面性和客观性。2.监督小组对档案收集与整理、档案保管、档案利用、史志编纂等工作流程进行检查，重点检查制度执行情况、工作质量、风险防控等方面。3.定期召开监督工作会议，汇报监督检查结果，分析存在的问题，提出改进措施和建议。（二）评价指标1.档案管理指标档案收集的完整性和及时性，档案收集率达到[X]%以上。档案整理的准确性和规范性，档案整理差错率控制在[X]%以内。档案保管的安全性和稳定性，档案保管期间无重大安全事故发生。档案利用的效率和满意度，档案利用申请及时处理率达到[X]%以上，利用者满意度达到[X]%以上。2.史志编纂指标史志编纂计划的完成率，按时完成编纂计划的比例达到[X]%以上。史志内容的质量，经专家评审和审核，史志内容的准确率达到[X]%以上。史志出版的及时性和质量，按时出版史志的比例达到[X]%以上，出版物质量符合相关标准。（三）评价方法1.定期开展自我评价，由各部门对本部门的工作进行自查自评，填写自我评价报告。2.组织内部审计，对馆内财务收支、内部控制制度执行情况等进行审计，出具审计报告。3.邀请外部专家进行评价，对档案史志馆的整体工作