档案库房标准化管理制度

PAGE档案库房标准化管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案库房管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本标准化管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有档案库房的管理工作，包括各类纸质档案、电子档案等的存储、保管和维护。（三）依据本制度依据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》以及相关行业标准制定，确保档案管理工作合法合规。二、档案库房管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定档案库房管理的各项规章制度，并监督执行。2.组织档案的收集、整理、归档工作，确保档案的齐全、完整。3.定期对档案库房进行检查、盘点，及时发现并处理存在的问题。4.负责档案库房的安全保卫工作，制定安全防范措施，防止档案丢失、损坏和泄密。（二）库房管理人员职责1.严格遵守档案库房管理制度，负责档案的日常保管和维护工作。2.做好档案库房的清洁卫生工作，保持库房整洁、通风良好。3.按照规定的程序和方法进行档案的存放、检索和借阅，确保档案的安全和有序管理。4.定期对档案进行清点、核对，发现问题及时报告档案管理部门。三、档案库房环境要求（一）温度与湿度1.档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应控制在百分之45百分之60之间。2.配备温湿度监测设备，实时监控库房温湿度变化，并做好记录。3.根据温湿度情况，采取相应的调节措施，如安装空调、除湿机等设备。（二）清洁与通风1.定期对档案库房进行全面清洁，清除灰尘、杂物等。2.保持库房通风良好，安装通风设备，确保空气流通，防止档案受潮、发霉。（三）防火与防盗1.档案库房应安装防火、防盗报警装置，配备必要的消防器材，如灭火器、消火栓等。2.制定防火、防盗应急预案，定期组织演练，提高应急处置能力。3.库房门窗应坚固可靠，设置门禁系统，限制无关人员进入。四、档案入库管理（一）档案整理与分类1.档案管理部门按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类整理，编制档案分类目录。2.对纸质档案进行编号、装订，确保档案的整齐、规范。3.对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库，确保电子档案的可读性和可检索性。（二）档案入库登记1.档案整理完成后，填写档案入库登记表，详细记录档案的名称、数量、来源、入库时间等信息。2.将档案按照分类目录存放于相应的档案架上，并在档案架上标明档案类别、编号等信息。（三）档案存放要求1.纸质档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放。3.不同载体的档案应分开存放，避免相互影响。五、档案保管期限与鉴定（一）保管期限划分1.根据档案的重要程度和保存价值，将档案保管期限划分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司的重要文件、合同、财务报表等；长期保管的档案一般为10年以上的重要档案；短期保管的档案为10年以下的一般性档案。（二）档案鉴定工作1.定期对档案进行鉴定，由档案管理部门组织相关人员组成鉴定小组，对档案的保管期限进行评估。2.鉴定小组根据档案的实际情况，结合公司的发展需求，确定档案的存毁意见。3.对已到保管期限且无保存价值的档案，填写档案销毁审批表，经公司领导批准后进行销毁。六、档案检索与利用（一）检索工具建设1.建立完善的档案检索工具，如档案目录索引、电子档案检索系统等，方便档案的查找和利用。2.定期更新档案检索工具，确保检索信息的准确性和完整性。（二）档案借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员根据申请表提供档案，并在借阅登记本上记录借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印档案，如需复印档案应经档案管理部门批准。4.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期应办理续借手续。（三）档案查阅规定1.外单位人员查阅公司档案，应持有单位介绍信，经公司领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。2.查阅人员只能查阅批准范围内的档案，不得摘抄、复制档案内容。3.查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保档案的安全。七、档案数字化管理（一）数字化流程1.制定档案数字化工作计划，明确数字化的范围、标准和要求。2.对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合相关标准要求，确保扫描图像清晰可读。3.对扫描后的图像进行图像处理，如去噪、去污、裁剪等，提高图像质量。4.将处理后的图像进行存储，并建立相应的索引信息，实现电子档案的快速检索。（二）数字化质量控制1.建立数字化质量检查制度，定期对数字化成果进行抽检，确保数字化质量符合要求。2.对数字化过程中发现问题的档案，及时进行返工处理，确保数字化档案的准确性和完整性。（三）数字化档案管理1.数字化档案应与纸质档案同步管理，确保两者内容一致。2.加强对数字化档案的安全管理，采取加密存储、访问控制等措施，防止数字化档案被篡改、泄露。八、档案库房设备管理（一）设备配备1.根据档案库房管理的需要，配备必要的设备，如档案柜、温湿度监测设备、空调、除湿机、消防器材、门禁系统等。2.定期对设备进行检查、维护，确保设备正常运行。（二）设备维护与保养1.制定设备维护保养计划，明确设备维护保养的内容、周期和责任人。2.设备维护保养人员应按照计划对设备进行维护保养，及时更换损坏的零部件，确保设备性能良好。3.对重要设备应建立维护保养记录，记录设备维护保养的时间、内容、更换的零部件等信息。（三）设备更新与报废1.随着档案管理工作的发展和技术进步，及时更新档案库房设备，提高档案管理的效率和质量。2.对已损坏且无法修复的设备，按照公司固定资产管理规定进行报废处理。九、档案库房安全管理（一）安全制度建设1.建立健全档案库房安全管理制度，明确安全管理职责和工作流程。2.制定安全操作规程，规范档案库房管理人员的操作行为。（二）安全教育与培训1.定期组织档案库房管理人员进行安全教育与培训，提高安全意识和应急处置能力。2.培训内容包括安全法律法规、安全操作规程、消防知识、防盗知识等。（三）安全检查与隐患排查1.定期对档案库房进行安全检查，检查内容包括库房设施设备、温湿度、防火防盗等情况。2.建立安全隐患排查治理台账，对发现安全隐患及时进行整改，确保档案库房安全。（四）应急处置预案1.制定档案库房安全应急处置预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、处置程序等。2.定期组织应急演练，