露天煤矿档案管理制度

PAGE露天煤矿档案管理制度一、总则（一）目的为加强露天煤矿档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在生产、经营、管理等各项工作中的作用，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本露天煤矿实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本露天煤矿各部门、各单位以及与本煤矿相关的各类活动中形成的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。档案管理工作由煤矿综合档案管理部门统一领导、组织和协调，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则。档案应如实反映露天煤矿各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则。全面收集、整理和保存与煤矿生产、建设、经营等相关的各类档案，保证档案的齐全完整。4.安全性原则。采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。5.服务性原则。充分开发利用档案资源，为煤矿的决策、生产、技术创新等提供有力支持和服务。（四）定义与分类1.定义：本制度所称档案，是指露天煤矿在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。2.分类：根据档案的形成领域和内容，分为行政管理档案、生产技术档案、经营管理档案、基本建设档案、设备物资档案、会计档案、人事档案、声像档案等类别。二、档案管理职责（一）综合档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本煤矿档案管理制度并组织实施。2.负责全矿档案工作的统筹规划、组织协调和业务指导，监督检查各部门、各单位档案管理工作的开展情况。3.集中统一管理本煤矿各类档案，对档案进行收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等工作。4.组织开展档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。5.负责档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理队伍的整体素质。6.参与涉及档案的重大活动和重要项目，提供档案咨询和服务。（二）各部门、各单位职责1.负责本部门、本单位档案工作的组织领导，明确档案管理责任人，确保档案工作的有效开展。2.按照档案管理要求，及时收集、整理本部门、本单位在各项活动中形成的档案，并定期移交综合档案管理部门。3.负责对本部门、本单位保管的档案进行日常管理和维护，确保档案的安全和完整。4.积极配合综合档案管理部门开展档案工作，提供必要的支持和协助。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理岗位职责，严格遵守档案管理制度和工作流程。2.负责档案的收集、整理、编目、上架、保管等具体工作，确保档案整理规范、排列有序、安全保管。3.做好档案的借阅、利用登记和统计工作，为利用者提供优质服务。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并采取措施解决。5.积极参与档案信息化建设，录入和维护档案信息，提高档案管理的信息化水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理档案：包括上级文件、本矿文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事任免、信访资料等。2.生产技术档案：涵盖地质勘探报告、开采设计方案、作业规程、安全技术措施、生产报表、技术革新资料等。3.经营管理档案：有财务预决算、经济合同、市场营销资料、物资采购与供应记录等。4.基本建设档案：包含矿区规划、工程设计图纸、施工文件、竣工验收资料等。5.设备物资档案：涉及设备购置合同、设备说明书与图纸、设备运行记录、物资采购发票与清单等。6.会计档案：包括会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。7.人事档案：个人履历、考核评价、工资福利、奖惩记录等。8.声像档案：照片、录音、录像等反映煤矿重要活动和事件的资料。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确专人负责档案收集工作，确保档案形成后及时收集，不得积压或散失。2.收集的档案应齐全完整，字迹清晰，载体完好，符合归档要求。3.对重要活动和项目形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时进行收集和整理。（三）整理原则与方法1.遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持文件之间的历史衔接性。2.按照档案分类方案进行分类整理，同一类别的档案按照时间顺序或重要程度排列。3.对每份档案进行编号、编目，编制目录索引，便于查找和利用。4.档案整理应做到分类科学、排列有序、编目准确、装订整齐。四、档案的鉴定与保管（一）鉴定工作1.定期对已归档的档案进行鉴定，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期（15年以上）、短期（15年以下）。2.成立档案鉴定小组，由综合档案管理部门牵头，相关业务部门人员参加。鉴定小组根据档案的内容、价值和历史意义，对档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见。3.对失去保存价值的档案，填写档案销毁清册，经主管领导批准后进行销毁。销毁档案时，应指定专人监销，确保档案信息彻底销毁。（二）保管期限划分1.永久保管档案：本煤矿制定的具有长远指导意义和历史价值的规章制度、重要会议记录等。涉及煤矿重大权益、产权归属的文件材料。反映煤矿发展历程和重要历史事件的档案。2.长期保管档案：生产技术方面的重要资料，如开采技术方案的修订版、重大技术革新成果等。经营管理中的重要合同、协议，有效期较长的财务预决算等。基本建设项目中的关键技术文件、竣工验收报告等。3.短期保管档案：一般性的行政管理文件，如短期的工作计划、临时性的会议纪要等。日常生产报表、一般性的物资采购记录等。（三）保管条件1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.配备必要的档案保管设备，如档案密集架、温湿度控制设备、消防器材等。3.档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（四）档案保管要求1.档案应分类存放，排列整齐，标识清晰，便于查找和管理。2.对重要档案和易损档案应采取特殊保护措施，如复制备份、专柜存放等。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、保管状况等，发现问题及时处理。五、档案的利用与统计（一）利用原则1.严格遵守国家有关法律法规和保密规定，确保档案利用过程中的信息安全。2.本着方便利用、服务生产的原则，为煤矿内部各部门、各单位以及外部合法利用者提供档案查阅、借阅等服务。3.档案利用应履行必要的审批手续，确保档案利用的合理性和规范性。（二）利用方式1.查阅：利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人或主管领导批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，到期应及时归还。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案复印件。复制档案应经档案管理部门负责人批准，并注明复制用途。（三）利用登记与统计1.建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、审批情况等。2.定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用动态，为档案管理工作的改进提供依据。六、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储和网络化传输，提高档案管理的效率和服务水平。2.通过信息化手段，实现档案的在线检索、借阅申请、利用登记等功能，方便利用者查询和利用档案。3.确保档案信息化系统的安全稳定运行，保障档案信息的安全保密。（二）数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应满足档案查阅和利用的要求。2.对扫描后的电子档案进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，确保电子档案与纸质档案内容一致、格式规范。3.建立电子档案数据库，对电子档案进行分类存储和管理，便于检索和利用。（三）系统功能与应用1.档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、编研等功能模块，满足档案管理工作的各项需求。2.利用者可通过网络终端登录档案信息化管理系统，进行档案查询和借阅申请，档案管理人员应及时处理利用申请，并反馈利用结果。3.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统功能的完善和运行的稳定。（四）安全保密措施1.建立档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止网络攻击、病毒感染等安全事件的发生。2.对档案信息化系统的用户进行权限管理，严格控制用户的访问权限，确保档案信息不被非法获取和篡改。3.定期对档案信息化系统的数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。七、档案编研工作（一）编研内容1.编写煤矿大事记，记录煤矿发展历程中的重要事件、决策、生产建设成果等。2.整理和编纂各类专题档案资料，如安全生产专题、技术创新专题等，为煤矿的生产经营和管理提供参考。3.编辑档案利用效果案例集，总结档案在解决实际问题、推动工作开展等方面的典型案例，展示档案的利用价值。（二）编研要求1.编研工作应遵循真实性、准确性、系统性的原则，确保编研成果能够客观反映煤矿的历史和现状。2.编研人员应深入研究档案资料，进行综合分析和归纳整理，提高编研成果的质量和水平。3.编研成果应形式多样，文字表述准确、简洁，图表清晰、规范，便于查阅和利用。（三）编研成果应用1.将编研成果应用于煤矿的宣传教育、文化建设等工作中，增强煤矿员工的凝聚力和归属感。2.为