档案外包奖惩制度规定

PAGE档案外包奖惩制度规定一、总则（一）目的为加强公司档案外包业务的管理，规范外包服务行为，提高档案管理质量和效率，保障公司档案信息的安全与完整，特制定本奖惩制度规定。（二）适用范围本制度适用于与公司签订档案外包服务合同的所有供应商及其工作人员。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规以及相关行业标准，确保档案外包业务合法合规开展。2.质量第一原则：以保障档案管理质量为核心，督促外包方提供优质、高效的服务。3.公平公正原则：奖惩标准明确、统一，对所有外包服务供应商一视同仁，确保奖惩结果公平公正。4.激励与约束并重原则：通过合理的奖惩措施，激励外包方积极履行职责，同时对违规行为进行有效约束。二、奖励制度（一）服务质量奖励1.档案整理准确无误奖外包方在档案整理过程中，严格按照公司档案分类标准和整理规范进行操作，连续三个月档案整理准确率达到99%以上，且无任何错漏、丢失等情况，给予一次性奖励[X]元。2.档案数字化优质奖若外包方提供的档案数字化成果质量高，图像清晰、完整，数据录入准确，经公司抽检合格率达到98%以上，且在规定时间内完成数字化任务，根据工作量给予每千页[X]元的奖励。3.档案存储安全保障奖外包方负责的档案存储区域全年无安全事故发生，安全防护措施到位，监控系统正常运行，消防设施完备且定期维护，给予年度奖励[X]元。（二）工作效率奖励1.提前完成任务奖外包方能够在合同约定的时间内提前完成档案外包工作，且工作质量符合要求，根据提前完成的时间比例给予相应奖励。提前10%20%完成的，奖励[X]元；提前20%30%完成的，奖励[X]元；提前30%以上完成的，奖励[X]元。2.应急任务高效完成奖在公司遇到紧急档案处理任务时，外包方能够迅速响应，高效完成任务，为公司解决燃眉之急，根据任务的复杂程度和完成效果给予[X][X]元的奖励。（三）创新与改进奖励1.管理方法创新奖外包方提出创新性的档案管理方法或流程，经公司评估采用后，有效提高了档案管理效率或降低了成本，给予一次性奖励[X]元。2.技术改进奖若外包方在档案数字化技术、存储技术等方面进行改进，取得显著成效，如提高了数字化速度、延长了存储设备使用寿命等，可以根据改进所带来的效益给予[X][X]元的奖励。（四）奖励申报与审批1.外包方认为符合奖励条件的，应在相关工作完成后[X]个工作日内，向公司提交书面奖励申请报告，详细说明获奖事由、相关数据及证明材料。2.公司档案管理部门负责对申请材料进行初审，核实情况属实后，提交公司分管领导审核。3.公司分管领导审核通过后，报公司总经理审批。审批通过后，由公司财务部门按照规定发放奖励。三、惩罚制度（一）服务质量问题惩罚1.档案整理错误惩罚外包方在档案整理过程中出现错漏、丢失等情况，根据错误的严重程度给予相应惩罚。每发现一处轻微错误，扣除当月服务费的[X]%；每发现一处严重错误，扣除当月服务费的[X]%，并要求外包方限期整改。若因错漏、丢失等情况给公司造成损失的，外包方需承担相应赔偿责任。2.档案数字化质量不合格惩罚若档案数字化成果抽检合格率低于90%，外包方应在规定时间内进行整改，直至合格。整改期间扣除当月服务费的[X]%，若因数字化质量问题影响公司正常工作开展的，根据影响程度扣除当月服务费的[X]%[X]%。3.档案存储安全事故惩罚如外包方负责的档案存储区域发生安全事故，导致档案损坏、丢失等，外包方需按照损失档案的价值进行赔偿，并扣除当年度全部服务费的[X]%[X]%。同时，公司有权视情节严重程度决定是否终止外包服务合同。（二）工作进度延误惩罚1.合同约定任务延误惩罚外包方未按照合同约定的时间完成档案外包工作，每延误一天，扣除当月服务费的[X]%。延误超过[X]天的，公司有权解除合同，并要求外包方承担因延误给公司造成的损失。2.应急任务延误惩罚对于公司下达的应急档案处理任务，外包方未能按时完成，根据延误时间和任务重要性扣除当月服务费的[X]%[X]%，并取消当年所有评优资格。（三）违规操作惩罚1.违反档案管理规定惩罚外包方违反公司档案管理相关规定，如擅自修改档案内容、泄露档案信息等，一经查实，立即终止外包服务合同，并要求外包方赔偿公司因此遭受的全部损失。同时，公司将视情节严重程度，依法追究外包方及其相关人员的法律责任。2.违反保密协议惩罚若外包方违反与公司签订的保密协议，将公司档案信息泄露给第三方，外包方需向公司支付违约金[X]元，并承担因此给公司造成的全部损失。情节严重的，公司将通过法律途径追究其责任。（四）惩罚执行与申诉1.公司档案管理部门发现外包方存在应受惩罚的行为后，应及时收集相关证据，形成书面报告，提交公司分管领导审批。2.公司分管领导审批通过后，由档案管理部门向外包方发出惩罚通知，明确惩罚内容、执行时间等。3.外包方如对惩罚结果有异议，可在收到惩罚通知后[X]个工作日内，向公司提出书面申诉。公司将组织相关部门进行调查核实，如申诉属实，将撤销原惩罚决定；如申诉不成立，维持原惩罚决定。四、监督与检查（一）定期检查公司档案管理部门定期对外包方的档案管理工作进行检查，每月至少进行一次全面检查，每季度进行一次综合评估。检查内容包括档案整理质量、数字化成果、存储安全、工作进度等方面。（二）不定期抽查公司根据实际情况，不定期对外包方的工作进行抽查。抽查可以采取实地查看、数据核对、人员访谈等方式，及时发现问题并督促外包方整改。（三）检查结果反馈与整改每次检查或抽查结束后，公司档案管理部门应及时向外包方反馈检查结果，指出存在的问题，并要求外包方限期整改。外包方应在规定时间内提交整改报告，公司将对整改情况进行跟踪复查。五、附则（一）制度解释本制度由公司档案管理部门负责解释。在执行过程中，如遇特殊情况或对制度条款有不同理解，由档案管理部门会同相关部门进行研究，提出解释意见，报公司领导批准后执行。