贷款档案分段管理制度

PAGE贷款档案分段管理制度一、总则（一）目的为加强公司贷款档案管理，确保贷款档案的完整性、准确性和安全性，提高贷款业务的风险防控能力，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有贷款业务档案的管理，包括但不限于贷款申请、调查、审批、发放、贷后管理等各环节形成的各类文件、资料和记录。（三）基本原则1.真实性原则：贷款档案应如实反映贷款业务的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖贷款业务各环节的相关资料，保证档案资料的全面性。3.准确性原则：档案信息应准确无误，避免出现错误或歧义。4.安全性原则：采取有效措施保障贷款档案的安全，防止档案丢失、损坏或泄露。5.保密性原则：对涉及商业秘密、客户隐私等敏感信息的贷款档案，严格保密。二、档案分段管理职责（一）业务部门职责1.负责贷款业务各环节档案资料的收集、整理和初步审核，确保资料的完整性和真实性。2.在规定时间内将整理好的档案资料移交档案管理部门。3.配合档案管理部门对贷款档案进行检查、调阅等工作。（二）档案管理部门职责1.制定贷款档案管理的具体操作规程和标准。2.接收业务部门移交的贷款档案，进行统一编号、分类、装订和存储。3.定期对贷款档案进行检查、盘点，确保档案的安全和完整。4.按照规定为内部各部门及外部有权机构提供贷款档案的调阅服务。5.负责贷款档案的保管期限界定和销毁工作。（三）风险管理部门职责1.参与贷款档案管理工作，从风险防控角度对档案资料进行审核。2.对贷款业务档案中涉及的风险信息进行分析和评估，为风险决策提供支持。（四）审批部门职责1.确保贷款审批过程中形成的各类文件、记录等档案资料的及时归档。2.对审批档案的合规性、完整性负责。三、贷款档案分段管理内容（一）贷款申请阶段档案1.借款人基本资料营业执照副本、组织机构代码证复印件。法定代表人身份证明书、身份证复印件。公司章程、验资报告。近年度财务报表（资产负债表、利润表、现金流量表）。税务登记证复印件。贷款卡及查询信息。2.借款申请书：详细说明借款金额、用途、期限、还款来源及方式等。3.项目可行性研究报告（如有项目贷款）：包括项目背景、市场前景、技术方案、经济效益分析等。4.担保资料保证人基本资料（同借款人基本资料要求）。保证人同意担保的书面文件。抵押物所有权证书、评估报告。质押物清单、权利凭证及价值证明。（二）贷款调查阶段档案1.调查人员工作记录：记录调查过程中与借款人、保证人、相关部门及人员的沟通情况，包括调查时间地点、调查事项、发现问题及处理情况等。2.借款人经营状况调查资料生产经营场地租赁合同或产权证明。主要产品或服务的市场份额、销售渠道、客户群体等信息。近年度主要供应商及采购合同。固定资产清单及权属证明。员工花名册及工资发放记录。3.财务状况调查资料银行账户流水明细。纳税记录。应收账款、应付账款明细及账龄分析。存货盘点表。4.信用状况调查资料人民银行征信系统查询记录。其他金融机构贷款记录及还款情况。涉诉及执行情况查询记录。5.担保情况调查资料抵押物实地查看记录。质押物核实情况记录。保证人财务状况及代偿能力分析报告。（三）贷款审批阶段档案1.贷款审批报告：详细阐述贷款调查情况、风险评估结果、审批意见及建议等。2.审批会议纪要（如有）：记录审批会议的讨论内容、决策过程及结果。3.审批意见及相关文件：包括审批通过、有条件通过或不通过的正式文件及批示。（四）贷款发放阶段档案1.借款合同：明确借贷双方权利义务、贷款金额、期限、利率、还款方式等条款。2.担保合同：与保证人签订的保证合同、与抵押人签订的抵押合同、与出质人签订的质押合同。3.放款凭证：记录贷款实际发放的金额、时间、账户等信息。4.相关费用支付凭证：如评估费、保险费、公证费等支付凭证。（五）贷后管理阶段档案1.定期检查报告：按规定时间对借款人经营状况、财务状况、担保情况等进行检查后形成的报告。2.不定期检查报告：针对突发事件、重大风险信号等进行专项检查后撰写的报告。3.还款记录：记录借款人每期还款金额及时间等情况。4.逾期催收记录：包括催收时间、方式、对象、结果等详细记录。5.风险预警及处置记录：对发现的风险预警信号进行分析、处置过程及结果的记录。6.展期、续贷相关资料：展期申请、审批文件、续贷调查报告等。四、档案编号与分类（一）编号规则贷款档案编号采用[年份][业务类型代码][顺序号]的形式。年份为四位数字，代表档案形成年份；业务类型代码根据贷款品种设定，如流动资金贷款为“LD01”，固定资产贷款为“LD02”等；顺序号为流水号，从001开始依次编排。（二）分类方法1.按贷款品种分类：分为流动资金贷款档案、固定资产贷款档案、项目融资贷款档案等。2.按贷款阶段分类：分为申请阶段档案、调查阶段档案、审批阶段档案、发放阶段档案、贷后管理阶段档案。3.按档案性质分类：分为借款人资料档案、担保资料档案、审批文件档案、合同档案、检查记录档案等。五、档案整理与装订（一）整理要求1.对收集到的档案资料进行分类排序，确保资料顺序符合业务流程逻辑。2.去除资料中的金属物，如订书钉、回形针等。3.对破损、褪色的资料进行修复或复制。（二）装订规范1.采用A4纸张规格，左侧装订。2.装订厚度适中，一般不超过2厘米。3.使用标准档案装订机，确保装订牢固、整齐。4.在每册档案首页编制目录，注明档案内容及页码。六、档案存储与保管（一）存储方式1.采用纸质档案与电子档案相结合的方式存储。纸质档案存放在专用档案柜中，按编号顺序排列。2.电子档案存储在服务器的指定文件夹中，按照分类目录进行存储，并建立索引。（二）保管期限1.短期贷款档案保管期限为5年。短期贷款是指贷款期限在1年以内（含1年）的贷款。2.中期贷款档案保管期限为10年。中期贷款是指贷款期限在1年以上（不含1年）5年以下（含5年）的贷款。3.长期贷款档案保管期限为15年。长期贷款是指贷款期限在5年以上的贷款。4.涉及诉讼的贷款档案，在诉讼终结后另行保管2年。（三）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在[14℃24℃]之间，相对湿度控制在[45%60%]之间。2.配备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门、防盗窗、挡鼠板等。（四）档案盘点与清查1.档案管理部门每年定期对贷款档案进行全面盘点，确保账实相符。2.如发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，采取补救措施，并向上级报告。七、档案调阅与使用（一）内部调阅1.公司内部各部门因工作需要调阅贷款档案时，应填写《贷款档案调阅申请表》，注明调阅目的、调阅内容、调阅时间等。2.申请表经部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门对申请表进行审核，审核通过后，安排专人陪同调阅，并做好调阅记录，记录调阅人姓名、部门、调阅时间、调阅档案名称及归还时间等。4.调阅人员不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换或损坏档案资料，如需复印或摘录，应经档案管理部门同意。（二）外部调阅1.司法机关等有权机构调阅司法机关、行政机关等因办案需要调阅贷款档案时，应出具正式的调阅函，注明调阅原因、调阅范围及调阅要求等。档案管理部门对调阅函进行审核，报公司领导批准后，按照相关法律法规规定办理调阅手续。调阅过程中，档案管理部门应安排专人负责监督，确保调阅工作合法合规进行。2.其他外部机构调阅其他外部机构如审计机构、评估机构等调阅贷款档案时，需经公司领导批准，并签订保密协议。档案管理部门按照内部调阅流程办理调阅手续，严格控制调阅范围和时间。八、档案销毁（一）销毁条件贷款档案保管期满，经档案管理部门会同业务部门、风险管理部门等进行鉴定，确认无保存价值的，可进行销毁。（二）销毁程序1.档案管理部门编制《贷款档案销毁清单》，详细列出拟销毁档案的名称、编号、数量、保管期限等信息。2.《贷款档案销毁清单》经业务部门、风险管理部门、审批部门等相关部门负责人签字确认后，报公司领导审批。3.公司领导批准后，由档案管理部门会同财