村档案资料室制度

PAGE村档案资料室制度一、总则（一）目的为加强本村档案资料室的管理，确保档案资料的完整、准确、安全和有效利用，为本村各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本村档案资料室的档案资料管理工作，包括但不限于各类文件、会议记录、财务报表、人事档案、土地资料、村民信息等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：本村档案资料室对各类档案资料实行集中统一管理，确保档案资料的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案资料应如实反映本村各项工作的实际情况，确保档案资料的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强档案资料的安全保密工作，防止档案资料的丢失、损坏和泄露。4.方便利用原则：优化档案资料的管理流程，提高档案资料的利用效率，方便本村工作人员和村民查阅利用。二、档案资料的收集与整理（一）收集范围1.上级部门下发的各类文件、通知、指示等。2.本村制定的各项规章制度、工作计划、工作总结等。3.村两委会议记录、村民代表会议记录等。4.财务收支报表、审计报告等。5.人事档案，包括村民基本信息、党员信息、干部任免等。6.土地承包、宅基地审批等相关资料。7.各类合同协议，如土地租赁合同、工程项目合同等。8.本村开展的各项活动资料，如文化活动、志愿服务活动等。9.其他与本村工作相关的重要资料。（二）收集要求1.各部门和个人应及时将产生的档案资料移交档案资料室，不得积压或私自留存。2.移交的档案资料应齐全、完整、准确，符合档案整理要求。3.对于重要的档案资料，应同时移交电子文档。（三）整理方法1.分类：按照档案资料的类别、年度、保管期限等进行分类。2.编号：对每一份档案资料进行编号，以便于查找和管理。3.编目：编制档案资料目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息。4.装订：对纸质档案资料进行装订，确保整齐、牢固。三、档案资料的保管（一）保管场所1.档案资料室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，确保档案资料的安全。2.档案资料室应配备必要的保管设备，如档案柜、防火设备、除湿设备等。（二）保管期限1.档案资料的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案资料包括本村重要的历史文件、法律法规、规章制度等。3.长期保管的档案资料包括本村五年以上的工作计划、工作总结、财务报表等。4.短期保管的档案资料包括本村一年以内的文件、通知、会议记录等。（三）保管要求1.档案资料应按照分类、编号顺序存放，便于查找和利用。2.定期对档案资料进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案资料应及时进行修复或复制。4.电子档案资料应定期进行备份，防止数据丢失。四、档案资料的查阅与利用（一）查阅权限1.本村工作人员因工作需要查阅档案资料的，应填写查阅申请表，经部门负责人批准后，方可查阅。2.村民查阅与自身利益相关的档案资料的，应向档案资料室提出申请，经审核同意后，方可查阅。3.外单位人员查阅本村档案资料的，应持单位介绍信，经村主要领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员填写查阅申请表，注明查阅档案资料的名称、日期、用途等信息。2.申请表经批准后，查阅人员到档案资料室查阅档案资料。3.档案资料室工作人员应按照查阅申请表提供档案资料，并做好查阅记录。4.查阅人员不得擅自涂改、抽取、销毁档案资料，如需复印或摘录档案资料，应经档案资料室工作人员同意。（三）利用规定1.档案资料的利用应严格遵守国家法律法规和本村的相关规定，不得用于非法目的。2.档案资料的利用应注重保护档案资料的安全和保密，不得泄露档案资料的内容。3.档案资料的利用应进行登记，记录利用时间、利用人、利用内容等信息。五、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案资料进行鉴定，确保档案资料的保管价值。2.鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则。（二）鉴定组织1.成立档案资料鉴定小组，由村主要领导、档案管理人员和相关部门负责人组成。2.鉴定小组负责对档案资料的保管价值进行鉴定。（三）鉴定方法1.根据档案资料的内容、来源、时间等因素，综合判断其保管价值。2.对于保管期限已满且无保存价值的档案资料，应提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案资料鉴定小组提出销毁意见后，报村主要领导批准。2.批准后，档案资料室应填写档案资料销毁清单，注明销毁档案资料的名称、编号、日期等信息。3.档案资料销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性。4.销毁清单应存档备查。六、档案资料的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立本村档案资料信息化管理系统，实现档案资料的电子化存储、检索和利用。2.提高档案资料的管理效率和利用水平，为村民提供便捷的档案资料查询服务。（二）信息化管理内容1.档案资料的数字化录入：将纸质档案资料进行数字化扫描，录入信息化管理系统。2.电子档案资料的管理：对电子档案资料进行分类、编号、编目等管理，确保电子档案资料的完整性和准确性。3.信息化管理系统的维护：定期对信息化管理系统进行维护和更新，确保系统的正常运行。（三）信息化安全保障1.建立信息化安全管理制度，加强对信息化管理系统的安全防护。2.采用加密技术、防火墙等手段，防止电子档案资料的泄露和丢失。3.定期对信息化管理系统进行安全检查和评估，及时发现和处理安全隐患。七、档案资料管理人员职责（一）档案资料室负责人职责1.负责档案资料室的全面管理工作，制定档案资料管理工作计划和规章制度。2.组织档案资料的收集、整理、保管、查阅和利用等工作，确保档案资料的安全和有效利用。3.定期对档案资料管理工作进行总结和评估，提出改进意见和建议。4.负责与上级部门和其他单位的档案资料管理部门进行沟通和协调。（二）档案资料管理人员职责1.负责档案资料的具体收集、整理、保管、查阅和利用等工作。2.按照档案资料管理的要求，对档案资料进行分类、编号、编目等整理工作。3.定期对档案资料进行检