数字图纸档案管理制度

PAGE数字图纸档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司数字图纸档案的管理，确保数字图纸档案的完整、准确、系统和安全，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有与数字图纸档案相关的部门和人员，包括但不限于设计部门、工程部门、档案管理部门等。（三）相关定义1.数字图纸档案：指公司在生产经营活动中形成的，以数字形式存储的各类图纸文件，包括但不限于设计图纸、工艺图纸、施工图纸等。2.电子存储介质：指用于存储数字图纸档案的各类电子设备，如硬盘、光盘、磁带等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：数字图纸档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和一致性。2.分类分级管理原则：根据数字图纸档案的内容和性质，进行分类分级管理，便于查找和利用。3.安全保密原则：采取有效措施，确保数字图纸档案的安全保密，防止档案信息的泄露和丢失。二、数字图纸档案的形成与收集（一）形成部门职责1.设计部门应按照公司相关标准和规范，及时、准确地完成各类设计图纸的绘制工作，并确保图纸的完整性和准确性。2.工程部门应在项目实施过程中，及时收集和整理与项目相关的图纸文件，包括施工图纸、变更图纸等，并确保图纸的真实性和有效性。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责数字图纸档案的收集工作，确保档案的及时收集和整理。2.收集的数字图纸档案应包括图纸的电子文件、相关的说明文件、审批文件等，确保档案的完整性。3.对于重要项目的数字图纸档案，应在项目完成后[X]个工作日内收集齐全，并移交档案管理部门。（三）归档流程1.数字图纸档案收集完成后，收集人员应填写《数字图纸档案归档清单》，详细记录档案的名称、编号、日期、来源等信息。2.收集人员将填写好的《数字图纸档案归档清单》提交给部门负责人审核，审核通过后，将档案移交档案管理部门。3.档案管理部门接收数字图纸档案后，应按照本制度的要求进行分类、编号、存储等工作，并将档案信息录入档案管理系统。三、数字图纸档案的分类与编号（一）分类标准1.数字图纸档案按照专业类别进行分类，如建筑、结构、电气、给排水等。2.每个专业类别下再按照项目名称、阶段等进行细分，确保档案分类清晰、便于查找。（二）编号规则1.数字图纸档案编号采用[具体编号格式]，包括档案类别代码、项目代码、图纸序号等。2.档案类别代码：根据档案的专业类别设定相应的代码，如建筑专业为“A”，结构专业为“B”等。3.项目代码：按照公司项目管理的相关规定，为每个项目设定唯一的代码，代码应包含项目名称、年份等信息。4.图纸序号：按照图纸在项目中的顺序进行编号，从001开始。（三）编号示例例如，某建筑项目的电气专业图纸，其编号为：D[项目代码]001，其中“D”为电气专业档案类别代码，[项目代码]为该项目的代码，“001”为该项目电气专业的第一张图纸序号。四、数字图纸档案的存储与保管（一）存储方式1.数字图纸档案应存储在安全可靠的电子存储介质上，如服务器硬盘、磁带库等，并定期进行备份。2.对于重要的数字图纸档案，应采用异地备份的方式，确保档案数据的安全性。（二）存储环境要求1.存储数字图纸档案的电子存储介质应存放在干燥、通风、温度适宜的环境中，避免阳光直射和潮湿环境。2.定期对存储环境进行检查和维护，确保存储设备的正常运行。（三）保管期限1.数字图纸档案的保管期限根据国家相关法律法规和公司实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。2.短期保管档案：保管期限为[X]年，主要包括一般性的设计图纸、施工图纸等。3.中期保管档案：保管期限为[X]年，主要包括重要项目的设计图纸、工艺图纸等。4.长期保管档案：保管期限为[X]年以上，主要包括涉及公司核心技术、知识产权等重要的数字图纸档案。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对数字图纸档案进行清查，确保档案的完整性和准确性。2.清查工作应包括档案的数量、存储位置、保管期限等方面的检查，并填写《数字图纸档案清查登记表》。3.对于清查中发现的问题，应及时进行处理，如档案丢失、损坏等情况，应及时采取补救措施。五、数字图纸档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅数字图纸档案，应根据工作需要，填写《数字图纸档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司机密的数字图纸档案，查阅人员应严格遵守公司保密制度，未经授权不得擅自复制、传播档案信息。3.外部单位查阅数字图纸档案，应提前向公司提出申请，经公司领导审批同意后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并按照规定的范围和方式进行查阅。（二）查阅流程1.查阅人员填写《数字图纸档案查阅申请表》，详细说明查阅目的、档案名称、编号等信息。2.申请表经所在部门负责人审批后，提交给档案管理部门。3.档案管理部门根据申请表的内容，核实查阅人员的身份和查阅权限，如符合要求，安排查阅地点和查阅时间。4.查阅人员在档案管理部门指定的地点查阅档案，查阅过程中应遵守档案管理部门的相关规定，不得擅自更改、涂抹档案内容。5.查阅结束后，查阅人员应在《数字图纸档案查阅登记表》上签字确认，档案管理部门对查阅情况进行记录。（三）利用规定1.数字图纸档案的利用应遵循合法、合规、合理的原则，不得用于与公司业务无关的目的。2.如需对数字图纸档案进行复制、打印等操作，应经档案管理部门负责人审批同意，并按照规定的程序进行操作。3.复制的数字图纸档案应注明复制日期、复制人等信息，并与原件具有同等的法律效力。六、数字图纸档案的保密与安全（一）保密措施1.公司应建立健全数字图纸档案保密制度，明确保密责任和保密措施。2.对涉及公司机密的数字图纸档案，应采取加密存储、访问控制等措施，防止档案信息的泄露。3.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案信息，对因工作需要接触档案信息的人员，应进行保密教育和培训。（二）安全管理1.加强对数字图纸档案存储设备的安全管理，定期进行病毒查杀、系统维护等工作，确保存储设备的安全运行。2.制定数字图纸档案安全应急预案，应对可能出现的自然灾害、网络攻击等突发事件，确保档案数据的安全。3.对数字图纸档案的传输、共享等操作，应采取安全可靠的方式进行，防止数据在传输过程中被窃取或篡改。（三）违规处理1.对于违反数字图纸档案保密制度和安全规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.对于因违规行为导致数字图纸档案泄露、丢失等情况的，相关责任人应承担相应的法律责任。七、数字图纸档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.数字图纸档案的鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。2.根据档案的保管期限、重要性等因素，对档案进行综合鉴定，确定档案的存毁价值。（二）鉴定组织1.公司成立数字图纸档案鉴定小组，由档案管理部门、设计部门、工程部门等相关人员组成。2.鉴定小组负责对数字图纸档案进行定期鉴定，制定鉴定方案，组织实施鉴定工作。（三）鉴定流程1.鉴定小组根据档案的保管期限、重要性等因素，对档案进行逐一审查。2.对于已到保管期限且无保存价值的档案，鉴定小组应填写《数字图纸档案销毁鉴定表》，提出销毁意见。3.《数字图纸档案销毁鉴定表》经公司领导审批同意后，由档案管理部门组织实施销毁工作。（四）销毁程序1.档案管理部门根据审批通过的《数字图纸档案销毁鉴定表》，制定销毁清单，明确销毁档案的名称、编号、数量等信息。2.销毁清单经档案管理部门负责人审核后，报公司领导批准。3.档案管理部门按照批准的销毁清