人事档案管理三大制度

PAGE人事档案管理三大制度一、总则（一）目的为了加强公司人事档案管理，确保人事档案的真实、完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度适用于公司全体员工人事档案的管理。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体在职员工、离职员工的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案内容必须真实反映员工的实际情况，不得虚假编造。2.完整性原则：全面收集员工各类人事信息，确保档案资料完整无缺。3.保密性原则：严格保密人事档案内容，防止信息泄露。4.规范性原则：按照规定的程序和标准进行档案管理操作，保证管理工作规范有序。二、人事档案内容及分类（一）员工基本信息1.个人简历：记录员工从参加工作至今的工作经历，包括就职公司名称、职位、工作时间等。2.身份证复印件：员工有效身份证件的复印件，确保身份信息准确。3.学历证书复印件：涵盖从高中到最高学历的各类学历证书，证明员工教育背景。4.学位证书复印件：如有相应学位，提供学位证书复印件。5.专业技术资格证书复印件：如职称证书、职业资格证书等，体现员工专业技能水平。（二）入职相关材料1.入职登记表：详细记录员工入职时填写的个人基本信息、求职意向、工作经历等。2.劳动合同：明确员工与公司签订的劳动期限、工作内容、劳动报酬等条款。3.入职体检报告：确保员工身体健康状况符合公司岗位要求。（三）培训与发展材料1.培训记录：包括参加公司内部培训、外部培训的课程名称、培训时间、培训成绩等。2.职业发展规划：员工个人制定的职业发展规划，以及公司给予的指导意见。（四）绩效考核材料1.月度、季度、年度绩效考核表：记录员工在各考核周期内的工作表现、考核成绩及上级评价。2.绩效改进计划：针对绩效考核结果不理想的员工，制定的改进计划及跟踪记录。（五）薪酬福利材料1.工资调整记录：记录员工工资调整的时间、原因、调整幅度等。2.福利享受情况：如社保、公积金缴纳记录，各类补贴发放记录等。（六）奖惩材料1.奖励证书及相关文件：包括公司内部奖励、外部荣誉等的证书及表彰文件。2.违纪处分决定：对员工违反公司规章制度行为的处分决定及相关材料。（七）岗位变动材料1.岗位调动申请表：员工申请岗位调动的相关表格，记录调动原因、新岗位信息等。2.岗位变动审批文件：公司对员工岗位变动的审批文件。（八）离职材料1.离职申请表：员工提出离职申请时填写的表格，说明离职原因、预计离职时间等。2.离职审批文件：公司对员工离职申请的审批结果。3.离职交接清单：记录员工离职时与其他部门交接工作及物品的详细清单。三、人事档案的收集与整理（一）收集职责1.人力资源部门：负责统一收集员工人事档案相关材料。新员工入职时，指导其填写入职登记表，并及时收集劳动合同、学历证书等入职材料；定期向各部门收集员工的绩效考核表、奖惩材料等；员工离职时，负责收集离职相关材料。2.各部门：负责本部门员工各类人事档案材料的产生与提供。如在绩效考核结束后，及时将考核表交至人力资源部门；员工获得奖励或受到处分时，提供相应的证书及文件；员工岗位变动时，提供岗位调动申请表及审批文件等。（二）收集要求1.各类材料应在规定时间内提交至人力资源部门。如入职材料应在员工入职一个月内提交齐全；绩效考核表应在考核周期结束后一周内提交。2.提交的材料应真实、完整、清晰，复印件需加盖提供部门公章或本人签字确认。（三）整理流程1.分类排序：人力资源部门档案管理人员按照档案内容分类标准，对收集到的材料进行分类，并按照时间顺序或重要程度进行排序。2.编号编目：为每份档案建立唯一编号，并编制档案目录，注明档案内每份材料的名称、日期、页码等信息，方便查询和管理。3.装订成册：将同一员工的档案材料按照编号顺序依次装订，确保牢固整齐，便于保存和查阅。四、人事档案的保管与借阅（一）保管职责1.人力资源部门：设立专门的人事档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等。指定专人负责档案保管工作，确保档案安全存放。2.档案管理人员：严格遵守档案保管制度，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并处理。做好档案保管室的清洁卫生和安全防范工作，防止档案损坏、丢失或泄露。（二）保管期限1.永久保管：员工的重要人事信息，如身份证、学历学位证书等原始材料，实行永久保管。2.定期保管：其他人事档案材料根据其性质和重要程度确定保管期限，一般为[X]年。保管期限届满后，经审核确认无继续保存价值的，按照规定程序进行销毁。（三）借阅规定1.借阅范围：公司内部因工作需要查阅人事档案的部门或个人，可按照规定办理借阅手续。外部单位或个人原则上不得借阅公司人事档案，如有特殊情况，需经公司高层领导批准，并严格履行借阅登记手续。2.借阅审批：借阅人事档案需填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅内容、借阅时间等，经所在部门负责人签字同意，人力资源部门负责人审批后方可借阅。3.借阅期限：一般借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅要求：借阅人员必须妥善保管档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，不得转借他人。借阅结束后，应按时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现问题及时追究借阅人员责任。五、人事档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司人事档案管理信息系统，实现人事档案的电子化存储、检索、统计分析等功能，提高档案管理工作效率和准确性，为公司人力资源决策提供有力支持。（二）信息录入与维护1.档案管理人员按照档案整理后的内容，将各类人事信息准确录入人事档案管理信息系统。录入过程中要认真核对信息，确保数据的真实性和完整性。2.定期对系统中的人事档案信息进行更新维护，如员工岗位变动、薪酬调整、绩效考核结果变更等信息要及时录入系统，保证系统数据与实际情况一致。（三）信息安全管理1.加强人事档案管理信息系统的安全防护，设置不同级别的用户权限，确保只有授权人员能够访问和操作相关信息。2.定期对系统数据进行备份，备份数据存储在安全的位置，防止数据丢失。制定数据恢复计划，以便在系统出现故障时能够及时恢复数据。3.严格遵守国家有关信息安全法律法规，防止人事档案信息泄露。对违反信息安全规定的行为进行严肃处理。六、人事档案的统计与分析（一）统计内容1.员工基本信息统计：包括员工性别、年龄、学历、专业、入职时间等方面的统计数据。2.岗位分布统计：统计各部门、各岗位的员工人数及占比情况。3.培训情况统计：如培训课程参与人数、培训效果评估等数据。4.绩效考核统计：分析不同考核周期内员工的考核成绩分布、绩效改进情况等。5.薪酬福利统计：统计员工工资水平、薪酬结构、福利发放情况等。（二）统计方式1.定期统计：每月、每季度、每年定期对人事档案相关数据进行统计，形成统计报表。2.专项统计：根据公司人力资源管理需求，针对特定事项进行专项统计分析，如人才流失情况统计、新员工入职质量分析等。（三）分析应用1.通过对人事档案统计数据的分析，为公司人力资源规划提供依据。如根据员工年龄结构和岗位需求预测人员招聘和调配计划。2.评估培训效果，发现员工培训需求，为制定更有针对性的培训方案提供参考。3.分析绩效考核结果，找出影响员工绩效的因素，为改进绩效管理体系提供建议。4.了解薪酬福利情况，评估公司薪酬竞争力，为合理调整薪酬策略提供支持。七、人事档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露人事档案内容。2.在档案查阅、借阅过程中，严格控制知悉范围，对涉及个人隐私和公司机密的信息要妥善保管。3.对档案保管场所进行严格管理，限制非档案管理人员进入，确保档案存放安全。（二）安全管理1.防火防盗：档案保管室配备防火器材，安装防盗报警装置，确保档案存放环境安全。2.防潮防虫：采取防潮措施，如使用除湿设备；定期检查档案，防止虫害侵蚀档案材料。3.数据安全：加强人事档案管理信息系统的安全维护，防止数据被非法获取、篡改或丢失。（三）责任追究对违反人事档案保密与安全规定的行为，视情节轻重给予相应的纪律处分；造成严重后果的，依法追究法律责任。八、人事档案的销毁与处置（一）销毁条件人事档案材料保管期限届满或因其他原因失去保存价值的，经人力资源部门负责人审核，公司高层领导批准后，进行销毁处理。（二）销毁程序1.档案管理人员填写《人事档案销毁申请表》，详细列出拟销毁档案的名称、数量、保管期限等信息。2.经审核批准后，由两名以上档案管理人员共同对拟销毁档案进行清点核对，并在销毁清单上签字确认。3.采用适当的方式进行销毁，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。销毁过程要有记录，记录内