教育统计档案保管制度

PAGE教育统计档案保管制度一、总则（一）目的教育统计档案是教育事业发展过程中的重要信息载体，对于全面了解教育现状、制定教育政策、评估教育质量等具有不可替代的作用。为加强教育统计档案的科学管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本保管制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及教育统计工作所形成的档案资料，包括但不限于统计报表、调查数据、分析报告、相关文件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则教育统计档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责收集、整理、保管和提供利用，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映教育统计工作的实际情况，严禁弄虚作假。对档案的形成、收集、整理等过程要严格把关，确保档案信息的可靠性。3.完整性原则要保证教育统计档案的齐全完整，涵盖教育统计工作的各个方面和环节。无论是原始数据、中间过程记录还是最终成果，都应妥善保存，不得遗漏。4.保密性原则对于涉及国家机密、学校或组织敏感信息的教育统计档案，要严格遵守保密规定，采取必要的保密措施，防止信息泄露。5.便于利用原则档案管理的目的是为了利用，要建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查找、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案的收集与整理（一）收集范围1.各类教育统计报表，包括年度统计报表、定期统计报表等，涵盖学生基本情况、师资队伍、教育经费、教学设施等方面。2.教育统计调查资料，如专项调查、抽样调查的数据及相关分析报告。3.教育统计工作中形成的文件、通知、会议记录、工作方案等。4.与教育统计相关的研究成果、学术论文等。（二）收集要求1.明确责任部门和责任人，确保各类教育统计档案及时、准确地收集。各业务部门在完成统计工作后，应按照规定的时间和要求将档案资料移交档案管理部门。2.收集的档案资料应保持原始状态，不得随意涂改、伪造。如有需要补充或修正的内容，应注明原因和依据，并经相关负责人审核签字。3.对于电子档案，要确保数据的完整性和可读性，定期进行备份，防止数据丢失。（三）整理方法1.分类按照教育统计档案的内容和性质进行分类，可分为综合统计类、学生统计类、师资统计类、教育经费统计类、教学设施统计类等。每一类下再根据具体情况细分若干小类。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用年份+类别+流水号的方式进行编制。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应打印成册，并建立电子目录，方便查询和更新。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订时应注意保持档案的原貌，不得损坏档案内容。三、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。库房内要安装必要的消防设备、温湿度调节设备和防虫药品投放装置。2.库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的侵害。3.档案架应排列整齐，便于档案的存放和查找。档案架应标明类别和编号，确保档案存放有序。（二）保管期限1.根据教育统计档案的重要程度和利用价值，确定保管期限。保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案主要包括涉及重大教育决策、重要教育统计数据、具有历史查考价值的文件等。长期保管的档案一般为10年以上，包括较为重要的统计报表、调查资料等。短期保管档案为110年，主要是一般性的统计资料和文件。2.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定和本公司/组织的实际情况进行，由档案管理部门会同相关业务部门共同审核，并报主管领导批准。（三）保管措施1.纸质档案对纸质档案要进行分类存放，按照编号顺序排列在档案架上。对于珍贵或易损的档案，应采取特殊的保护措施，如使用专柜存放、加膜保护等。定期对纸质档案进行检查，查看是否有霉变、虫蛀、破损等情况。如发现问题，应及时采取修复或复制等措施进行处理。2.电子档案建立电子档案数据库，对电子档案进行集中存储和管理。数据库应具备数据备份、恢复、查询、统计等功能。定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。备份周期可根据档案的重要程度和更新频率确定，一般为每月或每季度备份一次。对电子档案的存储环境进行监控，确保温度、湿度等条件符合要求。同时，要安装防病毒软件和防火墙，防止电子档案被病毒感染或非法入侵。四、档案的借阅与利用（一）借阅权限1.本公司/组织内部人员因工作需要借阅教育统计档案的，需填写借阅申请表，注明借阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门办理借阅手续。2.涉及重要教育统计档案或机密档案的借阅，需经主管领导批准。3.外单位人员因特殊原因需要查阅教育统计档案的，必须持有单位介绍信，经本公司/组织主管领导批准，并在档案管理部门指定人员陪同下查阅。查阅范围和方式应严格按照批准的内容执行，不得擅自摘抄、复制或传播档案信息。（二）借阅期限1.一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，如需延期使用，应提前办理续借手续。2.重要档案和机密档案的借阅期限应根据具体情况确定，原则上不得超过[X]个工作日，且必须在规定时间内归还。（三）利用要求1.借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、批注、污损或抽取、撤换档案材料。如发现档案有损坏或丢失情况，应及时报告档案管理部门，并承担相应责任。2.利用档案时，如需复制部分档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行复制。复制件应注明出处，并与原件核对无误后加盖档案管理部门印章。3.档案利用结束后，借阅人员应及时将档案归还档案管理部门。档案管理人员应对归还的档案进行认真检查，如发现问题应及时与借阅人员核实。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对保管期满的教育统计档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理部门会同相关业务部门组成鉴定小组进行。2.鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。3.鉴定意见应明确档案是否仍具有保存价值，如需销毁，应注明销毁的原因和方式。（二）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应填写档案销毁申请表，附上鉴定小组的鉴定意见，报主管领导批准。2.批准销毁的档案，应编制销毁清单，注明档案名称、编号、数量等信息。销毁清单应一式两份，一份留存档案管理部门，一份交财务部门作为账务处理的依据。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和财务部门共同派人监销。监销人员应认真核对销毁清单与实际销毁档案是否一致，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁情况报告主管领导。六、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善教育统计档案保管制度，并组织实施。2.负责教育统计档案的收集、整理、保管、借阅和利用等日常管理工作。3.定期对档案进行检查、核对和清点，确保档案的安全和完整。4.组织开展档案鉴定和销毁工作，严格按照规定程序进行操作。5.负责档案管理信息化建设，提高档案管理的效率和水平。6.对本公司/组织内各部门的档案管理工作进行指导和监督，定期组织档案管理培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）档案管理人员岗位职责1.档案管理员负责档案的收集、整理、编目、装订等基础工作，确保档案资料的齐全、完整和规范。按照规定的保管期限和分类方法，对档案进行妥善存放，便于查找和利用。办理档案的借阅、归还手续，对借阅情况进行登记和跟踪，确保档案按时归还。定期对档案库房进行巡查，检查档案的保管状况，发现问题及时报告并处理。协助档案鉴定小组开展档案鉴定工作，负责销毁档案的具体实施和监销工作。2.档案主管全面负责教育统计档案管理工作，制定工作计划和目标，并组织实施。审核档案管理制度和业务流程，确保档案管理工作符合法律法规和行业标准要求。组织档案管理人员的培训和考核，提高团队整体业务水平。协调与本公司/组织内各部门的关系，确保档案管理工作得到有效支持和配合。参与档案鉴定和销毁工作，对重要档案的鉴定和销毁