确权档案管理制度

PAGE确权档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司确权档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司生产经营、管理决策等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部涉及各类确权事项所形成的档案管理工作，包括但不限于土地确权、房产确权、知识产权确权等相关档案资料的收集、整理、保管、利用等环节。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司确权档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映确权事项的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则：全面收集与确权事项相关的各类文件、资料，保证档案的完整性。4.保密性原则：对涉及公司机密的确权档案，严格遵守保密规定，防止信息泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责确权档案的日常管理工作。其职责如下：1.制定和完善确权档案管理制度，并组织实施。2.负责确权档案的收集、整理、分类、编号、装订等工作。3.建立健全确权档案的保管体系，确保档案的安全存放。4.按照规定提供确权档案的查阅、借阅服务，并做好登记工作。5.对确权档案的利用情况进行跟踪和统计分析，为公司决策提供参考依据。6.定期对确权档案进行鉴定和销毁，确保档案的时效性和有效性。（二）相关部门职责1.各业务部门负责本部门确权事项档案资料的形成、收集和初步整理工作，并及时移交档案管理部门。2.在确权事项办理过程中，各部门应积极配合档案管理部门，提供必要的协助和支持。3.对涉及多个部门的确权事项，由牵头部门负责组织协调档案资料的收集和整理工作。三、档案收集与整理（一）收集范围1.土地确权档案：包括土地出让合同、土地登记申请书、地籍调查表、宗地图、土地评估报告等相关资料。2.房产确权档案：涵盖房屋买卖合同、房屋产权证书、房屋测绘报告、建设工程规划许可证、施工许可证等文件。3.知识产权确权档案：如专利申请文件、商标注册文件、著作权登记证书、技术合同等资料。4.其他与确权事项相关的文件、资料，如会议纪要、审批文件、往来函件等。（二）收集要求1.各业务部门应在确权事项办理过程中同步收集相关档案资料，确保资料的及时性和完整性。2.收集的档案资料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章等手续齐全。3.对于电子文件，应按照规定进行格式转换和存储，确保文件的可读性和可追溯性。（三）整理方法1.档案管理部门收到移交的档案资料后，应按照档案类别进行分类整理。2.对每份档案资料进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.按照档案形成的时间顺序或重要程度进行排列，确保档案的逻辑性和连贯性。4.编制档案目录，目录应包含档案编号、名称、日期、来源等信息，便于快速检索。四、档案保管（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持适宜的温度和湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管方式1.档案应按照不同类别、保管期限进行分类存放，便于查找和管理。2.对于纸质档案，应采用档案盒或档案柜进行存放，并在档案盒或档案柜上标明档案类别、编号等信息。3.对于电子档案，应进行备份存储，并建立电子档案索引目录，确保电子档案的安全和可访问性。（三）保管期限1.确权档案的保管期限根据相关法律法规和行业标准确定，一般分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括涉及公司重大权益、具有重要历史价值或法律意义的文件资料。3.长期保管的档案期限一般为10年以上，主要涉及公司较为重要的确权事项。4.短期保管的档案期限一般为110年，主要包括一般性的确权事项文件资料。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对确权档案进行清查，每年至少进行一次全面清查。2.清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等，发现问题应及时采取措施进行处理。3.清查结果应形成报告，报公司领导审阅，并作为档案管理工作考核的依据。五、档案利用（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅确权档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合规定的予以批准，并安排专人负责查阅服务。3.查阅人员应在指定的档案查阅场所进行查阅，不得擅自将档案带出查阅场所。查阅过程中应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.因工作需要借阅确权档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人员应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人或用于其他非工作目的。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应的赔偿责任。4.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，并在《档案借阅登记表》上注明归还情况。（三）档案复制1.如需复制确权档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等信息，经档案管理部门负责人签字同意后，方可复制。2.档案管理部门应安排专人负责复制工作，并对复制件进行核对，确保复制件与原件一致。3.复制件应加盖档案管理部门的印章，并注明“复制件”字样，以区别于原件。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期对保管期满的确权档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员等组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.鉴定意见应形成书面报告，报公司领导审批。（二）销毁程序1.经公司领导批准同意销毁的档案，档案管理部门应编制《档案销毁清单》，注明档案编号、名称、日期、数量等信息。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁过程的真实性和彻底性。3.销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁清单存档。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司确权档案信息化管理系统，实现档案的电子化存储、检索、利用等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，加强对确权档案的安全管理，确保档案信息的保密性、完整性和可用性。（二）信息化管理措施1.对确权档案进行数字化扫描，将纸质档案转换为电子档案，并按照档案整理要求进行分类、编号、存储。2.在信息化管理系统中建立档案索引目录，实现档案信息的快速检索和查询。3.利用信息化管理系统对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行记录和统计分析，为档案管理决策提供数据支持。4.加强对信息化管理系统的安全防护，设置用户权限管理，防止未经授权的访问和数据泄露。定期对系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。八、保密与安全管理（一）保密措施1.对涉及公司机密的确权档案，档案管理部门应严格遵守保密规定，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.档案管理人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。3.在档案查阅、借阅、复制等过程中，应严格按照规定进行审批和登记，确保档案信息的安全。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，