法务部档案管理制度

PAGE法务部档案管理制度一、总则（一）目的为加强法务部档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高法务工作效率和质量，依据国家法律法规及公司相关规定，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于法务部在处理各类法律事务过程中形成的档案，包括但不限于合同文件、诉讼文件、法律咨询记录、法律研究报告等。（三）档案管理原则1.集中统一管理原则：法务部档案由专人负责集中管理，确保档案的有序存放和有效利用。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映法务工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：严格保护档案信息安全，防止档案泄露、损毁和丢失。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于法务人员及相关部门快速查询和使用档案。二、档案管理职责（一）法务部负责人职责1.全面领导法务部档案管理工作，确保档案管理工作符合公司整体战略和法律法规要求。2.审批档案管理工作计划、制度和流程，为档案管理工作提供必要的资源支持。3.监督档案管理工作执行情况，对重大档案管理问题进行决策。（二）档案管理人员职责1.负责法务部档案的收集、整理、归档、保管和借阅等日常管理工作。2.制定档案管理工作计划和流程，建立健全档案管理制度和台账。3.对档案进行分类、编号、编目等处理，确保档案的规范化管理。4.定期对档案进行清查和盘点，保证档案的完整性和准确性。5.负责档案的安全保密工作，采取必要的防护措施，防止档案信息泄露。6.为法务人员及相关部门提供档案查询和利用服务，协助解决档案使用过程中的问题。（三）法务人员职责1.在法律事务处理过程中，及时将形成的各类文件资料移交档案管理人员，确保档案资料的及时收集。2.配合档案管理人员做好档案的整理、归档工作，提供必要的信息和说明。3.按照规定的程序和要求借阅、使用档案，妥善保管所借阅的档案，不得擅自涂改、转借或丢失。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.合同类档案：包括各类合同文本、合同审批表、合同变更记录、合同履行情况记录等。2.诉讼类档案：起诉状、答辩状、证据材料、庭审记录、判决书、裁定书、调解书等诉讼过程中形成的各类文件。3.法律咨询类档案：法律咨询函、法律意见书、律师函、客户咨询记录等。4.法律研究类档案：法律研究报告、法规汇编、案例分析等。5.其他与法务工作相关的文件资料，如授权委托书、公证文书、仲裁文件等。（二）收集要求1.法务人员应在法律事务处理完毕后及时将相关文件资料移交档案管理人员，确保档案收集的及时性。2.移交的文件资料应齐全、完整，签字盖章手续完备，字迹清晰，纸张质量符合要求。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理方法1.分类：按照档案的性质和类别进行分类，如合同类、诉讼类、法律咨询类等。每个大类下可进一步细分小类，如合同类可分为买卖合同、租赁合同、劳动合同等。2.编号：为每一份档案编制唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于识别和查询。编号可采用数字编码或字母与数字组合的方式。3.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。通过编目，建立起档案与目录之间的对应关系，方便快速查找档案。4.装订：对于纸质档案，应进行整齐规范的装订。装订顺序一般为文件封面、目录、正文、封底。装订应牢固、整齐，不得影响文件的阅读和保存。四、档案的归档与保管（一）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，检查档案的完整性、准确性和规范性。2.审核通过后，将档案按照分类和编号顺序放入相应的档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明类别和编号范围。3.建立档案归档台账，记录档案的归档日期、编号、名称、来源等信息，以便对档案的归档情况进行跟踪和查询。（二）保管期限1.短期档案：保管期限为15年，主要包括一般性的法律咨询记录、临时性的合同文件等。2.中期档案：保管期限为510年，如已履行完毕的合同档案、一般性的诉讼案件档案等。3.长期档案：保管期限为10年以上，包括重要合同档案、重大诉讼案件档案、涉及公司核心利益的法律文件等。（三）保管要求1.档案库房要求：档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，保持适宜的温度和湿度。库房应安装必要的安全防护设备，如消防器材、监控设备等。2.档案存储方式：档案应分类存放，不同类别和保管期限的档案应分开存放。对于纸质档案，应采用档案盒或档案柜进行存放；对于电子档案，应进行备份存储，并采用安全可靠的存储设备和存储方式，如磁带、光盘、硬盘等。3.档案定期清查：档案管理人员应定期对档案进行清查和盘点，每年至少进行一次全面清查。清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。对于发现的问题，应及时采取措施进行处理，并记录清查结果。五、档案的借阅与利用（一）借阅权限1.法务部内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人审批后，方可借阅。2.公司其他部门人员因工作需要借阅法务部档案，需经法务部负责人审批，并填写《档案借阅申请表》，方可借阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅法务部档案，必须经公司主管领导批准，并办理相关手续后，在档案管理人员的陪同下查阅。（二）借阅流程1.借阅人填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅期限等信息。2.将申请表提交给相应的审批人进行审批。3.审批通过后，档案管理人员根据申请表提供的信息，查找并提取相应档案，交借阅人签收。4.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。（三）利用要求1.借阅人应妥善保管所借阅的档案，不得擅自涂改、转借、复印、拍照或泄露档案内容。2.借阅人在使用档案过程中，如需对档案进行摘录、引用等操作，应经档案管理人员同意，并在规定的范围内进行。3.档案使用完毕后，借阅人应及时将档案归还档案管理人员，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时追究借阅人的责任。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.档案管理人员应严格遵守公司的保密制度，对档案信息予以保密。未经授权，不得向任何单位或个人泄露档案内容。2.在档案管理工作中，涉及档案信息的操作应在规定的场所进行，如档案库房、办公室等，不得在公共场所谈论档案内容。3.对于涉及公司商业秘密、机密信息的档案，应采取特殊的保密措施，如加密存储、限制访问权限等。（二）安全管理1.加强档案库房的安全管理，确保库房门窗牢固，钥匙由专人保管。2.安装必要的安全防护设备，如消防器材、监控设备等，并定期进行检查和维护，确保设备正常运行。3.对档案管理人员进行安全培训，提高其安全意识和应急处理能力，防止因自然灾害、人为事故等原因造成档案损毁或丢失。（三）保密与安全责任1.档案管理人员对档案的保密与安全负责，如因工作失误导致档案信息泄露或档案损毁、丢失，应承担相应的责任。2.法务人员及其他借阅档案的人员对所接触的档案负有保密义务，如违反保密规定，应依法追究其法律责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、客观公正、慎重决定的原则，确保鉴定结果真实可靠，符合公司利益和法律法规要求。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由法务部负责人担任组长，档案管理人员及相关法务人员为成员。鉴定小组负责对档案的保管期限、价值等进行鉴定。（三）鉴定内容1.审查档案的内容是否涉及公司核心业务、重要权益，是否具有历史查考价值和现实利用价值。2.根据档案的形成时间、保管期限规定，判断档案是否已达到销毁期限。3.检查档案的完整性、准确性和规范性，对于不符合要求的档案，应进行相应处理。（四）销毁程序1.鉴定小组对档案进行鉴定后，提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》，注明拟销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁申请表》经法务部负责人审